このグラフ、どうにか効率良くなりませんか！？

質問

【Aのフォルダ】
その日出勤した30名ほどの名前と、その人の売上数（日報）
※縦に名前（プルダウン形式）横に売上の項目のみ。

【Bのフォルダ】
一ヶ月の全員（50名ほど）の売上数（月報）
※縦に全員の名前、横に1～31日の日付。

これを毎日、ABそれぞれ別々に記入しています・・。
効率良い方法はないでしょうか？

ちなみに、フォルダが別々だと
関数は使えないんですよね？？

回答No.6

rukuku · ベストアンサー

こんばんは

＞これを毎日、ABそれぞれ別々に記入しています・・。
私の一番嫌いなことです。
こんなことで日々時間をつぶすよりも、楽をするための努力をします。

と前置きはさておき、
基本的には同じ内容のデータを２度入力せず、１度ですませたい物です。

私だったら、日々の入力は
日付　氏名　売上げ
とします。
あとは、Excelには「ピボットテーブル」という非常に優れた機能があるので、それを利用します。

あまり期間が長くなるとコンピュータの計算に時間がかかるようになりますが、５０人×１ヶ月で１つのブックにまとめるくらいならば、コンピュータの性能にもよりますが、おそらく１分は十分すぎるくらいで集計が完了するはずです。（“お湯をかけて３分間”のカップ麺よりはやい！）

キーワードの「ピボットテーブル」ですが、最初に概念を理解するまでは大変かもしれませんが、難しい操作をする必要はないので、慣れてしまえば簡単です。
p(^^)q

お礼

すごい！ピポットテーブル機能知りませんでした～！すぐ検索して見てみたのですが、これだと日別・月別が簡単に管理できそうです！
探し求めていたご回答有難うございました。スッキリしました＾＾

回答No.5

imogasi

>フォルダなんです
なんていっているようでは、この課題を考える状態じゃない。
エクセルのデータはドライブ、フォルダ、ファイル（ブック）、シート、セル（行、列）が決まったところに、絶対に存在するもの。
名前は勝手にフォルダとつけたり言い合っていても、ブック、シート、セルを具体的に言うのが、データあり場所の表現です。
例データ
（A）あるフォルダの有るブックのあるシートに
2009/6/5
氏名 売上
山田 10
井上 30
岡田 15
・・・
の場合、山田と10を入れたら、
（B)別フォルダの有るブックのあるシートで
氏名 2009/6/1 2009/6/2 2009/6/3 2009/6/4 2009/6/5　・・・
山田
井上
岡田
・・
で2009/6/5の列の山田行の交差するセルに自動的に10が転記（参照）出来ないか
と言うことだと思う。違っているかもしれないが、こういう風に
具体的に質問例を書いて、質問できないのか。
ーーーー
エクセルの関数は（A)から（B)の山田行・6/5列にデータを投げるイメージ（素人が持ちやすいイメージ）の実現が難しい（はっきり言って無い）。VBAのプログラムなら、そういうイメージのことをコードで実現する。
ーー
エクセルの関数では、（B)の山田行・6/5列で交叉したセルに、式「=データの有る番地」
という式の書き方をしないとならない。
しかし山田や6/5は、セルのあり場所によって、決まっていないから（B）において、式を入れるセルの列の第1行、行の第１列から取る。
山田や日付が取れた（決まった）としても、
（A）では山田や6/5がどこにあるかは、エクセル関数で割り出さないといけない。（人間が見て「あそこ」と言うのは役立たない）
それにはMATCH関数を使い、縦（名前列）横（日付セル。（A）ではA1セル）を見る（探す）。
難しいのは、日付ことに（A）のタイプにシートは別シートになっているのだろう(注）が、関数でシートのA1セルにある日付を全シート探し、このシートにその日付が在った、という検索は難しい。VBAなどプログラムならできる可能性が有る。(注）そのシートが同じブックに有るかどうかも質問に書いてない。
ーーー
エクセル関数の決定的に便利なところは、式の複写という機能で、愛器を１つあるセルに入れて複写すると、全セルの式が正しく変化することである。しかしシートが別になるとこの機能は働かない。ここが致命的に困ることです。＝Sheet1！A1のSheet1の１の部分は２，３，４には式の複写で変化させられない。=売上1!A1の１の部分も同じ。
フォルダが別々だと、関数は使えないんですよね？
他ブックの参照は出来る。
http://www.excel-jiten.net/formula/ref_other_books.html　の
直接数式を入力する、を見よ。ブック名以外がドライブ、フォルダ
でしょう。だから質問者が言っていることは正しくない。
＝＝＝
結局、エクセル関数を利用と言うことだけからすると、データ設計（フォルダ、ブック、シートをどこにどうするか）の失敗だろうと思う。何か処理をする段になると、複雑になりすぎて、難しい。
保管に参考として、シート・ブック名の変化はINDIRECT関数でやる場合がある。
過去にはシート名を日付にしたりする質問例があったが、それでも難しい。
＝＝＝
以上読んで、何を言っているか判らないようでは、今この課題に手をつけるレベルではないと思う。

お礼

参考URLまで添付してくださり有難うございました。
仰るとおりです。
URLお気に入りに追加しました。勉強します。時間を割いていただき有難うございました。

回答No.4

ASIMOV

たぶん、「フォルダ」は「ブック」の事だと思います
（「グラフ」も「表」の間違いだと．．）

入力を一度で済ます方法ですが

Ａのブックの作り方をちょっと変更します
名前の列をＢのブックを同じにします
（５０人分の名前をあらかじめ入れておく、順番も同じにする）

そして、出勤した人の分だけ売上数を記入します
終わったら、Ｂのブックも立ち上げて、入力したデーターをコピーしてＢのブックの該当日に貼り付けます
Ａのブックは売上数の列にオートフィルターを設定しておき
「空白以外セル」で出勤していない人を非表示にします

