Accessのデータについて

質問

Accessを使用されている方に素朴な疑問です。
自分が今この状況にあるというわけではないのですが、他の方はどうしているのだろうと思ったので質問します。

「例えば販売管理をAccessで行っているとします。何年も使い続け、売上記録などのデータがテーブルに膨大な量たまってきました。削除は出来ないが、何年も前のデータはほとんど使用していません。そろそろ過去のデータ（記録）をCD等に別に保存したいと考えています。」

ＣＤ等にテーブルの一部分だけを保存して、たまに過去のデータを現在使用中の販売管理のシステムの中で使いたい場合など、ありえることだと思うのですが、具体的にどのようなことをされてるのでしょう？

エクスポート→インポート→エクスポート・・の繰返しですか？
１：別にしたいテーブルデータをクエリで抽出。
２：それをエクスポート
３：使用するときは、インポート（現テーブルに追加）
４：検索等、使用後はまたクエリでエクスポート

・・・経験はないので、私が今知る範囲の知識では上のようなとっても手間のかかる手順になったのですが。これをフォームのボタンに設定したりして。

もっと簡単に皆さんされてるのでしょうか？

（WinMe、Access2000使用）

回答No.1

chie65536 · ベストアンサー

「外部ファイルのテーブルのリンク」と言うのを使用すると良いでしょう。

例えば、当期データを「販売管理.mdb」に、２００２年分を「販売管理2002.mdb」に、２００３年分を「販売管理2003.mdb」に、と言うように、別ファイルに作ります。

そして「販売管理.mdb」を開き[ファイル]－[外部ファイルの取り込み]－[テーブルのリンク]でリンクファイルに「販売管理2003.mdb」を選び、その中に入っている販売管理テーブルをリンクします。リンクしたテーブルの名前は、元の名前と同じになるか、元の名前に数字（1とか2とか）が追加された名前になります。リンクを行ったら、リンクテーブルの名前を「販売管理2003」など、判りやすい物に変えておきます。

そうすると、現在開いている「販売管理.mdb」の中から「販売管理2003.mdb」に存在するテーブルにアクセスする事が出来ます。

仮に、当期データのテーブル名を「販売管理」、２００２年分のリンクテーブル名を「販売管理2002」、２００３年分を「販売管理2003」とした場合、過去を含めた全件データが必要なのであれば、以下のようなクエリで全件参照できます。

SELECT 販売管理2002.*
FROM 販売管理2002
UNION
SELECT 販売管理2003.*
FROM 販売管理2003
UNION
SELECT 販売管理.*
FROM 販売管理

このクエリを「販売管理全件」と名前を付けておき、これを販売管理の元データとして使えば、当期を含む過去の全件を１つのテーブルに見立ててアクセスできます。

お礼

御礼が遅くなりましたことをまずはお詫びします。
丁寧に教えていただき、感謝しています。まだ勉強中作成中で、教えていただいたことを実際に実行はしていませんが、とても役に立つと思います。こちらで聞いて本当に良かったです。本当に分かりやすくて会社の者も感激してました。ありがとうございました。