連絡を一斉送信するのに適したフリーのアドレス

質問

保育園の運動会がもうすぐあるのですが、「雨のため中止」の連絡を、保護者に何とか連絡を、役員でやれるだけつけてもらえないかという依頼が園長からきました。(園側は個人情報の保護やら何やらに引っかかり、連絡網もないし、多少なら対応するが、園児１２０人の問い合わせ電話が殺到しても困るとのこと)

役員で話し合ったところ、各教室の前にあらかじめこのためだけに取得しておいたアドレスを書いたポスターを貼り「メールでお知らせが欲しい方はココに空メールを送信してください。一週間前にテストメールを１度と、当日の朝、運動会が中止になった場合のみメールを送ります。その後は速やかに削除を」というような内容にしてはという案が出ました。

要点はこの運動会１度きりの、しかも雨天のため中止になりましたというメール(晴れならいらない)を、当日役所から連絡の来る６時半から８時までに多くても100件くらいの人に一斉送信をスムーズにしたい。
個人情報保護の問題から一斉送信をしてもほかの人同士のアドレスがばれない。細かい質問などが返信されても答えていられないことなどから、運動会後には保護者アドレスも送信したアドレスも抹消したい。

このようなことから何処かお勧めのフリーのアドレスをもらえるところを教えてもらえますか?

また、この方法で問題になりそうなところがあれば指摘をお願いします。

回答No.5

noname#151570 · ベストアンサー

#3です。

＞この作業というのは簡単にできるのでしょうか?

通常、メールソフトに、個々のアドレスを入力してアドレス帳に保存するときと同様の作業が必要です。
ただし、今回の場合は、姓名とアドレスのみの入力で良さそうですから、100人ですと質問者さんの場合は、どのくらいでしょうか？

＃１さんが仰るように、先にExcelやWordで、名前（姓と名を別々の枠）とアドレスの表を作成しておいてから、Yahooメールのアドレスの登録画面と先ほどのファイルを適当なサイズに開いておいて、コピー＆ペーストでいけば早くなると思いますし、Excelなどで表の作成時に、二人で入力間違いのチェックを予めしておけば、アドレス帳に登録の際には入力ミスがなくなります。

それにしてもご苦労様ですね。頑張ってください。

お礼

再びの回答ありがとうございます!
早速Yahooメールを取得してBCCでの送信やアドレスの削除をやってみました。Excelのコピー＆ペーストでいけそうです!

それにしても連絡網が禁止というのは本当に不便ですね。隣町の幼稚園は連絡網はＯＫだが、たとえ運動会であれ写真撮影するには許可がいるといっていました。理由は個人情報の保護?だとか...。その子の写真を勝手に何かに使わないようにとか何とかの紙ににサインするそうです。

近隣住人と仲良くしましょうね。でも信用はしちゃだめよーといったところでしょうか...

回答No.4

rokko-oroshi

ヤフーグループなんかどうでしょう？
http://groups.yahoo.co.jp/

メーリングリストと呼ばれるものです。
ちゃんと本人に申し込ませて運用すれば今回に限らず使えます。
もちろん、グループの登録を削除すれば、以後は使えません。

ただ、これらのやり方を提示しても、当日電話を受け付けないことを徹底しない限り、保育所の電話にかけてくる人ばかりだと思いますよ。
当日朝の電話には出ないと割り切れますか？
中止の問い合わせ聞いてきた人に教えられません、と断れます？
役員が何人いるかわかりませんが、手分けして電話する方が早いような・・・

まあ、個人情報保護法がどうのこうのといいながら、電話番号を提示して役員に電話を頼む方が問題だとは思うんですが。

お礼

ありがとうございます。

メーリングリストというのが良さそうという意見も昨年度の役員から言われてはいたのですが、なにぶん運動会までの日にちが押し迫っていて、登録の仕方を印刷物にして配布するなどの時間がない状況。
また、ケータイメールはあるがパソコンは持っていない、またはネットは接続していないなんていう家庭が結構あるようです。

