メール添付のExcelファイルは圧縮が必須ですか？

質問

同窓会の幹事をしている友人からの相談です。名簿と規約の
最新版をExcelで作成したので近日中にメールに添付して送
りますと予告したら一人の会員から「そのファイルは圧縮し
て送るのが常識だ」と言われたそうで困惑しています。
ファイルの量はA４用紙４枚程度のものです。本当に圧縮す
るのが常識なのでしょうか？

回答No.2

LancerVII · ベストアンサー

こんにちは。

メールに添付するファイルを圧縮することは容量を減らすことがメインと思われがちですが、文字化け等を防いだりセキュリティの考慮であったりします。
(メールは送受信の際にテキストデータでやり取りします)

名前等の個人情報が入ってるファイルはパスワード付きの圧縮ファイルにして送ったりします。
(うちの社内規則では添付ファイルについてはパスワード付きの圧縮ファイルにするとなっています。容量関係無しです)

常識か？となると難しいところもありますが、一般的になってきていると思います。

お礼

ご丁寧なアドバイスありがとうございます。
圧縮することは単に容量を減らすだけが目的
と思っていました。文字化け防止の効果もあ
るのですね。友人に伝えておきます。

回答No.6

keithin

そうですね，今日では通信速度も上がり，普通に皆さんが使っているメールボックスの容量（と添付ファイルのサイズ制限）も少しは大きくなっている場合が多いと思いますので，昔ほど必須とされる事は減ってきているとは思います。

でも，あなたご自身も「Ａ４数枚」という状況だけで，実際にいったいどんだけの容量の添付になるのか確認されたわけではないだろうと思います。

ただ大きいよりは小さいに越したことはないのは事実ですし，少なくとも圧縮して送るという方法があるという知識自体は常識と考えて，その上でこのぐらいのサイズであればそのまま送っても大丈夫と自己責任で判断して（つまり「こんなでかいのを圧縮もしないで送るのは非常識だ」と判断基準が違うヒトからクレームされる場合もあるというのをキチンと覚悟した上で）送るのはありだという程度と思います。

もしもそういう判断が自分では出来ないと考えるのでしたら，それは「やらなくてイイ理由」にはなりませんしご質問で書かれたようなご意見が寄せられたのも一つの事実なのですから，素直に意見を聞いて圧縮して送るのも良い方法という事になります。

まぁ，例えば５００ＫＢを超えるような添付ファイルを詰めていきなり送られてきたら，やっぱり少々違和感があるのは確かですね。頑張って作ったんですぐ見て欲しいといきなり送りつけるんじゃなく，一定の配慮は欲しいなという所じゃないでしょうか。

お礼

ご丁寧なアドバイスありがとうございます。
おっしゃっていただいた内容を友人に伝え
ますが、友人が言うことでは圧縮で送ると
それをうまく処理できない人もいるのでそ
こが悩ましいとのことでした。

回答No.5

Willyt

ブロードバンドが普及した昨今では四枚程度のファイルが添付されたメールを読み込むのにそんなに時間がかかるものではなく、ファイルを圧縮する必要は殆どなくなって来ました。しかし、数年前までは大きなファイルを添付されるとダウンロードに長い時間がかかるので相手の負担を軽減するために圧縮するのが常識でした。そしてその感覚を未だ引き摺っている人が沢山残っていますから、圧縮して送った方が無難でしょう。つまらぬことにとんがって軋轢を起こすよりその方が賢いやり方だということですよ(^_-)

お礼

ご丁寧なアドバイスありがとうございます。
同窓会のメンバーには色々な考えを持つ人
もいるのでつまらぬことでトラブルを起こ
さないよう助言しておきます。

回答No.4

violet430

ファイルの形式が問題になる場合は圧縮しないと駄目ですが、容量だけの問題なら、実際の容量で考えるできです。一般的に言って、1MBを超える場合は圧縮すべきでしょうね。そして圧縮しても1MBを超える場合は分割して送信するか、オンラインストレージサービスを利用して送るべきでしょう。

お礼

ご丁寧なアドバイスありがとうございます。
教えていただいたオンラインストレージサ
ービスなども使いたいのですが、友人のス
キルでは難しいようなのです。

回答No.3

kouji_124

今は、失われつつありますが、添付ファイルは圧縮して送るのが常識と考えます。

特に、昔からパソコンをやっている方はその考えかたが根強いと思います。

今の様にブロードバンドが当たり前の世の中では圧縮しても、圧縮しなくても受信する時間にさほど違いは無いでしょうが、モデムを使っていた時代には大きな違いがありました。

また、マイクロソフトのWordやEXCELのファイルは圧縮せずに添付した場合にファイルが破損する事があり注意が必要です。

編集する必要の無いファイルであれば、PDFにして送る方が良いかと思います。
無償のPDF変換ソフトもありますので活用してみてください。

私が使っているのはこちら
http://www.cube-soft.jp/cubepdf/

PDFファイルやLZH等で圧縮したファイルとEXCELファイルの大きさを比べれば、ファイルの大きさの違いを実感できると思います。

お礼

ご丁寧なアドバイスありがとうございます。
他の方にもお伝えしたのですが、ファイルを
受け取る会員のパソコンスキルも色々で圧縮
されたファイルの扱いに困ることも予測しな
ければならないようです。大勢の人に一律に
送ることの難しさを実感しているようです。

回答No.1

aokii

圧縮するのが常識かどうかは、ファイルの容量しだいでしょう。
圧縮して容量が半分以下に減る場合は、1ＭＢ以上は圧縮してあげましょう。
A４用紙４枚程度のものでも記載内容によっては1ＭＢ以上のものがあります。

お礼

ご丁寧なアドバイスありがとうございます。
「1ＭＢ以上は圧縮」のことを友人に伝えて
おきます。