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アクセス2007で子どものデータ管理を効率化する方法とは？
- アクセス2007を使って保育関係の仕事における子どものデータ管理を効率化できる方法を紹介します。
- テーブルデータの作成とリレーションシップの設定により、保育記録や配慮事項などを一元管理することができます。
- さらに、日誌のフォームや検索機能の活用により、情報の閲覧や検索が容易になります。
- masa8kazu3
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- オフィス系ソフト
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少し休憩しますか？ これも、あれも戸お伝えしなければといろいろ先走りしたようで反省しています。 あなたと同じ様にACCESSの初心者の方がいらっしゃいました。 今度は最小限のことを説明するよう気をつけています。 よろしかったら、かきURAをご覧下さい。 通常は回答の新しい順表示されますが、回答順の方が見やすいと思います。 最後の方で表示順をかえることができます。
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- shinkami
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- shinkami
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保育回答14 レポート作成 1.レポート RPT名簿作成 ウィザードを使って QRL名簿から作成します。 ［QRL名簿にカーソルを合わせる］→［作成］コマンドタブ→［レポートウィザード］ 可能なフィールドから選択したフィールドへ移します。 →［学童名］→［追加］→［〒］→［住所］→［電話番号］→［緊急電話］ →［学校名］→［追加］→［学年］… 印刷したい項目の順に選択します。 →［次へ］→［次へ］→［次へ］→［表形式］→［縦］→［次へ］→「RPT名簿」→［完了］ 一応全項目が１ページにおさまっていますが次のような修正が必要でしょう ・標題名を学童名簿にする ・学童名、〒、住所、電話番号、緊急電話末尾も表示したい…これは［余白］ページレイアウトリボン 「学校名、学年の幅調整、一部項目のポイントを下げる ２行で１レコードにする」で対処します ※幅調整は【Shift】＋【移動キー】で行います。 幅を広げるとき…【Shift】＋【→】 幅を狭めるとき…【Shift】＋【←】
- shinkami
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保育回答13 名簿登録 FRM名簿 作成 １．よく使うコマンドをクイックアクセスツールバーに追加 ACCESS画面の左上隅のOFFICEボタンのとなりにクイックアクセスツールバーがあり、初期状態では 上書き保存、元に戻す、やり直しのツールアイコンが配置されています。 ここへフォーム編集、レポート編集でよく使うコマンドを追加します。 ［OFFICEボタン］→［アクセスのオプション］→［ユーザー設定］ →［フォームレイアウトツール（配置）］コマンドの選択 ここで・右揃え・左揃え・上揃え・下揃えを右へ追加 →［フォームデザインツール（配置）］コマンドの選択 ここで・サイズの自動調整 ・狭イコントロールに合わせる ・広いコントロールに合わせる ・高いコントロールに合わせる ・低いコントロールに合わせる・上下の間隙を均等にする →［すべてのコマンド］コマンドの選択 ここで ・プロパティーシート ２．FRM名簿 作成（名簿の登録画面） TBL名簿 作成できますが今回はQRY名簿から作成します。 ※ ２．で期初を都度入力しましたが、メニュー画面で計算した期初を反映させます。 ２ー１．保育管理システムのファイルを開いたとき最初に開くフォームをFRMメニューにする ［OFFICEボタン］→［アクセスのオプション］→［カレントデータベース］ →［FRMメニュー］≪フォームの表示右の下三角のリストから選択…添付参照≫ →［ＯＫ］ ２－２．先に作成したQRL名簿の［初学年］をFRMメニュー上の［初学年テキストボックスにする］ 別のフォームに配置したテキストはそのフォーム名で修飾します。 