町役場のホームページにアクセスすれば「本日は○○保育園の運動会は中止になりました」というのが掲載されるそうなのですが、ケータイでは閲覧不可とのこと。

また、園側もかかって来る問い合わせ電話に対応しないということではなく、少しでも減らせる対策はないかということなので、ケータイメールもパソコンもないという家庭は保育園か友達に聞いてもらう予定です。

役員の数は７人。みんなで電話をかけまくる?もしくは役員の電話番号を貼り出す?とも話しましたが、そうでなくともわが子を置いて早朝から運動会の準備にかけつけるので、私一人でなんとかならないかと質問を載せました。
メーリングリストは便利そうですね。今後の参考にしたいと思います。

回答No.3

noname#151570

現在お持ちの園のアドレスからの送信ではダメなのでしょうか？
それともお持ちではないのか・・・。

一度に100名くらいの方に、受信者のアドレスが判らないように送信するには、BCCに全てのアドレスを追加して送信すれば良いですが、BCC送信する旨を皆さんに予めお知らせしておいた方が良いですね。
受信者欄に「undisclosed-recipients:」と表示されることもあり、疑念を持つ方もおられるかも知れませんので。

一般的に良く知られるYahooメールは、希望者連絡先を登録すれば、メール作成画面の連絡先を挿入する画面で、連絡先一覧にBCC欄も表示され、そこで全ての連絡先にチェックを入れて挿入すれば、一挙にＢＣＣに追加されます。

メールソフトをお使いの場合は、それぞれのソフトに依存しますが、殆どのソフトで個々のアドレスをドラッグすればグループ登録やリスト登録ができますので、そのグループやリストをＢＣＣに挿入してやればＯＫです。

100通くらいだと送信サーバーで引っかからないと思いますが、事前にテスト送信をされるようですので確認できると思います。

お礼

ありがとうございます!

>受信者欄に「undisclosed-recipients:」と表示されることもあり、疑念を持つ方もおられるかも知れませんので。

いかにもそんな方が出そうです!
ポスターに書き足すようにします。

>Yahooメールは、希望者連絡先を登録すれば....

この作業というのは簡単にできるのでしょうか?

回答No.2

violet430

同報メールを使って下さい
http://www.forest.impress.co.jp/lib/inet/mail/packmailer/

お礼

ありがとうございます!
「あたかも１通ずつ送信したかのように...」
そんな便利なフリーソフトがあるのですね!!

あらかじめグループに分けて...とあるのですが、あえて誰なのかも判らないように保護者側から最初にもらうメールは、名前もクラスも書かない空メールにしてもらおうかと相談しています。
１グループということになるのですが、１００件くらい１グループになるのでしょうか？

回答No.1

root16

個人情報保護法では本人の承諾が必要なので、
申込書の形にした方がはっきりして良いと思う。

メールアドレスは何でも良いと思う。
To:差出人のメールアドレス
BCC：a@xxx.jp; b@xxx.jp～
となりBCCで届いた方にはお互いに誰に送っていたかは
わからない。
BCC欄はご覧のように「メールアドレス」「；」「半角スペース」
「メールアドレス2」と構成されているので、
エクセルでリストを作り、CONCATENATE関数で繋げて
BCC欄に貼り付けると良い。
メールのヘッダに容量制限がありますが、
100人くらいのアドレスなら十分1通で送れます。
誤送信には気をつけてください。

お礼

早速の回答、ありがとうございます。

BCCで届いた方にはお互いに誰に送っていたかは
わからない。
BCCならいいのですね!なにぶん、役員揃ってPCに詳しくない....
保育園にいたってはネットが繋がっていない!

100人くらいのアドレスなら十分1通で送れます。

1通で!これが聞けてほっとしました。
ありがとうございます。