Access データの年度更新について

質問

いつも大変お世話なっております。Accessを始めて2週間の初心者です。
今、テーブルにレコードを追加していき、下記のような処理を行いたいのですが
どのように構築したらいいのかわかりません。質問の仕方もうまくないので恐縮です。
どのようにというのは、例えばクエリの作り方もそうですし、クエリのためのテーブルを
作らなければ実現できない・・等、イメージが沸きません。

社員コード（社員CD）と資格名の過去の履歴のテーブル（TBL_資格期間一覧）があります。
社員No（社員数）は数百、また資格名の過去履歴は各社員によって異なるのでレコード数
は個々に異なります。

社員CD　　　期間開始　　　期間終了　　　資格名
001234　　　2004/07/01　　2008/03/31　　　S4
001234　　　2009/04/01　　2016/03/31　　　S3
001234　　　2016/04/01　　2017/03/31　　　S2
056789　　　2010/04/01　　2012/03/31　　　T6
056789　　　2012/04/01　　2014/03/31　　　T5
056789　　　2014/04/01　　2015/03/31　　　T4
056789　　　2015/04/01　　2017/03/31　　　T3
　　・　　　　　　　　・　　　　　　　　・　　　　　　　・

次年度、001234さんはS2からS1に昇格した場合
001234　　　2017/04/01　　2018/03/31　　　S1
が追加される。
次年度、056789さんはT3のまま変わらない場合
期間終了フィールドが次年度末に更新され、2018/3/31になる。

結果、TBL_資格期間一覧を下記のようにしたいと思っています。

社員CD　　　期間開始　　　期間終了　　　資格名
001234　　　2004/07/01　　2008/03/31　　　S4
001234　　　2009/04/01　　2016/03/31　　　S3
001234　　　2016/04/01　　2017/03/31　　　S2
056789　　　2010/04/01　　2012/03/31　　　T6
056789　　　2012/04/01　　2014/03/31　　　T5
056789　　　2014/04/01　　2015/03/31　　　T4
056789　　　2015/04/01　　2018/03/31　　　T3　　　←更新される　
001234　　　2017/04/01　　2018/03/31　　　S1　　　←追加される
　　・　　　　　　　　・　　　　　　　　・　　　　　　　・
TBL_資格期間一覧を開いて、全社員分をマニュアルで日付を入力していく、レコードを追加
していくといった工数をかけられないので、
(1)資格変更のない社員は、自動で更新される
(2)資格変更のある社員は、TBL_資格変更　に社員CDと資格名を入れることで　レコードが
　追加される
といった処理をさせたいと思っています。

お力添えいただけないでしょうか？
宜しくお願い致します。

回答No.1

chayamati

問題点を把握しきれませんので、回答じゃありません。

1.テーブルにレコードを追加していき
_テーブルはどのようなものを想定してますか
_社員テーブル（ID、社員名、社員CD、）
_資格テーブル（ID、資格名、）
_資格履歴テーブル(資格取得日、社員ID、資格ID、資格ランク）
__ 重複登録を避けるため 資格取得日、社員ID、資格ID、資格ランクの4フィールドに主キー定義
_最新資格テーブル(資格取得日、社員ID、資格ID、資格ランク）
__社員ID、資格IDの2フィールドに主キー設定

2.どのように構築したらいいのかわかりません。
どのようにというのは、例えばクエリの作り方もそうですし、クエリのためのテーブルを
作らなければ実現できない・・等、イメージが沸きません。
_先ずテーブルの構築から始めます。

3.社員コード（社員CD）と資格名の過去の履歴のテーブル（TBL_資格期間一覧）があります。
社員No（社員数）は数百、また資格名の過去履歴は各社員によって異なるのでレコード数
_資格ですよね、役職のような気がしますが。
_資格は普通期間開始ではなく取得日ではないでしょうか
_また資格は多くの場合取得すると永久不滅では…期間終了は意味がない

社員CD　　　期間開始　　　期間終了　　　資格名
001234　　　2004/07/01　　2008/03/31　　　S4
001234　　　2009/04/01　　2016/03/31　　　S3
001234　　　2016/04/01　　2017/03/31　　　S2
056789　　　2010/04/01　　2012/03/31　　　T6
056789　　　2012/04/01　　2014/03/31　　　T5
056789　　　2014/04/01　　2015/03/31　　　T4
056789　　　2015/04/01　　2017/03/31　　　T3
　　・　　　　　　　　・　　　　　　　　・　　　　　　　・

次年度、001234さんはS2からS1に昇格した場合
001234　　　2017/04/01　　2018/03/31　　　S1
が追加される。
次年度、056789さんはT3のまま変わらない場合
期間終了フィールドが次年度末に更新され、2018/3/31になる。

結果、TBL_資格期間一覧を下記のようにしたいと思っています。

社員CD　　　期間開始　　　期間終了　　　資格名
001234　　　2004/07/01　　2008/03/31　　　S4
001234　　　2009/04/01　　2016/03/31　　　S3
001234　　　2016/04/01　　2017/03/31　　　S2
056789　　　2010/04/01　　2012/03/31　　　T6
056789　　　2012/04/01　　2014/03/31　　　T5
056789　　　2014/04/01　　2015/03/31　　　T4
056789　　　2015/04/01　　2018/03/31　　　T3　　　←更新される　
001234　　　2017/04/01　　2018/03/31　　　S1　　　←追加される
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お礼

chayamatiさん

ご回答ありがとうございます。更新クエリ、追加クエリを組み合わせ、なんとか得たい結果が出せました。資格→資格級若しくは総合職２級とか、一般に通じる表現で質問する必要があるな・・と勉強になりました。　ありがとうございました。