同じ物が登録されたくありません。

質問

初心者です！

office　2003proを使っていますが使いこなせません。しかし仕事で色々な商品名や、番号を入力して管理をしなければならなくなってしまいました。そこでexcelかaccessで登録を行おうと考えているのですが問題発生です。（操作時点で問題なのですが）(T_T)

同じ商品や、同じ番号を二重登録や三重、四重と登録してしまうのです。１つの商品に対して一回しか登録を行ってはいけないのですが、沢山同じものが重複して登録されてしまいます。量が多いので確認も出来ません。

これを解決する方法はありますでしょうか？また現在のoffice　2003proで出来ない場合どういったものを使えばよいでしょうか？

ご経験者の方、よろしくお願いいたします。

回答No.5

902774 · ベストアンサー

お役に立てて良かったですぅ～♪

主キーはダブリが許されません。
なので７番がその設定になります。

今回は、既にダブってしまったリストを新しいリストに作り変える作業
だったので、空テーブルを作成して入力し直したようにしましたが
最初からアクセスでテーブルを作る場合は、新規作成でダブらせたくない
フィールドを主キーに設定すればいいわけです。

今後はテーブルに直接入力していけばＯＫですが、
フォームを使って入力するとよりソフトらしくなってきますよ。

頑張ってください！

回答No.7

imogasi

回答の流れがアクセスに、行ってますが、エクセルでどうですか。
ぴったりの方法があります。
条件付き書式を設定して、２度目、３度目・・に同じものを入れるとセルに色がつくので一目瞭然にわかります。
入力セル範囲をＡ１：Ａ１００とか範囲指定します。その中でもアクチブセルはＡ１にしておきます。普通にやればそうなります。
書式
条件付き書式
「数式が」（セルの値がの横の▼をクリックして出す）を選ぶ
その横の欄に、関数式を　=COUNTIF($A$1:A9,A9)>1　と入れる。＄のつける場所は大切ですので間違えないように。
書式をセルのパターンの中の色から淡い色を指定する。
ＯＫをクリック
これでＡ列に同じ文字列を入れるとセルに色がつきます。
ダブりの訂正すれば色も消えてくれます。

回答No.6

902774

追伸：主キーは鍵のマークです。
デザイン画面で商品のフィールドの脇に鍵のマークがつけばＯＫです。

ひょっとして別に自動で主キーが設定されてしまっていたら
（設定していない場合に1.2.3.4.5.6・・・など番号がふられた列が出来ていたら）
それを削除して、デザイン画面で商品の列を主キーに設定しなおします。

お礼

902774さん有難うございます。

本当に丁寧なご説明で設定が出来たみたいです。本当に今日から触り始めてここまで出来たら上出来です。

今日帰りにでも本屋さんに行って、Accessの本を買って勉強してみたいと思います。出来ると面白いですね！

先ほどおっしゃられていたフォームでの入力などもがんばって見ます。

本当に有難うございました。感謝！

回答No.4

902774

アクセスは慣れるとエクセルよりも使い勝手がいいですよ！

1.新しいデータベースの作成と言うところに空のデータベースというのがあります。
それでローカルにまずデータベースを作成します。
2.オブジェクトのところにテーブルというのがあって
（多分最初はそれが選ばれていると思います）新規作成ボタンを押します。
それでテーブルのインポートを選んで、今お使いの商品などが入っているファイルを
インポートします。
3.ワークシートインポートウィザードでシートを選んで次へ
　先頭行をフィールド名として完了にします。
4.出来上がったテーブルを右クリックしてコピー、
5.貼り付けをしようとすると名前や構造を聞いてきますので適当な名前と
　テーブル構造のみをクリックして貼り付けます（同じ構造の空のテーブルを作成）
6.出来た空のテーブルをクリックしてデザインをクリックします。
7.商品のフィールドを選んでメニューバーの編集（もしくはアイコン）から主キーを選ぶ
8.開いたテーブルを閉じる（保存します）
9.オブジェクトをテーブルからクエリーに切り替えます（クエリーと書いてあるところを
　クリック）
10.新規作成でデザインビュー（多分最初はそれが選ばれていると思います）でＯＫ
11.テーブルから最初にインポートしたテーブル（データが入ったもの）を選択し、追加して閉じます。
12.出来た箱の中の項目を下のフィールドにドラッグ＆ドロップします。
13.メニューバーのクエリ（もしくはアイコン）から追加を選びます
14.追加先のテーブル名を聞いてきますので、5で作成した空のテーブルを選んでＯＫ
15.メニューバーのクエリ（もしくはアイコン）から実行を選びます。
16.ダブリが削除されたものが空だったテーブルに入ります。

これで精査されたデータが出来ますので次回からは空だったテーブルの方に
データを追加していけば間違って重複しようとした場合もエラーになります。
エクセルに保存したければそのテーブルを右クリックでエクセルとして「エクスポート」
もできます。

長くなってごめんなさい(やってみると簡単です）うまくいくといいですね。

お礼

902774さん、とても丁寧な分かりやすい説明を有難うございます。

言われた通りに作ってみました！何とか形にすることが出来てきました、本当に有難うございます。データベースと言うことで必要な情報だけの抽出や項目で選び選択なども簡単に出来ると聞きました。なので今回はこちらのAccessでがんばって見たいと思います。

再度質問をして申し訳ないのですが、重複をさせない設定がよく分かりませんでした。上記で言う何番目がその作業になるのでしょうか？

よろしくお願いいたします。

回答No.3

haukappu

エクセル入力のときに、入力者が検索、並べ替えを行い重複が無いようにするのが一番確実だと思いますが。

あとは、時々オートフィルタを使うとか、時々ピボットテーブルで数えなおすとか。

まとめて入力するなら、一旦入力したあとピボットテーブルで項目ごとに件数を数えさせて確認してはどうでしょう。

回答No.2

902774

今あるものの重複も消したいんですよね。

1.アクセスでインポートする。
2.同じ形の空のテーブルを用意して、
　商品を主キーにする
3.最初にインポートしたテーブルを
　２のテーブルに追加する。

次回からは２のテーブルに追加していくと
重複したときにエラーメッセージが出ます。

お礼

902774さん有難うございます。

やはりAccessで作った方が都合がよいのでしょうか？
ちなみにAccessは今回初めて触ります。

でも、後々非常に便利だと聞いたので、こちらで作業をしようと思っているのですが・・・開いて画面を見たら憂鬱になりました。(T_T)

回答No.1

neKo_deux

Accessであれば、項目のプロパティを、

インデックス：はい（重複なし）

としとくのが簡単です。

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Excelですと、
・条件付書式で重複した項目のセルの色を変える。
・入力規則で禁止
なんて方法があります。

お礼

neKo_deuxさん有難うございます。

やはり出来るんですね!うれしいです。
後は作る側ですね・・・、AccessとExcelどちらで作ればいいのでしょうか？