Access2010 コンボボックスで選択クエリ

質問

こんにちは。実は、勤め先でどうしてもアクセスを使って仕事をしなくてはならなくなり、次のような処理をすることになりました。

私はアクセスを使って非常に簡単なこと（クエリを作成したり、入力フォームを作ったりすることなど）はできるのですが、具体的にどうすればよいのか、どこから手を付ければよいのかわからずにいます。

どうかお助けくださいませ。

(1)　テーブルを作成し、まずそのテーブルから、任意のレコードを複数選び出します。選択は２つのコンボボックスで行い、Ａのデータを選ぶものとＢのデータを選ぶものを使います。

(2)　さらにこれを複数選べるようにもしておきます。たとえば、「(A)12の(B)38」を２枚など。

(3)　選んだレコードをクエリに書き出します。

(4)　(3)で書き出すと同時に、レコードに連番を書き加えます。

(5)　連番をつけたクエリをもとに、そのデータをワードに差し込み印刷します。

(6)　(5)の差し込み印刷は、印刷に時間がかかるので、PDFに書き出し、ファイル化します。

(7)　ファイル化したPDFファイルから印刷をします。

(8)　(4)の連番データは、次にこの作業をするときに呼び出し、次の連番をつける時に使います。

ざっとこのような感じになるのですが、何から手を付けていったらよいのかわかりません。
よろしくご指導お願いいたします。

回答No.1

chayamati · ベストアンサー

こんにｒちは
この手順はあなたが考えられたのですか

失礼ですが、テーブル、クエリ、フォームをご理解なさっていないような

1.テーブル
アクセスではこれに保管されます。
2.クエリー
一つのテーブルまたは複数のテーブルをリレーションでつないで、必要な項目を選択したもの
これに抽出条件が定義できます。
3.フォーム
上記1.または2.をデータもととして必要項目を帳票形式に配置して、データ入力、内容確認、時には印刷

＞ACCESSで連番を付ける、
これも高度なアクセスの知識が必要です
＞連番をつけたクエリをもとに、そのデータをワードに差し込み印刷します。
ワードにACCESSをインポートする機能はないように思いますが

印刷に時間がかかるとか、データ量が多いのですね
コンボボックスでデータの抽出が出来ているなら、これをEXCELにエキスポートして
ワードへの差込データにしてはどうですか

お礼

chayamati様　早速の回答ありがとうございます。

私は、Accessについてはほぼ初心者なので、適切な言葉遣いができていないのかもしれません。
すみません。

ご指摘いただいたことは、理解しているつもりではあります。テーブルに格納しているデータを適宜呼び出して使うのがクエリーというもので、フォームはそれらを端的に覗いて見るための穴のようなものだと理解しております。（もちろんそれだけではないのですよね。）

アクセスで連番をつけるのはかなり難しいことも調べて分かっておりました。（できれば付けたいのです。）

ワードへ差込印刷するのは、ワードからではなく、アクセス側にその機能があるようです。

データ量はかなりあって、フィールド数も255と限界まで設定しています。もともと、excelで作ったデータをワードに差込印刷していたのですが、データの修正時など結構大変で、失敗を重ねながらやっていました。Accessならばデータの修正は窓口が一つにできて、よいのではないかということになって、Accessで作れということになった次第です。

データ量については、最終的に１枚の文書に印刷されれば問題ないので、なんとか分割して２つか３つのパーツを呼び出して、合体できないのかなぁと考えています。そういうことはできないのでしょうか？

コンボボックスでデータの抽出は、...できていません。（その程度の知識なのです...。）

以上のような状態です。
やはり、無謀なのでしょうか。

ともかく、ありがとうございました。
これに懲りず、また教えてくださるとうれしいです。

回答No.2

chayamati

テーブル、クエリ、フォームの概略はお考えの通りです。
気を悪くしないでください。

＞ワードへ差込印刷するのは、ワードからではなく、アクセス側にその機能があるようです。
アクセスの複数のレコードにデータを一つの文書差し込むと理解してよろしいですね
ワード文書が文字だけで、文字のポイント数が1つなら、
新規テーブルのフィールド形式をメモ型にしてここへコピペ出来ます。
文章の分割ならメモ型のフィールドを複数作成も可
このテーブルとアクセステーブルとをリレーション無で一つのクエリに入れます。
(この二つのテーブルが両方とも複数だと結果はそれぞれのレコード数の積のレコードになります)

＞アクセスで連番をつけるのはかなり難しいことも調べて分かっておりました。（できれば付けたいのです。）
クエリーで抽出したレコードを新規のテーブルに貼り付けると、オートナンバー型の主キーが追加されます
次回このナンバーを引き継ぐには同じテーブルに挿入貼り付けでよいでしょう

＞コンボボックスでデータの抽出は、...できていません。（その程度の知識なのです...。）
クエリー内で抽出条件、並び替え機能があります。
コンポボックスで選んだ内容をクエリーの抽出条件にすることは簡単です。