QRY名簿で追加した学年の式 ［学年: DateDiff("yyyy",[初学年日],[期初])+1］を 「学年: DateDiff("yyyy",[初学年日], Forms![FRMメニュー]![期初] +1)に変えます ［QRY名簿 右］→［デザインビュー］→［学年 右］ ≪フィールド行の右に隠れていますこの行にカーソルを置き【→】で送っていきます≫ →［ビルド］→「学年: DateDiff("yyyy",[初学年日], Forms![FRMメニュー]![期初] +1)」→［ＯＫ］ →［QRY名簿を閉じる］→［はい］→「FRM名簿」→［ＯＫ］ ２－３．FRM名簿（名簿登録）作成 QRY名簿にマウスカーソルを合わせる［作成］コマンドタブ→［複数のアイテム］フォームリボン これで登録画面が出来ましたが、数か所不都合なところがあります。 ・明細行の高さが高すぎる ・各項目の幅、高さが実データに合っていない ・見出しが［QRY名簿］で運用者にはピンとこない、 ・カナ 都道府県 市町村 はほとんど修正しないのでカーソルは飛ばしたい ・学年は計算結果なので確認のための表示だけでよい ［FRM名簿のアイコン 右］→［デザインビュー］ テキストボックス、ラベルボックスをアクティブにし プロパティーシートで変更し、ドラッグで位置移動をします。 各ボックスをアクティブにするには ・ボックスをクリック …【Shift】＋［ボックス］の繰り返しで複数指定 ・対角にドラッグ…ボックスの一部が対角に入っているとアクティブになる ・ドキュメント枠の左端にマウスカーソルを移動しカーソルの印が変わった点で クリック…その位置の右にある全ボックスがアクティブになる ・ドキュメント枠の左端にマウスカーソルを移動しカーソルの印が変わった点で 縦にドラッグその位置の右にある全ボックスがアクティブになる プロパティーシートは［デザイン］コマンドタブ→［プロパティーシート］ツールリボン クイックアクティブツールバーに追加したツールも威力を発揮します ・サイズの自動調整… ラベルボックスは文字列の幅、文字サイズの高さ テキストボックスは文字サイズの高さ ・上（下、右、左）揃え…離れているとボックス間を0にし、重なっていると端揃え 2-3-1．住所、学童を除去する 2-3-2．ボックスの幅、高さを伸縮する …【Shift】＋【右移動、下移動】で拡大 …【Shift】＋【左移動、上移動】で縮小 2-3-3．ボックスの位置を移動 …【Ctrl】＋【右移動、左移動、下移動、上移動】 ボックスの幅、高さを調整すると 右側及び詳細枠の下側に空白の部分が出来ます。 これらの右端（下端）にマウスカーソルを合わせてドラッグし空白部分を詰め切ってしまいます。 2-3-4．見出しを名簿登録に変更…プロパティーシートの書式タグで［標題］→「名簿登録」 2-3-5．見出しに枠線を表示…プロパティーシートで ［ドキュメント枠見出し行の左端付近へマウスカーソルを移動 カーソルが変わったらクリック］ →［中央揃え］→［境界線スタイル］書式タグ→［普通］→［境界線色］→［自動］ 2-4-6.カナ 都道府県 市町村 学年でカーソルがスキップさせる …【Shift】＋［ 都道府県 市町村 学年］→［タブストップ］その他タブ→［いいえ］ 2-4-7.学年を入力禁止にする…［学年］→［編集ロック］データタブ→［はい］ 2-4-8．【Enter】でカーソルは左から右、上から下がよいでしょう 普通のフォーム画面はフォームヘッダ、詳細、フォームフッタ3つにわかれています。 カーソルは、それぞれの場所だけで移動を繰り返します。 他の場所へ移動するときはマウスで移動します。 編集画面を閉じてFRM名簿を開いて【Enter】してカーソルの移動をチェックします。 カーソル移動順序を替えたいときはプロパティーシートのその他タブにあるタブ移動順を替えます （タブ移動順は0からフィールドの数より1を引いた値 任意のフィールドの一つの移動順を替えると 全フィールドの移動順が振り直されます。 2-4-9. 登録済のレコードはかな順に表示する…編集画面に切り替わった時プロパティーシートの データタブからソースレコードの右端をクリックして、クエリの編集画面になり、この並び替え行で 設定します。 ２－５．閉じるボタン配置 →［クエリー編集ボタンを閉じる］＜＜FRM名簿編集画面になる。＞＞→［ボタン］コントロールリボン →［フォームヘッダーの右端］→［フォームの操作］→［フォームを閉じる］→［次へ］→「閉じる」 →［次へ］→「閉じる」→［完了］→［FRM名簿を閉じる］→［はい］ これでFRM名簿の完成です。 ３．FRM名簿の動作確認 ３－１．カナ 都道府県 市町村 学年 でスキップしていますか ３－２．全角―半角モードの切り替え、一般―人名/地名 モードの切り替えの確認 ３－３．学校名はリスト選択できますか これらの動作はテーブル作成時の設定が反映されます。
