Outlook2010 古いアイテムの整理について

質問

古いアイテムの整理について仕組みがよくわかりません＞＜

設定では1ヶ月経過したものを削除するようにしているのですが、なぜか受信日時から2，3ヶ月経過したメールが削除されずに残っています。

移動とか重要度で色をつけたりしてるのが削除されない原因な気がするのですが、具体的に何をしたら削除がされなくなってしまうのでしょうか？

また、設定した月日が経過しても削除されなかったものはいつ削除されるのでしょうか？

回答No.4

narashingo · ベストアンサー

A.No3です。

＞最後に移動をした日から1ヶ月経過しないと削除されないのかなって思ったのですが

この観点で、ヘルプを当たってみました。
次のページの「古いアイテムの整理の既定の設定を確認または変更する」の説明にある「＋個々の Outlook アイテムの有効期限の詳細」を開いた項目にある「アイテムの種類 」ごとの「保存期間の開始」があり、

「電子メール メッセージ」については、
「メッセージの受信日時または最後に変更して保存した日時のどちらか新しい方」が起点になると解釈出来ます。
(古いアイテムの整理を使用して古いアイテムを自動的に移動または削除する)
http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/HA010354967.aspx

この場合の「最後に変更して保存」が「他のフォルダに移動」処理をしたなど、初期状態から変更操作した場合のことであれば、その時点が「保存期間の開始」の起点になって、設定した期間をカウントし直すのかも知れませんね。

こればかりは、実際にテストしないと正しいかどうか判りません。

お礼

ありがとうございます。多分解決しました。2日前に試しに1日経過で削除するように設定したフォルダがあるのですが今日削除されたようです。
narashingo様の調べていただいた通り、最後に設定した日が起点となるようです。実はかなり前から疑問に思っていたことなので解決できてよかったです。

回答No.3

narashingo

A.No2です。

＞古いアイテムの整理はそれぞれフォルダごとに設定をしていてすべて[既定の設定で保存する]にはしていません。

個別の設定ですか。
1月で自動削除が希望でしたら、オプションの「古いアイテムの整理」を優先適用されたらいかがですか。

＞アカウントの整理(アカウントの追加や削除)をしているときにメールを一つのフォルダにひとまとめにしたりもしました。

Outlook2010でのPOPアカウントの追加や削除ですが、個別のアカウントフォルダが生成されて、それぞれのフォルダを利用する方式ですね？
それらのアカウントの削除や追加された際に、メールを他のフォルダに移動などされていたら、そのあたりが関係した動作かも知れませんね。
1月で削除のデータ情報が失われるとか、また、バグもありえると思いますし・・。

＞archive.pstのほうはよくわからない

Archive.pstは、オプションの「古いアイテムの整理」で、例えば、１月経過で「移動する」設定にした場合、本体のデータを保存するOutlook.pstからそれらのデータが切り離されてフォルダペインの「保存フォルダ」に移動する際に保存される別のpstファイルのことです。
「保存フォルダの切断」による非表示や、「Outlookデータファイル」を開くから再表示ができますが、「移動する」の場合も、基本はOutlook.pstからの切り離しになりますから、表示から消えるのが通常です。

削除したアカウントのpstファイルが残っているのは、前記のようなアカウントフォルダの構成でしたら、それぞれpstファイルが生成されますから当該アカウントに関係したメールなどのデータ情報も、「削除」「移動」しなかったものはそのpstファイルに残っています。

なお、「古いアイテムの整理」と「サーバーに残した受信メッセージのコピー」の削除の話は、まったく関係ありません。
http://wm.tamagawa.ac.jp/manual/Bb/user/ITSupportDesk/Mail/ITSupport-Win7-ol2010_setting3.htm

「古いアイテムの整理」は、ローカルにダウンロードしたメッセージの保存ファイルであるOutlook.pstファイルの「古い分のメッセージのデータ」の処理をどうするか？という機能の話しです。

お礼

archive.pstの説明ありがとうございます。

アカウントフォルダはそれぞれ別にしています。

1ヶ月経過で削除する設定にしたフォルダに一番古いので去年の12月に受信したものが1件あります。他にも受信したメールが残っています。12月に受信した1件ですが、これは[このフォルダーのアイテムを保存しない]に設定してるフォルダーに移して、しばらく消えないように残していたものです。多分今月初旬くらいだと思うのですが、1ヶ月で削除されるフォルダーへ手動で移しました。

もしかしたら最後に移動をした日から1ヶ月経過しないと削除されないのかなって思ったのですが、有り得ますか？

回答No.2

narashingo

＞移動とか重要度で色をつけたりしてるのが削除されない

これは間違いないのですか？
各フォルダのプロパティにも「古いアイテムの整理」の個別設定が可能なメニューがあると思いますが、オプションの設定を「すべてのフォルダに適用」したら、仮に、1月経過したメールを削除する設定でしたら、消えるはずです。
(古いアイテムの整理の設定を行うには(Outlook2010)）
http://kb.live-style.jp/exchange/Lists/Posts/Post.aspx?ID=288

残っているメールのフォルダのプロパティを確認されても、オプションの設定を優先適用でしたら、一旦、オフに設定して再起動、再設定の上で様子をみてください。

なお、「移動」の設定の場合は、すべてのOutlook関係のデータを保存しているOutlook.pstファイルから切り離されて「保存フォルダ」（ファイルは、archive.pst）に移動します。

お礼

回答ありがとうございます。削除されない原因は移動をしているせいか、色をつけているせいなのか原因がわかりません。アカウントの整理(アカウントの追加や削除)をしているときにメールを一つのフォルダにひとまとめにしたりもしました。他にも転送をしたメールもあります。

古いアイテムの整理はそれぞれフォルダごとに設定をしていてすべて[既定の設定で保存する]にはしていません。

archive.pstのほうはよくわからないので一切触れていません。archive.pstというファイルがある場所に削除したアカウントのpstファイルもいくつか残っています。これも古いアイテムの整理をしたときにメールが削除されない原因の一つだったりしますか？

回答No.1

koi1234

メールサーバの話ですよね？
状況はよくわかりませんが
元々残す設定にしていたのであれば削除するように変更しても
それまでに受信したものであれば残ります
（設定後受信したものがその設定での対象になります）

>移動とか重要度で色をつけたりしてるのが削除されない原因
ここで言われてる移動というのはOffice上でのメール移動操作でしょうか？
そうなのであればOfficeのメール移動操作で
サーバ上のメールに影響することはありません
ただし IMAP で接続しているのであれば↑は成り立ちません

>設定した月日が経過しても削除されなかったものはいつ削除されるのでしょうか？
自分で意識的に消さない限り消えません
ただしサーバ側に保存期間があればその保存期間超えれば消えます

お礼

回答ありがとうございます。メールサーバというのがよくわかりません。ヤフーメールとOCNメールを使っているのですが元々のサイトに自分でログインをしたときに見れるメールがメールサーバの部分にあたるのでしょうか。[インターネット電子メール設定]の[詳細設定]では14日後にサーバーから削除するとなっています。

移動や重要度で色を変えたりしているのはすべてoffice上です。削除されない原因ですが私の想像なので実際に移動したり重要度で色をつけているのが原因かはわかりません。他に思い当たるところがアカウントの整理(アカウント追加と削除)をしているとき一つのフォルダにひとまとめにしました。

接続はアカウントの種類を見たら[POP3]となっていました。

やはり自分で手動で削除をしないと無理そうでしょうか。