Word 差し込み印刷 配置について

質問

Excelの400件ほどの住所録データをWord差し込み印刷を利用してラベルの作成を
頼まれて困っています。

そのExcelのデーターは「郵便番号」、「住所」、会社名」とセルが分割されてなく
１つのセルに、「郵便番号　住所　会社名」が書かれているため、
取り込んだデータの配置を1つずつ自分でエンターキーを押して整列しなおすよう、言われました。

そこでエンターキーを押して地道に整列しなおしていたのですが、
一度保存して再び開くと、また元の状態（取り込んだ時の整列されていない）に
戻ってしまいます。
（開く際、『データーベースからの文書が挿入されます。続行しますか？』→はい　の場合）

『データーベースからの文書が挿入されます。続行しますか？』→いいえを選択すると
配置は整列後の書式になっていますが、なぜか2ページ目以降のラベルの住所が表示されません。

2ページ目以降のラベルの住所を表示するにはどうしたらよいでしょうか？
ご教示よろしくお願いいたします。

回答No.1

KURUMITO · ベストアンサー

エクセルでのデータを郵便番号、住所、会社名とそれぞれ別の列に振り分けることが一番でしょう。
それには例えばA列の各セルに郵便番号、住所、会社名があるとしてそれぞれの項目が空白で区切られているのでしたらA列を選択してからA列を選択してからエクセル2010では「データ」タブの「区切り位置」を選択してから表示の画面で「スペースによって…」にチェックをして「次へ」さらに「完了」と進むことでそれぞれのデータがA列からC列まで分割されて表示されます。
その後にワードでの差し込み印刷をするようにします。
A列でのデータが空白で区切られていない場合には空白を入力するようにします。

お礼

早急にご回答いただきありがとうございました。
データを確認したところ、スペースで区切られていたのでご教示いただいた方法で
取り込むことができました。
区切らずに取り込むよりはるかに手間をかけずに作業が進みました。

回答No.3

chonami

>そのExcelのデーターは「郵便番号」、「住所」、会社名」とセルが分割されてなく
>１つのセルに、「郵便番号　住所　会社名」が書かれているため、

…最悪のデータですね。

基本的には既回答のエクセル側でデータを区切っておくのが最良かと思われますが、どうしてもWord側でとなれば、置換してみては？

郵便番号や住所がスペースで区切られている場合ですが

Ctrl+Hで置換画面を出し、検索する文字列にスペースを、置換後の文字列に「^13」と入れます。

（^13は改行（エンターを押した状態）を表す記号です。）

これで、スペースがエンターに置換されます。

一度に入っているスペースの数によっては上手くいかないかもしれませんが、こちらでは問題のデータの中身がわかりませんので悪しからず。

また、今後差し込み印刷（に限らずですが）の質問をされる場合は必ずバージョンを記載される事をおススメします。

お礼

ご回答ありがとうございました。
置換後の文字列に「^13」でスペースがエンターに置換…便利な知識ですね。ありがとうございます。
皆さんおっしゃるようにエクセルで区切ってから！取り込みをしました。

回答No.2

cider4

＞そのExcelのデーターは「郵便番号」、「住所」、会社名」とセルが分割されてなく
＞１つのセルに、「郵便番号　住所　会社名」が書かれているため、

そのようなデータは扱ったことが無いのですが、うまくフィールドを挿入できれば問題ないですが、あらかじめExcel側で、コピーしA1のセルに貼りつけ、データ→区切り位置で各セルに入れなおしたらいかがでしょうか。
（バージョンによりますが差し込むシートは一番左においてください。）

＞2ページ目以降のラベルの住所を表示するにはどうしたらよいでしょうか？

差し込み印刷の完了をし、「ラベルの編集」に進み範囲をすべてにすると表示されます。

お礼

ご回答ありがとうございました。
差し込み印刷の完了をし、「新規文書への差し込み」→「レコードの差し込み　すべて」を選択したら
文字列が保存されて編集ができるようになりました。