エクセルデータの内容を思う書式で印刷したい

質問

エクセルデーターの内容を、思う書式で印刷するには、どうしたらいいでしょうか？？
請求書明細を印刷する様な作業だと思って頂いたらいいと思うのですが・・・。

【シートA】
1000行・6列くらいのデータがあります。
A列には支店の名前が入っていて、100くらいの支店名が入っており、
文字列にて並べ替えをしています。

【シートB】
冒頭部分に、日付・発信場所・関係各位・○○の費用を支店別に振替えますので、このように扱ってください・・・
という様な文言が書いてあり、
その下に表をつくり、それぞれのセルに、シートAの数値を呼んでくる様にしています。
数式は、ごくごく単純に、【＝シートAセル番号】です。

今は、シートBに、改ページを手作業で入れることで、支店別に文書を打ち出しているのですが、
先日、改ページの位置を入れ間違い、他支店のデータが他支店に入り込む事故がありました。
いつかやってしまうだろうとは思っていましたが、案の定です・・・。

そこで、支店別に機械的に文書を打ち出すすべはないものかと考えています。

(1)フィルターをかけて、支店毎に文書を出す方法も考えてみましたが、支店数が多く断念しました。
(2)列を増やして支店毎の番号をつける等の作業を加えることは可能です。
(3)集計機能を使って似た様な資料を作っているのをちらりと目にしたことはあるのですが・・・
（出来上がった資料の左端にプラスやマイナスの記号があったような・・・）

今のやり方と、全く違う方法でもOKです。

なにか合理的な方法はないでしょうか。
本来ならアクセスでやるべき作業だとは思いますが、エクセルでなんとかならないかと苦戦しています。
アクセスを使える人がいないので、引き継ぎを考慮すると、エクセルでの作業を希望しています。
宜しくお願い致します。

回答No.2

mu2011 · ベストアンサー

NO1です。
印刷の体裁もあるかと思いデータ抽出を提案しました。
単に視点単位に改ページを挿入だけでよいのであれば、データ→集計→グループ基準をＡ列、集計の方法はデータ個数、集計するフィールドはＡ列、グループ毎に改ページを選択→ＯＫ

集計結果として総合計、各グループ小計の行が挿入されるので編集して下さい。

お礼

わーい！！！できました！！！
思った通りです。

集計するフィールドはＡ列、グループ毎に改ページを選択

これがしりたかったんです。とても助かりました。
実際の資料は、社外に出す請求書ではなく、
社内連絡資料なので、あとは表示・非表示等で適当に体裁を整えたら
十分です。

とても助かりました！
つたない説明をおくみとりいただき、ありがとうございました。

回答No.4

ufuidotcom

こんにちは。
シートBからvlookup関数を使ってシートAの該当セルを読み込む方法が良いと思います。

シートAの変更
(1)A列から6列ぐらいのデータということですが、シートBからvlookupで呼び出すために、A列に1列追加してください。
(2)行1がタイトル行になっているようであれば、そのままでいいですが、データになっているようでしたら、1行追加してデータは2行目以降からということにしてください。
(3)B1セルには、作成対象にする支店名を入力しておきます。
(4)データ行のA列セル（例A2）に次の式を入れます。
　　=IF($B$1=B2,MAX(A$1:A1)+1,"")
(5)A2セルをコピーしてA3以降のセルに貼り付けてください。これでB1セルに入れた支店にだけナンバーが振られます。B1の支店名を変更すると該当するデータにだけナンバーが付きます。

