エクセルでのデータチェック

質問

専門用語が全く分からないので今抱えている問題をそのまま書いてみますので宜しくお願い致します。

ＡさんとＢさんは違う部署です。それぞれが新入社員が入る度にエクセルでデータ入力してます。入力内容は（例えば）名前・身長・体重・年齢といったものです。月末にＡさんがＢさんからデータを送信してもらって相違ないかどうかチェックします。

打ち出したものをしらみつぶしにマーカーでチェックしてますが、エクセルで何か良いチェック方法はないでしょうか？ちなみにアクセスの使用は考えていません。
諸事情がありまして違う部署で同じものを入力するのが問題・・・という点は無視お願いします。
宜しくお願いします。

回答No.1

popesyu · ベストアンサー

>諸事情がありまして違う部署で同じものを入力するのが問題
いやこれはまぁ別に良いんじゃないんですかね。二人で同じデータを別々に入力して、チェックすれば二人とも同じ箇所でミスをする確率なんてのは早々有り得ないわけですから、相違があるデータがあればそれだけまた原本を確認しなおすという方針はアリだと思います。一人が全て入力して、もう一人がそれを総チェックするというシステムよりはミスが少なそうです（手間は多少かかりますが）。

で簡単に検証するなら、同じフォーマットを使っているなら単純に二つのブックを開いて、IF計算式で同じセル同士を比較して同じ値が入っているかどうかをチェックするだけで済むんじゃないかと思いますが。
AさんとBさんの入力している値が違うというのがひと目で分かればそれで十分でしょう。
フォーマットが微妙に違う（入力や列の順番）ということならLookUP関数を使って少し複雑な式にすればよいだけ（一個式をつくれば後は全てコピーすればすむので手間はさほどでもないですし）。
これが毎月毎月全く同じ作業として発生するということなら、ちょっとVBAを触れる人間に組んでもらえばよいかと。慣れた人なら２時間ぐらいで作ってくれるでしょう。

お礼

ありがとうございました。

回答No.4

imogasi

（レポート程度のものを除き）仕事でエクセルを使うにはVBAを使わないと十分できないと思っているものです。
しかしVBAなんて経験無いのでしょうね。
ーー
なんか、システム担当部署が十分機能せず、末端でもがいているという気がします。
ーー
まあ関数利用ぐらいしかないでしょうね。
それもVLOOKUP関数のFALSE型の利用です。
シートの構成は
原データ部（列）｜関数式を入れる部分（列）
の構成にします。
そしてこのシートは、テンプレート（雛形）的に、原データ部（列）は白紙にして原本として、とっておきます。
毎月この雛形シートをコピーして使います。
原データ部（列）はBさんからのデータをコピーして貼り付けます。
関数式を入れる（た）部分に、AさんとBさん間でデータ相違があれば、サインの文字（下記例ではｘ）をその項目列の該当セルに出します。そういう仕組みです。
ーー
さて雛形に、式をどう入れるかですが
Aさんの作ったデータを検索表として使います。
このデータは検索キーは名前としますと、名前はA列にあること。
そしてBさんのでーたに付いて、名前で検索します。
=VLOOKUP(A1,Aさん!$A$1:$H$100,2,FALSE)
でAさんシートで、「Bさんシートと同じ名の行の名前の右列（２）（例身長）の項目」が取れます。
とっただけでは比較で無いので、
＝IF（Bさんの身長セル番地=VLOOKUP(A1,Aさん!$A$1:$H$100,2,FALSE)
,"","ｘ")と入れます。
社員数を１００は越えないと、仮定する場合の例です。
後は下方向に式を複写します。
隣列の場合は体重について
＝IF（Bさんの体重セル番地=VLOOKUP(A1,Aさん!$A$1:$H$100,3,FALSE)
,"","ｘ")
とVLOOKUPの第３引数を１だけカウントアップさせます。
ーー
実際模擬例でテストしていないので、記述ミスがあるかもしれませんがよろしく。
まずWEBで「エクセル　VLOOKUP」で照会し、非常に多い中から、良さそうなものを印刷し、じっくり呼んで考えてください。
別シートの検索表の参照・記述方法も上に述べたが、勉強のこと。
シートに式がびっしり埋まりますので、エクセルの動作はどうなるか
心配な点はあります。

お礼

ありがとうございました。

回答No.3

ka_na_de

ファイルの比較ですね。

過去の質問を検索すれば、いろいろと出てくると思います。
過去３ヶ月にもあった気がします。

データフォーマットが全く同じという前提ですが、
以下の方法はどうでしょうか？
条件付書式です。

１）Bさんのデータ範囲を選択しコピー
　　選択方法１：A1を選択し、「Ctrl」＋「Shift」＋「→」「↓」
　　選択方法２：「Ctrl」＋「G」
　　　　　　　　「セル選択」を押して「アクティブセル領域」にチェックして「OK」
　　などなど　（手動でドラッグしても良いです）
２）AさんのシートのAA１セルを選択し「貼り付け」
３）Aさんのシートの　元のAさんのデータを選択
　　方法は、１）と同様でも良いし、手動でドラッグで選択でもOK
４）「書式」→「条件付き書式」を選択
　　「数式が」「=A1<>AA1」と入力し、「書式」ボタンを押して
　　パターンの色を赤に設定し「OK」「OK」　

これで、異なる値のセルが赤で表示されるはずです。

もちろん、元のデータがAA列より大きい場合は、
もっと右の余白列に貼り付けてください。

お礼

ありがとうございました。

回答No.2

bin-chan

１）Ａさんの入力とＢさんと入力の結果を比較するシートを作成（同じブックの方が都合が良い）
２）比較結果の「名前」に式として以下を設定
=[Ａさんの入力の「名前」のセル]=[Ｂさんの入力の「名前」のセル]
３）以下、比較結果の「身長」「体重」「年齢」にも同様な式を設定

まったく同一であれば True が、何か相違があれば False が表示されます。
※ただし余分なスペースなどがあっても「相違」となります。

あとは「比較結果」にオートフィルターでも付けて　False を洗い出す、でいかがでしょうか？

お礼

ありがとうございました。