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毎日の報告書・日誌記載の効率化について
毎日の報告書・日誌記載の効率化について 毎日日誌をエクセルに打ち込んでいるのですが、作業とその作業の中の何の行程をやったかを、毎日余り変化のない内容を単純に入力しているのます。行程が２０人くらい全部違うし、そして作業も行程の内容も結構頻繁に変わるし、なんか共有化をかけているから勝手にエクセル機能は使えません。 ネット環境のないPCで、インストール不要（USBなどで持ち込み）の、入力支援ソフトを探してます。 作業・行程ともに、文字数は１０文字以下です。 あまりPC詳しくなく、伝わりづらいと思いますが、お願いします。
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>共有化部分の内容は何かはちょっと分からないです。 １．表形式は共有のようですね どのような項目がありますか ２．入力担当は数名おられるようですがbookの数は？ ３．bookの単位は？ Qでは日報のようですが 月単位、年単位、グループ単位… ４．数名で入力されているようですが入力端末は複数台？ ------------------------------------------------------------- 図は勝手に作成したものですが、これ以外に作業時間、作業量等まだあると思います。 いずれにしてもパソコン業者がたまに介入しているとか、何をどのように提案してよいのか掴めません。 単にデータ入力向上のためと限定して箇条書きにしておきます。 各機能の詳細はこのコーナで既にQが出て解決済です。 これはと思われるものは検索してください ・［Enter］キーでマウスカーソルが右へ移動するようにする 既定値は下へ移動 ・入力モード設定する【入力規則】 各列単位で全角入力、半角入力を設定する ・リストより選択入力を設定する【入力規則】 利用者名、作業内容、工程等 ・日付項目は有効範囲を設定【入力規則】 ・テーブル設定 １行を入力が終わると次の行頭へカーソルが移動しマウス操作が省ける ・マウスの持ち替え回数を手入力、選択入力のセルを固める ・表示、再表示の操作に慣れる 式の列は入力時非表示にしておくとカーソル送りが省けるし、式を誤って消すこともない ・ウィンドウ枠の固定 データが増えると、画面に納まらなくなり、項目名が見えなくなるが これで項目名を画面に残すことができる ・テンプレートの活用 「ひな型」と表現した方がよいと思います。 表の形式が決まったらこれをテンプレートとして保存するとテンプレート用の ホルダーに保存され、新規作成でテンプレートに保存された一覧が 表示されこれを開いてデータを入力して保存すると通常のエクセルファイルになります。
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- layy
- ベストアンサー率23% (292/1222)
今のエクセルでフォームを作ったら少しは良さそうですが、 ほか探すとなると、ホームページ作成の類ではどうでしょうか。 アクセスがあればそちらでも良いです。 入力画面あるしレポート出せるし、日付毎の統計も出せます。 いずれにしても入力コメントがあらかじめ 決まっているようなので、 何か作るのであれば、 それを表示させて入力時はマウスで選択するのみ、 こういうのがいいでしょう。 単純な入力のようだし 新たに仕掛けを用意しなくても・・・という感じはします。
お礼
ご回答ありがとうございました。 俺が遅くなりすいませんでした。
- imogasi
- ベストアンサー率27% (4737/17069)
補足要求 この質問内容では答えようが無いと思う。何が聞きたいか、この文章では、他人にはわからない。 （１）無駄なことをさせているという感じの、現システムへの不満か （２）帳票フォーマット・レイアウトについて毎回自作しているのか？ （３）在るセルに入力する文章が決ったもの（数種）であるのか （４）在るセルに入力する文章の句などが決ったものなのか （５）単語レベルか （６）報告の中に、他に参照すべきコンピュター上のデータや項目セルデータがあり、繰り返し参照したり入力が面倒なのか （７）翌日には前日の続きで書けるのに、また１から記述をする必要があるのか （８）自分だけ解決すれば良いのか、仕組みは全員に使わせるのか （９）会社のパソコンにソフトや自作プログラムは入れられるのか など聞きたいが、何も書いてない。このコーナーは数万人が読むと思われる仕組みなので、もっと考えて質問をお願いします。
お礼
知識不足で、何を伝えればよいかも分からず、申し訳ありませんでした。 困ったらすぐにではなく、整理してから、回答者がご回答しやすいように ということも、自分の必要な内容を引き出すには必要なんだと 分かりました。 いろいろありがとうございました。
補足
