MS-Office文書の管理（個人ベース）
仕事で扱うMS-Office文書の管理について教えてください。
文書として次のような文書を扱います。
１．自分で作成した文書
２．自分で作成した文書の改版
３．サーバー上に置かれた文書
４．サーバー上に置かれた文書の改版
５．メイルで送られてくる文書
これらを検索するのに毎日けっこうな時間を要しています。
次のようなことができる文書管理の方法はありませんでしょうか？
１．自分で扱う文書、メイルで受け取った文書は、自分のPCの任意のフォルダに置くが、
フォルダをいくつも使い分ける必要が無い。
２．サーバー上の文書はリンクのみを管理できる。
３．サーバー上の文書であっても頻繁にアクセスするものはローカルコピーを管理できる。
４．文書に検索用のキーワードを自由に付けて、検索がヒットしやすくできる。
管理とは次のような作業を想定しています。
１．文書の保存が簡単にできる。（新たにフォルダを設けたりしなくてよい、登録手続きが簡単）
２．サーバー上の文書の改版、削除が判別できる。
３．検索がしやすい。
エクセルの管理シートでもできるのでしょうが、何か使いやすいツールがあれば試して
みたいと思っています。以上、よろしくお願いします。
補足
Windows XPで使用していたのはパワーポイント、ワード、エクセルなどのソフトです。新規購入したWindouws7搭載のPCでは、これらに相当するKingsoft Presentation, Kingsoft Writer, Kingsoft Spreadsheetなどのソフトが搭載されています。 これらを無視してパワーポイント、ワード、エクセルなどのソフトをインストールしてもいいものでしょうか？ 上記のカタカナ表記ソフトと英語表記ソフトに互換性はないのでしょうか？ 以上、よろしくお願いいたします。