PDFソフト導入の利点

質問

会社でPDFライター（アドビアクロバット、いきなりPDFなど）を購入してもらいたいと思案中ですが、なかなか会社側の納得が得られず、難儀しています。

会社でPDFライターをお使いの方、使用した場合のメリットをできるだけ多く教えていただけないでしょうか？

回答No.4

noname#113407 · ベストアンサー

一番の特徴はいかなるソフトで作成した文書でもＯＳやソフトの環境が違っても内容を確認できる文書交換フォーマットです。
会社にとっては改ざん防止が可能です。
文書を開く場合にパスワードを設定したり、印刷の許可/不許可を設定でします。
作成したＰＤＦファイルを見せる相手や見せ方についてＰＤＦを作成側がコントロールできます。
アドビは指定フォルダー内のＰＤＦファイルを全文検索が可能です。
また、写真を貼り付けたワードファイルもＰＤＦに変換すれば印刷解像度二合わせてファイルを最適化し、ファイルサイズが縮小されメール添付も楽になります。
しかしながらあとで数回も編集するのでしたら編集機能が限定されているので元のファイルを編集する方が簡単です。

補足

ありがとうございます。

上司によると、「まだウチには（pdfにする）必要性はないかなあ」とのことです。
以前いた会社ではあまり疑問に思わずに使っていたのですが、いざ必要性を考えると、難しいところです。

回答No.5

noboru0510

失礼な言い方で申し訳ないのですが、そもそも検討のアプローチが間違っています。

貴社の中でkamesenseiさんも含めて誰もPDF化の必要性を感じてないのに何故導入検討されておられるのでしょうか。

通常は何か困っている事があって、その解決策として何らかの業務改善（ツールの導入）を提案するものです。

このまま提案を進めても、経営者からすれば「何故必要なのか？」という疑問を誰も払拭できないでしょう。

まずは「本当にPDF化しなくて良いの？」というリスク分析から行うことが必要です。

ちなみに私の勤務先では明確な指針は無いのですが、個人的な判断で改ざんされたりデータを無断引用されると困るものについてはPDF化してメールで送付しています。（私はSIerの営業職です）

　・見積書
　・提案書

以上、参考になれば幸いです。

回答No.3

gogo_japan

○文書のセキュリティ化
たとえば、閲覧は出来るが印刷は出来ない。ファイルを開くときにパスワードをかける。文書の改編が出来ないようにする等の設定が出来ます。
また、スタンプ（丸秘、社外秘）などを押すことが出来ます。
○ワード等で写真や図入りの文書を作成した際に文書サイズを小さくすることが出来ます。
○特別なソフト（オフィス）等を持っていない人でもファイルを開くことが出来ます。
質問者様の場合、まずフリーソフト等でPDFファイルを作成したうえで利点を説明し、それで上司の方を説得されてはいかがでしょうか。
クセロPDF（フリー）
http://xelo.jp/xelopdf/xelopdf/index.html

回答No.2

noname#62235

メールで書類を配布するときなどは、PDFにしておくと、マクロウィルスにやられる確率が激減します。
もしWordフォーマットのまま書類を配布しているなら、総務や経理のパソコンがマクロウィルスにやられたら、一瞬で全社に広がっちゃいます。

新しいものを導入するときは、メリットを強調するより、導入しないことに対するリスクを必要以上に煽り立て、怖がらせるのが最近の主流です（笑）

回答No.1

shippo

電子文書にした際のセキュリティ保護や、印刷用紙の削減、文書改竄なども規制できますので安心かと思います。
またPDFの場合、ワードやExcelなどの場合に比べ容量の圧縮もできますし、見る側が無料のソフトで見られますので、ソフト依存性がなく便利だと思いますよ。

その他、官公庁提出の申請を利用している場合は、電子申請に利用できる場合もありますよ。