リストや表を作るときのアイディア

質問

会社で事務関係の仕事をしています。エクセル、ワードは基本的なことは分かるのですが、出来たデータの加工を多く処理していたので、自分で新規で作るときにいつも戸惑ってしまいます。
データを表にするのが苦手です。
元になるものがあればそこから修正して・・・って出来るのですが、全く最初から自分で考えて作成するってなるとお手上げです。
事務の仕事を何年もしているのにお恥ずかしいのですが・・・。エクセル、ワードの本を見ても、機能の説明なので、私が疑問に感じていることとは少し違うような気がします。

今回作らなくてはいけないのは、同じ業務を複数の人が担当していて、月単位で変わっていきます。それを担当していない人が見ても、今月は誰が担当しているか分かるように一目見て分かるものです。1年単位で一覧表にすべきかどうしたらいいのか・・・。

また、私の悩みを解消してくれそうな、参考資料があったら教えてください。
いろいろな表やリストを、そっくりそのまま一回自分で作ってみるっていうのも勉強になりますか？
よろしくお願いします。

回答No.6

noname#13376 · ベストアンサー

なるほど。ごくシンプルな目的であったということですね。

そうすると、つぎに

・担当者ベースで見たいのか

・業務ベースで見たいのか

のどちらかを決めて、そこから行と列を決めればいいということになります。

今回は「月ごとの担当者」ですから「業務ベースで見たい」ということになりますね。

そうすると、月を行のラベルにして（一列目の各列に月をいれていく）、業務名を列のラベルにします（１行目の各列に、業務名をラベルとして入れる）。
そして、交差する各セル（箱）に、担当者名を入れることになります。

この表ですと、担当者ごとの業務の月毎の移り変わりは分かりませんが、当初の目的は達成できますね。

お礼

再度の回答ありがとうございます！
何をメインに見たいのかが作るときのポイントになるのですね。ありがとうございました！

回答No.5

noname#13376

>>まず、具体的にどんな表なのかを補足して下さい。

分かりにくいことを書いてしまったので、もういちど。

「今回作らなくてはいけないのは」の部分をもうすこし詳しく教えてくださいね、っていう意味です。

お礼

＞「今回作らなくてはいけないのは」の部分をもうすこし詳しく教えてくださいね
No.3の方に記入した通り、これ以上詳しく説明できるほど複雑なことではないんです。分かりずらい質問であったことでご迷惑をお掛けしました。
質問が漠然としすぎていたかもしれません。ただ本当にまとめたいことを表にすることが苦手で・・・。
本当に困っていたんです。
回答ありがとうございました。

回答No.4

noname#13376

＃３さんのおっしゃるとおり。

まず、具体的にどんな表なのかを補足して下さい。
私もここで質問したことがありますが、本当にみんな親切に教えてくれますよ。

お礼

回答ありがとうございます。ここでの質問ではいつも皆様にお世話になっています。

回答No.3

imogasi

質問文としては長い方でしょう。
悩んでおられるということは伝わります。
「データを表にする」のが苦手、でも色んな場合に通じる「データを表にする」公式などないと思います。専門家がいたとしても一冊本を書かなければならない事項でしょう。
　それに比べ、「同じ業務を複数の人が担当していて、月単位で変わっていきます。それを担当していない人が見ても、今月は誰が担当しているか分かるように」と言う内容が、答えようにも、漠然としていて判りません。ＯＫＷＥＢは、判らない「１つの」具体的な事項の質問と回答の場であると思います。実例でも挙げて説明すべきと思います。
「仕事の担当」の記録は日次で行うのですか。日時でデータが発生するのですか。原データはどんなものですか。
月単位で変る（月１回の月次レポートなどが原資料なら、月次でデータが拾えて、それを記録すれば良いし、それなら
　　　１月　２月　３月・・・・
Ａ業務　Ｘ　Ｙ　　Ｚ
Ｂ業務　Ｚ　Ｘ　　Ｙ
Ｃ業務　Ｘ　Ｚ　　Ｙ
・・・
などの表を作れば良いのでは（または行列を逆にする表）。
簡単な上記の方式や表では満たされぬ、それが作りにくい、何かの事が有るのでしょうから、それは何でしょうか。

お礼

>実例でも挙げて説明すべきと思います。
ご指摘ありがとうございます。質問文も長くて分かりづらいものだったと思います。
月次で分かればいいので、imogasiさんが書いてくださったデータで充分分かります。
何と言ったらいいのか、原データはないんです。ただ誰が担当している業務なのか、分かる簡単な表を作りたいけど、簡単な表でもどうしていいか分からないと思ったのです。
回答ありがとうございました。

回答No.2

mshr1962

どちらかといえばエクセルですが履歴を作るなら
アクセスのようなデータベースの方が管理はむいています。

エクセルでやるなら
年月、担当者、業務（複数ある場合は複数行に記入）で表を作る。
「データ」「ピボットテーブル...」で
月をページ、業務を行、担当者を列とデータに設定する。
完成したピボットテーブルで年月を選択して
担当者の欄に「1」があれば担当になります。

下記はOfficeツールサイトのピボットテーブルの説明です。
http://office.microsoft.com/assistance/preview.aspx?AssetID=HA010346321041&CTT=98

参考URL：

http://office.microsoft.com/assistance/preview.aspx?AssetID=HA010346321041&CTT=98

お礼

「ピボットテーブル」初めて聞きました！参考にさせていただきます。ありがとうございました。

回答No.1

Gin_F

> 全く最初から自分で考えて作成するってなるとお手上げです。

とりあえず、作ってみることです。
必要な情報をすべて入れたものを作成し、他の人に見てもらいます。
そこで、意見を出してもらい、それにそった修正をすればいいかと。

そういったことを繰り返していれば、新規作成でのレイアウトにも
慣れてくると思います。

お礼

そうですよね。とりあえず作ってみることですよね。
ありがとうございました。