事務職の手帳

質問

この度、初めて事務の仕事に就きました。お聞きしたいのですが、事務職の皆さんはどんな手帳をお使いですか？
会社用に一冊、別に設けられていますか？
私の仕事はデータ入力、メール送受信・転送など、手帳など要らないんじゃないか…と思っていました。
ところが上司のスケジュールを作成し、それを他部署に転送して変更箇所の有無を確認→変更して常に最新のものに更新…という業務も任されました。
他部署からのスケジュールメールも沢山送られてきます。労務部からは勤怠業務関連のスケジュール、経理部からは会計システムの締日スケジュール等…これらは印刷して手元に置き、毎日のミーティングにも持参しています。
手帳もこの時持って行くのですが、現在の文庫サイズの手帳ではいささか物足りない気がしています…。
転職したてなので、教わった事を手帳にさっと書き留める事もありますし、日々の業務がまだ完全にこなせてないので、TODOリストを書いたりもします。
皆さんが使いやすいと思われる手帳を教えて頂けないでしょうか？
サイズ、中身の形状など…宜しくお願いします。

回答No.2

iwanaga-s

中学生のときから同じレイアウトの能率手帳を使用、事務職経験7年です。
新卒で入社した会社でメモを取ることの重要性を叩き込まれたので、結構メモ魔な感じです。
私のメモの仕方を紹介しますね。すこしでも参考になればよいのですが。

スケジュール帳は能率手帳で、始めのほうにカレンダー形式があり、その後に見開き左が1週間メモ、右が罫線メモ、というレイアウトです。使い方は少しずつ変わってきても、このレイアウトが気に入ってます。
カレンダー形式にプライベートを記入する。週間メモに仕事の予定や実行履歴を記入する。罫線メモにTo Doや週間メモで書ききれなかったことを記入するという使い方です。

スケジュール帳とは別にB4くらいの100円やもらい物の罫線メモ帳も使用しています。
なんせメモ魔なのでスケジュール帳だけでは足りないんですよ(笑)。
書類の下書き、指示内容のメモ（上司に呼ばれたら必ず持参です）、業務設計、コンピュータやソフトウェアの操作方法、今後役に立ちそうな仕事小ネタなど、とにかくなんでも書き留めてます。結構見直すことが多いですよ。

事務にはルーチン業務が多くて忘れがちだけど、都度スケジュール帳に書き込むのは面倒なので、週間・月間ルーチン業務はあらかじめファイルで作成した1か月分を紙1枚にプリントアウトして、終わったら二重線で消していきます。結構達成感が感じられますよ。

回答No.1

phj

手帳ってむずかしいですよね。私も数々の手帳を試した後、今はＰＤＡ（スマートフォン）を利用しています。

能率手帳ってご存知ですか。
月次・週次、日次などのカレンダーや時間経過（日ごと・週ごと・年ごとなどの行程表みたいなもの）で管理するデザインのものや、日ごとのカレンダーとＴＯＤＯが一緒になっているもの。小型手帳～大型手帳までいろんな種類があります。
いまなら大きな書店とか文具店に行けば数々の種類があると思います。

日本の手帳の基本は、この能率手帳を参考にしてもらえば、ほぼ全部を網羅することが出来ます。
emis_43様なら、上司のスケジュール管理は日次カレンダーにＴＯＤＯがついたものを利用し、各部署から送られてくるスケジュール管理には月次または年次の一覧表のようなカレンダーを利用するのがいいのかもしれません。

またはミニノートパソコンを購入して、ＯＵＴＬＯＯＫを主に利用するというのも手かもしれませんね。（お金がかかりますが・・・）

とにかく一度、能率手帳を色々見てみることをお勧めします。そのうえで、
・スケジュール管理のパースペクティブ（年で管理する行程があるとか毎日全然別のスケジュールになるとか、月ごとにルーチンワークがあるとか）を考えてフォーマットを選びましょう。
・新人で書き込む量が多いとのことですので、何処に何をどれだけ書くのか（教わったことも同じ手帳に書くのか、気づいたメモも全部書くのか、など）、を考えて手帳の大きさを決めましょう。
・仕事の管理の仕方（上司のスケジュールや他部署からのスケジュールなど）が別になるなら、無理に同じフォーマットに書くのはやめましょう。

しかし結局、手帳を使って仕事をするのは自分ですので、他人からのリクエストを記載しているだけだと、手と時間が足りなくなります。
上記のことを踏まえたうえで、もう一度自分の（仕事の）スケジュール
をトータルに見ることが出来る手帳のスタイルはどのようなものがいいか考えましょう。

一例ですが、
(1)上司のスケジュール管理と自分の仕事の管理の書式が一緒に持ち運べるルーズリーフ式の手帳を利用する。
(2)上司のスケジュールと自分の仕事のスケジュールは別に記載するが、不確定なものは全て自分のところに記載し（TODOも利用して）、確定したものだけ、上司用カレンダーに記載する
(3)他部署からのスケジュールは手帳ではなく、印刷したメールを閉じこむバインダー式にして、そこに月次（年次）の内容が一目で見れるカレンダーを張っておく。持ち運びはミーティング以外、原則としてしない。
(4)ちょっとしたメモや覚書は、卓上カレンダーとそこに貼る付箋で対応し、終わったら捨てる。
など、手帳にこだわらなくてもいいかもしれません。

日本能率協会

参考URL：

http://www.jmam.co.jp/productservice/business/index.html