- shinkami
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保育回答12 クエリー QRY名簿作成 １．TBL名簿の仕上 フィールドは「名簿ID,学校名,児童名,カナ,初学年日,〒,都道府県,住所1,住所2,電話番号,緊急電話」 と並んでいることとして進めます。 ２．QRY名簿（クエリー）作成 クエリーは、関連付けられた（リレーションシップ）テーブルの一部のフィールドを取り出したり、 フィールド間の計算をしてフィールドを追加することができます。 TBL名簿の 住所１と住所２ を 連結して住所、期初現在の学年フィールドを追加します。 ＥＸＳＥＬで満年齢を計算するにはDATEDIF関数を用いて満年齢を求めることができます。 満年齢＝Datedif(誕生日,Today(),"Y") ACCESS関数ではDatediff("YYYY",誕生日,Date())となります。 今回学年ですのでこれに１を加えます。 ［作成]コマンドタブ→［クエリーデザイン］その他リボン→［TBL名簿］→［追加］→［閉じる］ これでフィールドの一覧が表示され、フィールドを選択して下の枠にドラッグします。 学童IDの次の[学童名]→【Ｓｉｆｔ】＋［緊急電話］⇒［下の左端フィールド枠］ →［クエリーの編集画面右の空白フィールド 右]→［ビルド］→「住所: [住所1] & [住所2]」→［ＯＫ］ →［次の空白フィールド 右］→［ビルド］→「学年: DateDiff("yyyy",[初学年日],[期初])+1」」→［ＯＫ］ →［QRY名簿を閉じる］≪この画面には閉じるボタンが２個所あり 下側≫→［はい］ 上の2行が式によるフィールドの追加になり、：コロンの左 住所、学年がフィールド名になります。 期初に［］が追加されて[期初]となります。 これで住所と学年のフィールドが追加され、[期初]は入力変数となり クエリーを開くと[期初]入力を促す窓が表示されます。 「2009/4/1」として下さい。 クエリー作成時の画面に 並べ替え、表示、抽出条件、または とあります。 各フィールドの抽出条件欄にはたとえば「［学年］」と[]内に条件名を入力するとクエリーを開いたときの入力変数になります。 この抽出条件以下の行は 抽出条件の設定場所で 同じ行ではAND条件で、異なる行ではOR条件になります。
- shinkami
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<氏名の右隣（1日）から31日までを対象に集計するにはどのように設定したらいいですか?> ACCESSでは、レコード内の横の計算は算術式程度と思ってください。 TBL出席簿を作成されたのですね、これをクエリー（QRY出席簿）に展開して計のフィールドを追加します。（テーブルには必要ありません）。 空のフィールド欄に「計:1日+2日+3日+…と31日まで記述します。 :の左が新しいフィールド名で右側がその式です。 <各月ごとに出席簿のテーブルを用意する必要があるので…3月末に年間の出席日数の合計欄も追加したいと思っています> TBL名簿に月のフィールドを追加して12のレコード集計になります。 データは何年にも渡って保存することができます。 期初～期末の抽出条件をQRL出席簿の抽出条件欄に定義します。…ここ以下は全て条件欄で、同じ行で設定すればAND条件 異なる行で設定すればOR条件 <（ここまでするなら、やはりエクセルでしょうか？）> そうですね、習いごとは毎日あるわけではないので余計な日付セルも除外します <補足：習い事に関しては、出席した日に参加する子もいますが、必ず参加するわけではありません。> 習い事予定のテーブルが必要かも、少し先で考えられては? <TBL保育記録のメモに関しては、ＯＬＥオブジェクトを埋め込んで、そこにワードで記入していくことにしてみました。> 自分は使ったことがないので何とも云えません。 <主キーに関して、結局どのテーブルのどのフィールドが主キーになるかがいまいち良く分かりません。> 主キーは他のレコードと区別するためのもの（重複を許さない）で、他のテーブルと関連付けるときにこのフィールドを通すことになります。 例えば児童名を主キーに設定することができますが、一度登録すると変更不可です。 特に企業の場合社名変更は日常茶飯事ですが、得意先名は新規登録になり、売掛残の始末等大変です。 －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ 先の見えないのはつらいですね、これからの予定の見出しを記述しておきます。 なお添付は「保育回答16 FRM活動記録登録 作成」の製品です。 子供会を想定して作成したものです。 画面、左側はいつ、どこで、何があったかを登録して、左側で児童を選択登録します。 日記欄のデータ型をメモ型にしています。【Enter】で改行されます。 不明な文、誤変換等があるかと思いますが、よろしくお付き合いください。 保育回答12 クエリー QRY名簿作成 保育回答13 名簿登録 FRM名簿 作成 保育回答14 レポート作成 FRMメニューに開くボタンと終了ボタン配置 保育回答15 その他のテーブル作成 １５－１．テーブル作成の心掛け ・主キー…データ型：オートナンバー ・リレーションシップ用ID…データ型：数値 フィールドサイズ：長整数型 ・フィールドサイズ 特に意味はないが４の倍数（４，８，１２，１６，２０，２４，２８，３２） ・全角入力項目 ＩＭＥ入力モード ひらがな ＩＭＥ変換モード…人名、地名：人名/地名 その他：一般 ・半角入力項目…ＩＭＥ入力モード:オフ ・日付 ＩＭＥ入力モード:OFF 書式（書式タグ） …西暦表示：Y/M/D …和暦表示 ：ge/m/d(h21/9/7) ggge/m/d(平21/9/7）ggggge年m月d日(平成21年9月7日） …日付に曜日も付加表示できます）aaa（火）aaaaa （火曜日） １５－２．テーブルの追加 今までにTBL学校 TBL名簿 は出来ています。 15-2-1 TBL会場：会場ID（主キー）、会場名、収容人数、管理者名、Tel 15-2-2 TBL行事：行事名…主キーなし、重複なし 以上４テーブルは日々発生する情報を保存するものではありません。 （マスターテーブル、参照用テーブルと呼びましょう） 日々発生する情報を保存するテーブルをトランザクションテーブルと呼び次の２つを用意します。 15-2-3.TBL活動記録：活動ID（主キー）、活動名、活動日、開始時刻、終了時刻、利用会場 ※活動名はデータ形式欄でテーブルウィザードを行事名を参照するようにしてください 15-2-4.TBL参加記録：参加ID（主キー）、活動ID（リレーションシップ用ID） 、学童ID（IDリレーションシップ用ID）、日記 ※はデータ形式欄でテーブルウィザードを使って児童IDを参照し児童名を表示するようにします。 １５－３．リレーションシップ設定 ※TBL活動記録とTBL参加記録 TBL参加記録とTBL名簿間にリレーションシップを設定します。 ［データベースツール］コマンドタブ→［リレーションシップ］表示/非表示リボン →【Ctrl】＋TBL活動記録 TBL参加記録 TBL名簿］サブウィンド→［追加］→［閉じる］サブウィンド →［活動ID］TBL活動記録⇒［活動ID］TBL参加記録→［参照整合性］サブウィンド→［作成］ →［学童ID］TBL名簿⇒［学童ID］TBL参加記録→［参照整合性］サブウィンド→［作成］ →［リレーションシップを閉じる］→［はい］ １５－４． FRM活動記録サブをサブフォームをとするFRM活動記録登録を作成します。 ［作成］コマンドタブ→［その他のフォーム］→［フォームリボン］→［フォームウィザード］ →［TBL活動記録］テーブル/クエリ→［＞＞］→［活動ID］→［＜］ ≪TBL活動記録の全項目を選択したフィールドへ移動してから活動IDを戻します≫ →［TBL参加記録］テーブル/クエリ→［＞＞］→［参加ID］→［＜］ →［次へ］ 保育回答16 FRM活動記録登録 作成
- shinkami
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- shinkami
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番外 カレンダーボックス とテキストボックスの違い 日付を入力するレベルでは同じですが、テキストボックスではコントロールソースにテーブルのフィールド定義してデータ処理しますが、カレンダーボックスではこの部分がありません。 テキストボックスを通してテーブルに書きこむことになります。 テキストボックスのプロパティー項目は７０以上ありグループ分けしてタグに配置してあります。一部にふれておきます。 ・書式 ボックスの位置、大きさ、表示形式、表示色、背景色、枠線の表示OR非表示 フォント、文字のポイント数 太字細字 ・データ 連結するテーブルのフィールド、規定値、編集の可否 ・イベント マウス操作m、キーボード操作等(イベントと呼ぶ）プログラムの実行に結びつける ・そのた テキスト名、ＩＭＥモード、タブ移動順、タブストップ