シートBの変更
支店１軒分のデータが表示されれば良いので、そのような形に変更します。
(1)vlookupで呼び出すキーナンバーを入れるために、A列に1列追加してください。
(2)データが入る行のA列セルには、順に1,2,3,・・・というようにキーになるナンバーを入力してください（vlookup関数で使用します。支店別の最大データ数を満足する行数分だけ用意します）。
(3)データが表示されるセルに次のように式を入れてください。
　例：支店名を取り出す場合(B4セルに入れた式）
　　=IF(ISERROR(VLOOKUP($A4,シートA!$A$2:$G$20,2,FALSE)),"",VLOOKUP($A4,シートA!$A$2:$G$20,2,FALSE))
　$A4　はキーナンバーです。シートAとシートBで同じキーナンバーの行が拾われます。
　$A$2:$G$20　はシートAのデータのセル範囲です。
　2　はデータの何列目かの数字です。
　FALSE　を指定して該当以外拾わないようにします。
　iserror関数は、シートAのキーナンバー最大を超えたとき、#NUM エラーが発生するのを空白("")表示に変えるための処理です。
(4)（３）の式を同じ行の他のセルにコピペして、式中の 2 の部分を該当する列の数字に変えます。これで1件分が表示されるはずです。
(5)(4)の1行をコピペして必要な行数分に展開します。

基本的には、これでシートAのB1セルを次々替えるとシートBに1支店分ずつ書類が出来ますので、支店名を変えながら次々印刷すればOKです。

支店名を入れ替えるのを簡便にするには、
(1)シートAのB1に置いてあるキーになる支店名をシートBへ移動する。→切り取り・貼り付けで数式は着いてくるはずです。印刷の際、シート切り替えが不要になる。
(2)支店名の入力を簡略化するには、シートBのたとえばAA列にでも支店名一覧表を作り、入力規則の「リスト」にして数式として、=AA1:AA100 のようにセットすると、ドロップダウンリストからの選択式に変えられます。

お礼

ありがとうございます！
すでに問題は解決したのですが、教えて頂いた方法をゆっくり検討したいと思います！！

回答No.3

imogasi

エクセルは基本はリスト形式のデータを作ります。たまにそのデータで、かつエクセルの範囲内（関数ぐらいしか念頭にない人）で、各社あて請求書のような、単票形式でフォーマットをシート上に作成し、次々対象の全社分印刷したいということを思う人が居る。
私も過去に何回か回答している。
Ｇｏｏｇｌｅで「imogasi 請求書」で照会すれば、それらのいくつかが出てくると思う。
ーー
ＶＢＡを極力使わない（ＰｒｉｎｔＯｕｔ部分は避けられないが）初心者的な人を念頭に置いているものである。
ーー
本当は
Ａ．アクセスを使って
Ｂ．ワードの差込印刷（と連携）で
Ｃ．ＶＢＡを駆使して（といってもそんなにむつかしいものではないが）
やるべきと思うが、意識だけ進んでいる質問者が居るので。
Ｂなどはお奨めなんだが、それなりに学習がいる。
所詮おもちゃのようなもので、金があればプロに特注すべき問題でしょう。
間違いなどが起こると、結局作った人の責任になりますよ。
トップ（ちゅうしょうきぎょうなら社長か専務）の公認で無いと、ワシは知らなかった、勝手にしやがって、ということになりかねない。
ーー
エクセルを使う方法は
入力チェック
入力されたデータや式などの保護
機密対策
バックアップ
障害対策
場合によっては、メンテ（よくあるのは毎年変えるべき、カレンダーの祝日など）
引継ぎ
などを、十分に、エクセルは念頭に置かれた（機能がある）ソフトではない。
ーー
質問者は質問の書き振りからして、論点を整理する能力（経験とともに増す)がまだ十分でなく、時期尚早かなという感じ。
まずデータを整える段階までに、良い楽な方法が無いのか考えたら。
私は会社などの仕事がらみは、ＶＢＡが出来ないとスムーズには難しいというのが持論。

回答No.1

mu2011

「フィルタオプションの設定」を使用して別シート抽出が可能ですが如何でしょうか。
操作手順については、添付ＵＲＬを参考にしてみて下さい。

又、操作手順をマクロ記録することで操作も簡単になると思います。

参考URL：

http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Excel/filter3.htm

お礼

回答ありがとうございました。
実はデーターを『抽出』したいのではないんです。

抽出して、なんとかする方法も考えましたが、それなら、支店の数100以上、抽出→印刷→解除→抽出
を、繰り返さないといけなくなるのではないかと思いました。

何かを抽出するのではなく、『各支店のデータごとに、印刷しなさい』という指示を出したいのです。