考えた上での質問でしたが、知識が乏しく、伝わらず申し訳ありません。 分かる・答えられる範囲での捕捉になると思いますが、ご勘弁願います。 １）現システムの不満だと思います。もっと効率的な入力方法があるのではないかともんもんしてます ２）自作ですが、パソコン業者がたまに介入しております。 ３）１０種類くらいで、決まったものです。 ４）決まったものではありますが、各日で、違った句になることもあります。 ５）例えば ボールペン組み立て 赤色芯入れ ボールペン組み立て 黒色芯入れ などです。 ６） ７）その日その日によってやることが変わるので、前日の続きという感じではないと思います。 ８）とりあえず自分だけ解決すればよいです。 ９）可能です。 たぶんimogasiさんが、要求されている内容には程遠い・ずれている捕捉になっていると思いますが お願いできればと思います。
- layy
- ベストアンサー率23% (292/1222)
１つのブックをみんなで共通で使っているけどうまく入力したい、 というのであれば、 ２０人各自でメモ帳（テキストファイル）でデータを作っておいて ある決められたフォルダへ保存しておく。 エクセルはその２０個くらいのファイルを読み込んで 収集してセルへ貼り付ける。エクセルはマクロ化。 こういうのはどうなんでしょうか。
お礼
お礼が遅くなり申し訳ありませんでした。 ご回答ありがとうございました。
補足
回答ありがとうございます。 マクロ化は、自分はどのような機能かも分からないのですが、１０名ほどの入力初めての職員から、私レベルくらいのものが打ち込んでいるので、原本自体が壊されてしまう恐れがあり、あまり複雑にするともう一回作り直しはできないから無理だと上司に言われております。
- shinkami
- ベストアンサー率43% (179/411)
補足お願いします。 >行程が２０人くらい全部違うし、そして作業も行程の内容も結構頻繁に変わるし、 >なんか共有化をかけているから勝手にエクセル機能は使えません。 ばらばらのようですが、共有化をかけているのであれば共通点もあるのですね 何が共通点で、どのようにばらばらなのか具体的に記述して下さい。 先ず共有化部分から手を付けるべきでしょうが テンプレートとVlookUP関数の利用で 効率化を図れるかも分かりません。 ※共有化部分の内容は何か ※作業名、工程名は列挙出来ますか？ 出来れば何個くらい ※日誌は誰が打ち込んでいますか？ 集中入力Or各作業者
お礼
捕捉内容を細かく指定してくださったおかげで、回答してくださる幅が広がりました。 ありがとうございました。
補足
説明不足すいません。 ５０名ほどの知的障害者の施設での、各利用者の毎日の記録を行っております。 １０名ほどの職員が、気付いたことを、集中入力をしております。（ブックの共有とかいったかな） ５０名が５つの班に分かれており、そのうちの２０名の作業の内容（(1)）を私ともう一名が記入し、それをベースとして、その他に気づいたことを「様子」（(2)）という欄に他の職員が記入します。 (1)の作業内容は１０文字くらいで、内職受託作業（結構ころころ変わる）を２０人くらいで流してやっております。例えば 「ボールペン」作業なら→ ボールペンと皆に入力し、そのあとに「検品」「赤色芯入れ」「黒色芯入れ」「バネ通し）など１０個くらいの行程があります。 それがまったく違う折り紙作業や農耕作業など数種に変わることが頻回です。またボールペン・折り紙など数種類がその時々で来るので、いつも同じ工程があるわけではありません。 (2)に作業以外の日中の様子を作文形式で記入してます。（(2)は今回関係ありませんが一応） 共有化部分の内容は何かはちょっと分からないです。 拙い知識ですみません。
- hayasi456
- ベストアンサー率40% (2402/5878)
決まった文章はＩＭＥに単語登録してはいかがでしょう。 私は「うち」で自宅の住所を登録しています。専門用語も登録しておくと便利です。 http://www.sharp.co.jp/support/mebius/tips/tips-zz15.htm 入力規則でセル毎に「オフ（英語モード）」「ひらがな」と設定しておくとその都度変更する必要が無くなります。 セル毎にメインバーのデータから「入力規則」で日本語入力」クリック、「オフ（英語モード）」「ひらがなと」を選択します。 http://kokoro.kir.jp/excel/nkisoku_ime.html 数値の入力項目が多い場合は全体を「オフ（英語モード）」にして必要なセルを「ひらがな」や「全角カタカナ」にしています。 上記の内容などを設定できないようになっているならば、 設定するとにより効率が上がることを説明して設定してもらってはいかがですか。 断られた場合は 決まった文は定型集を作り、コピーして貼り付けてはいかがでしょう。 エクセルで作成した場合はウィンドウ 整列を利用すると便利です。 http://kokoro.kir.jp/excel/window-arrange.html
お礼
お礼が遅くなりました。 色んな方法を教えていただき、勉強になりました。 ありがとうございました。
お礼
細かく説明していただき、ありがとうございました。 どうにか説明通りにやって、効率化が図れたと思います。 質問内容が稚拙なのに、それを見越して、推測し、ご回答いただき とても参考になりました。 ありがとうございます。