顧客や商品にコードをつけたいのですが・・・

質問

会社で売上管理ソフトを導入しようとしています。
そこで顧客や商品にコードをふりたいと思っているのですが、どのような基準でコード化すればいいのか悩んでいます。

業種は一応建設業になるのですが、設備のメンテナンスを中心にした会社で部品の種類があるといえばあるし、ないといえばないと思います。

気をつけることとかどんな風に考えたらいいとか、なんでも結構ですのでどなたかアドバイスをしていただけませんか？
よろしくお願いいたします。

回答No.4

noname#140971

Q、どうなのでしょう？？？

＞請求書を発行する人が半角全角、スペース等など好き勝手にうっていた・・・

これは、ソフト側で対策しておくべきだったことだと思います。
いわば、エクセルの請求書発行システムの不備です。
商用ソフトの多くは、多少の差はあれ、折り込んで作られていると推察します。

採番の手間隙を残すよりも、導入ソフトにマッチしたやり方が一番。
そういう意味では、検討すべきは導入ソフトとの親和性かと思います。

回答No.3

kokorone

例で言いますと、
※顧客コード
年度情報を顧客コードに付加した場合、年度初めに、前年度データから、今年度データへの移行作業が発生します。
年度情報を顧客コードに付加しない場合、年度単位での検索ができなく
なります。

※商品コード
部品の大分類・中分類・小分類情報を商品コードに付加する場合、システムでは、分類を判断できないため、新規登録時に、オペレータがコードを採番する必要がある。

こんなところでしょうか？

※検索条件にコードを使うっていうのは、一般的なシステムには不向きかもしれませんね。（名称でのあいまい検索などを利用）
専門分野のシステムでは、商品そのものがコード化されているケースも
あるので、コード化することで、管理面でメリットがあるかもしれませんね。

お礼

たびたびのアドバイス、恐れ入ります。

顧客コードに関してはほかのソフトで使用しているものがあり、それとの関連をどうしようかと思っていました。参考にさせていただきます。

特に商品コードは今まで社内的に何も考えたことがなかったので参考になりました。
どちらにしても社内で「何をどのように使うか」というルールをはっきりさせておかないといけないですね。
ありがとうございました。

回答No.2

kokorone

顧客のコード化について
桁数：現状把握している件数を収集。年間新規登録数の概算を把握。
オーバーフローしない範囲で、桁数を設定。
有意コードとするか、無意コードとするか。
顧客を年度管理したいのならば、年度情報をコードに付加する。
但し、年度単位で、データの移行操作が必要。
顧客を営業所単位で、管理したいのであれば、営業所情報をコードに付加する。

部品のコード化について。
桁数：顧客コード化と同様。
有意コードとするか、無意コードとするか。
部品の大分類・中分類・小分類に区別するか、しないか

等々、コード化に際しては、様々なやり方がありますね。

ちなみに私は、ソフトウェアの設計業務に従事しております。

補足

専門的なアドバイスありがとうございました。(*＾_^*)
よくわからなかったのですが、少し整理がつきました。

ド素人なのでもう少し詳しく説明していただくとうれしいのですが、有意コードと無意コードのメリット・デメリットなどはどのように違うのでしょうか？

回答No.1

noname#140971

コード化という発想は旧いし無用だと思います。

１９９６年に、私が開発した「販売管理ソフト」ですが、顧客コードも商品コードもありません。
顧客の検索は、[読み]で行う仕組みです。
商品の検索は、[検索スペル](ほぼ、[商品名]と同じ）で行う仕組みです。
顧客コードも商品コードでの検索が標準と思っていたユーザは猛反発。
が、１ヶ月もすれば、「なんでコード表一覧を片手に作業していたんだろう。今思えば馬鹿らしい」との声。

多分、今の販売管理ソフトの多くが、こういう非コード検索タイプじゃないでしょうか？

補足

早速の回答ありがとうございます。
たぶん導入しようとしているソフトはおっしゃるような非コード検索タイプだと思います。

ただ、今までエクセルで請求書発行できるようなものをVBAを組んで使っておりましたが、請求書を発行する人が半角全角、スペース等など好き勝手にうって作っていたため、後で検索するのも大変になっています。
そのためにコードを振っておくのがいいのかなと思っています。

導入しようとしているソフトもコードがなくてもいいそうなのですが、今までのことがあるのできちんと整理して今後使っていったほうがいいと思っているのですが・・・

どうなのでしょう？？？