エクセルの仕事一覧から個人別依頼状を作成するには

質問

わかりにくいタイトルになってしまいましたが、やろうとしていることを以下に説明します。

１００人くらいの人に仕事を依頼することになり、エクセルで縦列に個人名・仕事名、横列に日付を入れた表を作成して、依頼する人と日付から該当するセルに仕事の時間帯を入れた表を作りました。

１００人もの人に、一人ひとり電話をかけて依頼するのは時間と労力がかかるので（担当者は私一人）、作成した表をもとに個人別の仕事依頼状を作成して郵送で依頼できないかと考えています。
表を見ながら手書きで案内状を作成するのでもよいのですが、できればもっと簡単にきれいにと思いまして。

依頼状のひな形を作成して、名前と仕事日時のところに、表からデータを引っ張ってきて表示させることはできないかと思いますが、このようなことは可能でしょうか？

なお、依頼する仕事は、一人の人に複数の仕事を依頼する場合もありますので、実人数は１００人ほどですが、のべ人数は３００人ほどという状況です。

よい方法がありましたら、教えてください。
よろしくお願いします。

回答No.5

CaveatEmptor · ベストアンサー

No.4の回答に対する回答です。

Sheet1に入っているとして、そのＡ列の左に列挿入して、Ａ列に連番を入れておきます。（1,2,3...)
結果として、Ｂ列に氏名、Ｃ列に仕事名、Ｄ列以下に日付となります。各日付の列の仕事の入っているところに仕事名が入っているとします。

別シート（ここではSheet2とします）のA1のセルに検索値をいれるとします。

適当なセルにVLOOKUP($A$1,Sheet1!$A$1:$F$21,2)と記入すれば、氏名がでます。

A4のセルから横に10/1, 10/2, 10/3...と記入しておきます。その下のB4のセルにIF(VLOOKUP($A$1,Sheet1!$A$1:$F$21,4)=0,"",VLOOKUP($A$1,Sheet1!$A$1:$F$21,4))のようにすればできると思いますが、いかがでしょうか？

※Sheet1!$A$1:$F$21の部分は検索範囲ですので、適宜、変えてください。

No.3の方が言っているように、規則的なデータ構造になっていないと例外処理をすることになるので、関数だけでは複雑になると思います。

回答No.4

CaveatEmptor

同じようなことをしたことがあります。

別シートに雛形をつくって、そこにvlookup関数を使って、引っ張ってきてやるのはどうでしょうか？特別に凝った文章でなければ、ワードを使って差し込み印刷をするよりは簡単です。

もう少し、表がどのような形式になっているかがわかれば、具体的に関数の使い方や場合によってはＶＢＡを用いた答えがでると思います。

お礼

表の形式は、A列に氏名、B列に仕事名、C列以降は日付で、例えばC列が１０月１日とすると、D列が１０月２日E列が１０月３日、・・・というように、セル１個ごとに日付を振っています。
それで、依頼したい人の該当する日付のセルに、依頼する仕事の時間を入力してあります。

当方、vlookupは使えますが、VBAの知識はありませんので、初心者向けに解説いただけるとありがたいです。
よろしくお願いします。

回答No.3

papayuka

#1です。

言葉だけでは、データ構造も完成型もこちらでは解りません。
ただ、差し込み的な処理についてはExcelだけでやるよりWordを使った方が容易だと思います。
どうしてもExcelだけと言う事ならレコードにIndexを付けてVLOOKUPで拾い、検索値をVBAなどで連続投入させる感じでしょうか、、、
何れにしてもデータ構造が差し込みに適する形になっていないと、複雑な例外処理を組み込まなければなりません。
データ構造が差し込みに適さないと思うならば、差し込みに適用する形に整えてやる方がこちらで言葉だけでのやり取りで解決を模索するよりも早道だと思いますよ。

お礼

何度もすみません。

エクセルだけでやろうとは思っていませんが、差し込み印刷ウィザードを見ていたら、ちょっと違うかなと思ったものでして。

差し込みに適用する形式に整えてやる方法が、やってみようと思います。
ありがとうございました。

回答No.2

norosi

多分差し込み印刷でいいと思います。
以下のページを参考に考えてください。
http://katori.adam.ne.jp/studyetc/excel/sasikomi/p-1.htm

お礼

早速のアドバイスありがとうございます。

No.1さんのお礼に書いたとおりですが、下記のような場合でも、差し込み印刷でできますでしょうか？

回答No.1

papayuka

データの持ち方が良く解りませんが、感覚的にはWordと連携してWordの差し込み印刷機能を使えば良いかなと感じます。

お礼

早速のアドバイス、ありがとうございます。

私の書き方が悪かったのですが、作成したエクセルの表の横列の日付ですが、１つのセルに１日、つまり期間の日数分だけ横に日付を入力して、マトリクス形式のデータになっています。
ですので、お教えいただいた方法では、ちょっと難しいような気がしますが・・・。

この場合は、やはり無理しょうか？