- shinkami
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保育回答10入れ換え カレンダー入力は テキストボックスのプロパティー設定でできるようになっていました。 同じ回答ナンバーにしておきます。前回の分は無視して下さい。 FRMメニュー フォームはデータの入力及び参照用と言いましたが、ここへコマンドボタン等を配置して 他のフォーム、レポートを開くことができます。 またファイル[保育管理システム]を開いたとき最初に開くフォームを設定出来ます。 １．フォームの新規作成 [作成タブ]→［空白のフォーム］ →［フォーム１ 右］→［デザイン］→［ボタン］→［ドキュメント内右上］→［アプリケーション］ →［アプリケーションの終了］→［次へ］→［文字列］→「終了」→［次へ］→「終了」→［完了］ 次に基準日のテキストボックスを配置します。 →［テキストボックス］→［ドキュメント内左］［IMEモード オフ］→［次へ］→「基準日」→［完了］ ［基準日ボックス(出来上がったボックスの非連結) 右］→[プロパティー] →「書式を「GEEE/M/D(日付選択カレンダーが日付になっている）」→[データ]→「規定値：DATE()」 [出来上がった基準日のテキストボックス]→[【Ctrl】＋【C】］→[【Ctrl】＋【V】を4回］ で同じボックスが４つできます。 このボックスを右クリックしてその他タグにある名前を月初、月末、期初、期末として改名します。 ACCESS等のデータベースソフトは大量のデータを保管できるので数年分の情報を保管しておくのが一般的です。 報告書、参照等は期間を区切って処理します。 基準日の初期値を現在日とし、基準日を含む月初、月末、期初、期末をここで用意しておきます。 Windowsでは24時間を1として1900年1月1日午前0時を1とした経過時間をシリアル値と呼んでいます。 次のような式である日の月初、月末、期初、期末を求められます。…期初は4月1日とします。 月初＝ある日-DAY(ある日)＋１ 月末＝月初+35-day(月初+35) 期初＝datesereal(year(ある日),4,1) … month(ある日）＞＝４ 期初＝datesereal(year(ある日)-1,4,1) … month(ある日）＜４ 期末＝期初＋370－day(期初＋370） ※ EXCEL関数のToday,Date は ACCESSでは Date,Datesereal この計算をACCESSに反映します。 [デザイン]コマンドタブ→[コードの表示]ツールリボン→この後以下をコピーして貼り付けてください （1~2行目は入っていますので3行目からコピーしてください） Option Compare Database Option Explicit Private Sub Form_Load() 日付計算RTN End Sub Private Sub 基準日_Change() 日付計算RTN End Sub Private Sub 日付計算RTN() 月初 = 基準日 - Day(基準日) + 1 月末 = 月初 + 35 - Day(月初 + 35) If Month(基準日) >= 4 Then 期初 = DateSerial(Year(基準日), 4, 1) Else 期初 = DateSerial(Year(基準日) - 1, 4, 1) End If 期末 = 期初 + 370 - Day(期初 + 370) End Sub VBAは次の段階かと思いますが、動作の確認ができたら先へ進んでください。
お礼
毎日ありがとうございます。 回答に私は全くついていけないですが頑張ります。 回答１０は書いてある意味がよくわからないので悪戦苦闘しながらこんな感じかな？という感じでここまできました。 画面右上に「終了」のボタンと、左上に「基準日」×４と「月初」などの4項目ができました。 BUT[デザイン]コマンドタブ→[コードの表示]ツールリボン→この後以下をコピーして貼り付けてください…とありますが、コードの表示が見当たりません。 最後の「動作の確認」はどのようにしたら確認できますか？
お礼
参考URLありがとうございます。 今後もコツコツと勉強していきますね。また、疑問がでましたら質問したいと思いますのでお願いします。