excelの抽出・印刷について

質問

仕事で利用したいので教えてください。
ｅｘｃｅｌで２つの表があります。一つは住所録(1)。もう一つは取引台帳(2)のようなものです。
(1)は氏名、住所が表になっています。
１．Ａ氏　東京都中央区
２．Ｂ氏　大阪府大阪市
３．Ｃ氏　北海道札幌市

(2)は氏名、商品名、取引日付などです。
１．Ｂ氏　リンゴ　２００９．１０．８
２．Ｃ氏　ミカン　２００９．１０．２０
３．Ｂ氏　メロン　２００８．９．１
４．Ａ氏　リンゴ　２０１０．２．１５
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(1)と(2)を組み合わせてそれぞれの取引内容を相手先へ通知したいのですが、(1)の相手方が約２０００件の予定です。それに合わせる(2)の取引内容も約１０，０００件を予定しています。
今後も同じ作業を行いたいので、手動で抽出して差し込み印刷では効率が悪いため、何か良い方法があれば教えていただきたいです。

通知文

〒・・・
大阪府大阪市・・・
Ｂ　　様

　　取引内容
　　　１．　　２００８．９．１　　　メロン
　　　２．　　２００９．１０．８　　リンゴ
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

が送りたい内容の概略です。
ちなみに、その作業を行うＰＣは２０００で、他のＰＣにはデータ移行できません。
どうかご指導の程、よろしくお願いします。

回答No.5

kagakusuki · ベストアンサー

今仮に、住所録が入力されているシートがSheet1、取引台帳が入力されているシートがSheet2で、Sheet1のB列に氏名、Sheet1のC列に住所、Sheet1のD列に郵便番号が入力されていて、Sheet2のB列に氏名、Sheet2のC列に商品名、Sheet2のD列に取引日付が入力されていて、
Sheet3のA1セルに　　通知文
Sheet3のB5セルに　　様
Sheet3のA7セルに　　取引内容
と入力されているものとします。
　また、Sheet2のD列に取引日付データはシリアル値で入力されているものとします。

　まず、Sheet3のA3セルに次の数式を入力して下さい。

=IF(COUNTIF(Sheet1!$B:$B,$A$5)=0,"",VLOOKUP($A$5,Sheet1!$B:$D,3,0))

　次に、Sheet3のA4セルに次の数式を入力して下さい。

=IF(COUNTIF(Sheet1!$B:$B,$A$5)=0,"",VLOOKUP($A$5,Sheet1!$B:$D,2,0))

　次に、Sheet3のA8セルに次の数式を入力して下さい。

=IF(OR(COUNTIF(Sheet2!$B:$B,$A$5)=0,ROWS($2:2)>COUNTIF(Sheet2!$B:$B,$A$5)),"",ROWS($2:2)&".")

　次に、Sheet3のB8セルに次の数式を入力して下さい。

=IF($A8="","",INDEX(Sheet2!$D:$D,SUMPRODUCT((ROW(OFFSET(Sheet2!$D$1,,,MATCH(9^9,Sheet2!$D:$D)))*(OFFSET(Sheet2!$B$1,,,MATCH(9^9,Sheet2!$D:$D))=$A$5)*(COUNTIF(OFFSET(Sheet2!$B$1,,,ROW(OFFSET($E$2,,,MATCH(9^9,Sheet2!$D:$D)))),$A$5)=ROWS($2:2))))))

　次に、Sheet3のC8セルに次の数式を入力して下さい。

=IF($A8="",IF($A7="","","以上"),INDEX(Sheet2!$C:$C,SUMPRODUCT((ROW(OFFSET(Sheet2!$D$1,,,MATCH(9^9,Sheet2!$D:$D)))*(OFFSET(Sheet2!$B$1,,,MATCH(9^9,Sheet2!$D:$D))=$A$5)*(COUNTIF(OFFSET(Sheet2!$B$1,,,ROW(OFFSET($E$2,,,MATCH(9^9,Sheet2!$D:$D)))),$A$5)=ROWS($2:2))))))

　次に、Sheet3のA8～C8の範囲をコピーして、同じ列の9行目以下に貼り付けて下さい。

　以上で完了です。

　尚、Sheet2のD列に取引日付データがシリアル値ではないものが存在している場合には、Sheet3のA8～C8に入力する数式中の

MATCH(9^9,Sheet2!$D:$D)

と記述されている全ての箇所を

MATCH("゛",Sheet2!$D:$D,-1)

に変更して下さい。

お礼

詳しく教えていただきありがとうございます。
周りの人にも聞いてみましたが、他の回答者の方と同じくACCESSを勧められました。
色々勉強して行かないと・・・。
また機会がありましたらよろしくお願いします。

回答No.4

knmrstkt

基本それはデータベースなんで、手っとり早くaccessにインポートすれば。

エクセルでやることではない気が・・・・

accessはエクセルデータを取り込んだり、書き出したりできる。

抽出もクエリ覚えれば簡単抽出できるし、レポート機能もあるんで、簡単印刷できる。

まあ断然accessでしょうね。

回答No.3

MackyNo1

No2の補足です。

もし、エクセルだけで差し込み印刷がしたいなら、抽出データ一覧シートをデータベースとして、No2の回答の数式で印刷データを表示して、以下のページのようなマクロを利用されてみてはいかがでしょう。

http://pc.nikkeibp.co.jp/article/NPC/20070301/263710/

回答No.2

MackyNo1

連続印刷などすべて自動化するにはマクロを利用する必要がありますが、まず以下の添付画像のような印刷用のシートを作成し、このシートを印刷するようにしてはいかがでしょうか。

B2セル(名前の入力欄）
入力規則のリストからSheet1の氏名を選択できるようにしておく。

A2セル（住所の欄）
=VLOOKUP(B2,Sheet1!B:C,2,0)

C4セル（商品名の欄）
=INDEX(Sheet2!B:B,SMALL(INDEX((Sheet2!$A$2:$A$10000<>$B$2)*10000+ROW($A$2:$A$10000),),ROW(A1)))&""

A4セル（連続番号欄）
=IF(C4="","",ROW(A1))

B4セル（日付欄）
=IF(C4="","",INDEX(Sheet2!C:C,SMALL(INDEX((Sheet2!$A$2:$A$10000<>$B$2)*10000+ROW($A$2:$A$10000),),ROW(B1))))

ちなみに、印刷データを特定の条件に絞り込む場合は（印刷データが50件程度なら）、関数を使って印刷データを差し込み印刷が可能なレイアウトの一覧にして、このデータをワードの差し込み印刷を使って、一発で印刷することも可能です。

回答No.1

noname#192382

エクセルでもできると思いますが、アクセスなららくにできるはずです。失礼ながらエクセルで考える気になれません。すみません。