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メールで大量のファイルが飛んできた時のファイル管理術
- Win XP SP3 Proを利用している場合、メールで大量にファイルが送られてきたときの効果的なファイル管理方法を探しています。現在はCドライブ直下に「ファイル一覧」というフォルダを作成して、その直下に「自分作成」「社内」「取引先」「その他」のフォルダを作成しています。また、各フォルダ内には送り主ごとや取引先ごとにフォルダを作成しています。さらに、ファイル名と同じフォルダを作成し、そこにメールで送られてきたファイルを保存しています。ファイル名はYYYYMMDD_送られてきたファイル名_送ってきた人名で管理しています。
- ファイル管理には正解がないけれど、もう少し工夫できないかなと思っています。このファイル管理について意見やアイデアがあれば教えてください。
- ファイル管理術の改善を考える際には、まずはフォルダの整理や分類方法の見直しを検討してみると良いです。また、ファイル名に関しても、より分かりやすい形式にすることで管理がしやすくなります。さらに、メールで送られてきたファイルを自動的に整理するためのツールやプラグインを導入すると効率的です。
- mellow91
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- その他(Windows)
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質問者が選んだベストアンサー
実ファイルの保存はそれでいいと思います。 もう一工夫するとしたら「議事録」「見積り」など取引先ごとの区分ではなく業務ごとに区分されたフォルダを作成しその中には実ファイルのショートカットを作成するというのもいいかもしれません。 それと、ファイル管理以前のことですが。 Ｃドライブにファイルを保存するのは好ましくありません。出来ればＣドライブ以外に保存しましょう。 Ｃドライブのファイルが多くなりすぎたり、空き容量が少なくなってくるとWindowsの動作が遅くなったりするし、トラブルでリカバリーすることになったら最悪の場合ドキュメントが全て吹っ飛びます。Ｃドライブ以外ならリカバリー次の選択によってはDドライブなどはそのまま残ったりしますからね。
その他の回答 (3)
- 41457
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「 取引先 」が有るなら、「 部内 」もないと秘密管理の関係で不味いんじゃないの。 わざと出さなかったとか。凡てを秘密処理できるならいいけど。
補足
私の質問したかったのは、ファイル管理です。当然すべてのフォルダ名をだしているわけじゃありません。
- deka0831
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私が使っている訳ではないので、質問者様の環境で 作業する前提で考えてみました。 それはファイルをファイル名でやフォルダで管理するのではなく タグで管理するということです。 フォルダごとに管理する考え方自体は少々古い手法となってきて おります。 例えば、音楽ファイルを例にとると、曲名に歌手名、アルバム名 などをファイル名とする考え方もありますが、それだとたくさんの 項目を管理しようとしたら、ファイル名が長くなり（質問者さんの 場合だとフォルダが増えたり、階層が深くなってしまう）不便です よね。 なので音楽管理ソフト（iTunesなど）で、それぞれの項目にタグを 付けて、管理しやすくします。 また、Gmailもラベルというタグ付けをするだけで、昔ながらの メールソフトのようにフォルダ＆階層管理という概念がありません。 きちんとタグ付けされていれば、フォルダやファイル名はどうでも よく、アルバムごとにソートしたり、特定の条件で検索したりする のがとても便利な訳です。 しかも音楽ファイルのタグは、Windowsのファイルエクスプローラー からも見えるので、更に便利ですよね。 これを質問者さまの場合に置き換えて考えると、一般のファイルを 保存する際にタグをルール化して保管すればかなり管理しやすく なると思います。 ただし、既に作成済みのフォルダ＆ファイルについては、どこかで 気合を入れてタグ付けする必要が出てしまいますが・・・ ご参考まで http://www.fenrir.co.jp/fenrirfs/
お礼
ファイルをタグで管理するソフトがあるんですね！知りませんでした！ありがとうございました！
- yasuto07
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そうですね、階層構造も分かっているし、名前も日付が入っているから、良いのでは。 と思います。 私は、保存ファイルは全て、デスクトップのフォルダーに階層構造で、部署別にてい、おいています。 名前の付け方が、完全であれば、フォルダーごとにしなくても、良いような気がするのですけどね。 いちいち、ファイルを探すのがめんどくさくないですか？。
お礼
ご回答ありがとうございます！勉強になります！
お礼
何も考えずにCドライブにほうりこんでいましたが、おっしゃるように他のドライブとかの方がよさそうですね。 業務ごとにいれたり、ショートカットをつくったり。なるほど、それは考えつかなかったです！ありがとうございます！