お礼

はい。グラフは表のことです。
＞終わったら、Ｂのブックも立ち上げて、入力したデーターをコピーしてＢのブックの該当日に貼り付けます
Ａのブックは売上数の列にオートフィルターを設定しておき
「空白以外セル」で出勤していない人を非表示にします
なるほど！！そんな方法もあるのですね！
昨日散々考えたのに全く思いもつきませんでした。
早速やってみます！助かりました、有難うございました☆

回答No.3

fujillin

＞日報のフォルダは一日の終わりにプリントアウトし、その後消去
消去しなくてはならない積極的な理由があるのでしょうか。（例えば隠滅）

＞明日また使うため
だけであるなら、消去しなくてもよさそうな気がします。
消去するとデータの参照などが利用できないので、実現方法がかなり限定されてきます。

＞ちなみに、フォルダが別々だと
＞関数は使えないんですよね？？
ディレクトリが別でもブック間の値の参照などは可能です。
ただし、ご質問文にあるように「毎日消去」されるのでは、参照すべき値がなくなる（又は書き換わる）ので、単純な参照設定をしたところで、うまくいかないでしょう。

基本的には、同じデータを2箇所に入力するのが面倒なので、1箇所ですませたいということだと思いますが。

例えば・・・
日報のデータ（ソフト名が不明ですが、多分、エクセルかなにかで、フォルダではなくシートに記入されているものと仮定しますが）、縦に名前、横に（その日の）売り上げ欄が並んでいるのを、毎日消去するかわりに、非表示にしてゆけば、みかけは同じものがそのまま、月報になります。

日報と月報のデータを別に作成しても、データを連動させる方法もあると思いますが、ご質問文からは正確な状況等が読み取れませんので、具体的な回答ができません。
（実は、上の例が意味する内容でも、正しく通じるのか不安なところです）

お礼

隠滅ではありません。私の聞き間違いだったのですが、すみません、訂正します。
Aフォルダの中に1～31までのファイルがあり、それが1日～31日までの日報みたいでした。（エクセルシート）
Bフォルダの中には1つだけのファイル（月報）です。
面倒くさいしもっと効率良い方法があるはずだという友人の力になりたくこちらで質問させていただきました。
私も上手く質問できないので、せっかく質問を読んでいただいたのにすみませんでした。有難うございます。

回答No.2

nattocurry

＞＞シートでもブック(ファイル)でもなく、フォルダなんですか？
＞フォルダなんです。

？？？
フォルダにデータが書いてあるんですか？

ブックのある場所が別なフォルダなだけで、データはシートのセルに記入しているんですよね？

フォルダ名やブック名は、日ごと／月ごとに変わるのですか？

＞＞レイアウトはどのようにしていますか？
＞※で書いた通りなんですが、

画面をキャプチャしてその画像を載せるなり、テキストで簡易的な図を書くなり、具体的なレイアウトを書いてもらわないことには、こちらも具体的な説明は出来ず、「そのセルを参照する計算式を使えばよい」という抽象的な回答しか出来ませんよ。

用紙のサイズなんてどうでも良いです。

＞私的には、関数を使い、Aの表の6/10付に○○さん売上数（例えば10）を入力するとBの表の○○さんの部分に10とでる、、、ようにしたいんです。

Bの○○さんの売り上げ数を入力するセルに「=」と入力したら、その状態のまま、Aの○○さんの売り上げ数を入力するセルをクリックすると、そのあとBには触らないで、Bの○○さんの売り上げ数を入力するセルに、Aの○○さんの売り上げ数を入力するセルの参照式が入力されます。
　# 具体的なレイアウトの説明が無いと、こんな回答になってしまいます。

お礼

すみません。このカテで質問したのが初めてで質問の仕方が分っていませんでした。
フォルダと言ったのは、とりあえず「ファイルが別々のフォルダに収まっている」と伝えたかったんです。
データはエクセルシートのセルに記入しています。
レイアウトですが、実は手元にないのです。昨日、友人からこの相談を受け私が勝手にこちらで質問させていただきました。
時間を割いていただき有難うございました。

回答No.1

nattocurry

シートでもブック(ファイル)でもなく、フォルダなんですか？
ブックとシートの関係はどうなっていますか？

シートのレイアウトはどのようにしていますか？

この質問内容だと漠然としすぎていて、すぐには適切な回答を得られないと思いますよ。

お礼

＞シートでもブック(ファイル)でもなく、フォルダなんですか？
フォルダなんです。

日報のフォルダは一日の終わりにプリントアウトし、その後消去（明日また使うため）するのですが、
月報のデータは残したいそうで、シートやファイルには出来ない（余計分り難くなる）とのことです。

＞レイアウトはどのようにしていますか？
※で書いた通りなんですが、、、とても簡単な表なのでこれ以上説明しようがないです、、
Aの表がA4サイズ縦でBの表はA4サイズ横です。
サイズの変更は可能です。絶対フォルダにしておかないとダメ！な理由はないと思うのですが。。

私的には、関数を使い、Aの表の6/10付に○○さん売上数（例えば10）を入力するとBの表の○○さんの部分に10とでる、、、ようにしたいんです。
現在は、Aの表の6/10○○さん（名前はプルダウンで選ぶ）売上10、
□□さん売上50、、、と言うふうに書きます。
Bの表（名前はずべて記入されてある）6/10○○さん10、□□さん50、、といってみれば同じ事を二度やります。

分かり難い点があれば補足したいので、宜しくお願いします。