ACCESSで、１レコードずつPDF保存できますか

質問

ACCESS2010で初めてDBを作成しています。
DBは完成、レポートも完成したのですが、１レコードずつPDFにする方法がわかりません。
とりあえずレポートを開き、レコードを送りながら完全手作業でPDF保存しました。
これを自動で行う方法はありますか？

作成したいレポートは氏名で紐づく評価シートで、氏名マスタには個別IDも振付けています。
IDは現在60程度ですが、今後毎年増えていく予定です。
できればPDFを保存する際、氏名で保存したいのですが…

いろいろ調べましたが、応用力がないこともありどうしてもうまくいきません。
やり方ご存じの方ご教授ください。

回答No.20

naoto0216

nameを確認するときは、
nameにRS![対象者名]を代入した次の行にstopをいれて
処理がとまったら？nameで確認します。

わたしの回答では、SQL文を代入する変数として「SQL」
と書きましたが「strSQL」なんですかね。
だとしたら？strSQLで確認しないといけません。
※ようするに？変数名　です。

てか、2カ所にstopを入れる必要はないので、strSQLにSQL文が
代入された後にstopを入れて、?name、？strSQLをそれぞれ
確認してみて下さい。

お礼

指定ファイルが間違っているようですが、もう全然わからないので諦めます。いろいろ教えていただきありがとうございました。

回答No.19

naoto0216

>?nameの後には
>Microsoft Access
>と表示されましたが、
>？SQLの後には何も表示されませんでした。
>どうしてでしょうか?何か間違っていますか？

説明不足ですみません。
前の回答と同じように処理を実行した状態で確認しないと
意味がありません。
処理を実行するとstopの箇所で処理が止まるので、そこで
イミディエイトウィンドウで?nameや?SQLでEnterします。
なお、処理が止まったらF8キーで1行ずつ処理を進めることが
できます。

お礼

確認してみたところ、実行してSTOPで止まったところでは、？nameでは私用しているフォームの名前が表示されました。
？SQLと入力すると、やはり何も出てきません。
STOPは、strSQL＝…の次の行に記入しています。

回答No.18

naoto0216

VBAの画面で、表示→イミディエイトウィンドウを選択すると
画面下にイミディエイトウインドウが表示されます。
そこに?name　と入力してEnterを押すと、nameの中身が表示されます。

SQLを貼り付けた後ろにstopを書いて、そこでストップしたら
同じように?SQL　と入力してEnterを押すと、SQLの中身が表示
されます。
そのSQLをコピーして、新たにクエリを作成して、SQLビューに
貼り付けてみて、ちゃんと1名分抽出されているか確認した方が
よいかもしれません。

お礼

?nameの後には
Microsoft Access
と表示されましたが、
？SQLの後には何も表示されませんでした。
どうしてでしょうか?何か間違っていますか？

回答No.17

naoto0216

#6です。
そうですか。。
んー。。
name = RS![名前]の部分って実際のフィールド名にしてますか？
name = RS![対象者名]になるのかな？

name = RS![対象者名]の次の行にstopと書いて、処理を実行すると
ここでストップするので、その状態でnameのところにマウスの
カーソルをかざしてみて下さい。nameの中身が表示されます。
そこでちゃんと1人の対象者名が拾えているか確認してみて下さい。

お礼

確認したところ、対象者名は一人分が拾えているようです。が、できるファイルは６０名分のものが一括排出された、個人名のファイルでした。
難しいですね…
いろいろご尽力いただきありがとうございました。

回答No.16

naoto0216

これを、昨日回答したVBAの中にあるSQLの箇所に貼り付けてみて下さい。

SQL = "SELECT T_取り込みデータ.評価実施, T_取り込みデータ.SAMPLEID, T_取り込みデータ.社員番号, T_取り込みデータ.性別,"
SQL = SQL & " T_取り込みデータ.所属チーム, T_取り込みデータ.職級, T_取り込みデータ.関係, T_取り込みデータ.対象者の所属チーム,"
SQL = SQL & " T_取り込みデータ.対象者名, T_取り込みデータ.対象者の資格, T_取り込みデータ.個人No, T_取り込みデータ.評価項目A,"
SQL = SQL & " T_取り込みデータ.評価項目B, T_取り込みデータ.評価項目C, T_取り込みデータ.[評価項目D], T_取り込みデータ.[評価項目E],"
SQL = SQL & " T_取り込みデータ.評価項目F, T_取り込みデータ.評価項目G, T_取り込みデータ.評価項目H, T_取り込みデータ.評価項目I,"
SQL = SQL & " T_取り込みデータ.評価項目J, T_取り込みデータ.評価項目K, T_取り込みデータ.評価項目L, T_取り込みデータ.[評価項目M],"
SQL = SQL & " T_取り込みデータ.[評価項目N], T_取り込みデータ.評価項目O, T_取り込みデータ.評価項目P"
SQL = SQL & " FROM T_取り込みデータ"
SQL = SQL & " WHERE (((T_取り込みデータ.評価実施)='2016年8月') AND ((T_取り込みデータ.対象者名)='" & name & "') AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)='F1'))"
SQL = SQL & " OR (((T_取り込みデータ.評価実施)='2016年8月') AND ((T_取り込みデータ.対象者名)='" & name & "') AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)='F2'))"
SQL = SQL & " OR (((T_取り込みデータ.評価実施)='2016年8月') AND ((T_取り込みデータ.対象者名)='" & name & "') AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)='F3'))"
SQL = SQL & " OR (((T_取り込みデータ.評価実施)='2016年8月') AND ((T_取り込みデータ.対象者名)='" & name & "') AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)='F4'))"
SQL = SQL & " OR (((T_取り込みデータ.評価実施)='2016年8月') AND ((T_取り込みデータ.対象者名)='" & name & "') AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)='F5-6'))"
SQL = SQL & " OR (((T_取り込みデータ.評価実施)='2016年8月') AND ((T_取り込みデータ.対象者名)='" & name & "') AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)='F7-8'));"

お礼

やはり60人分が１ファイルになってしまいます。
いろいろご尽力くださったのに申し訳ありません。
ありがとうございました。

回答No.15

naoto0216

すみません。
クエリのデザインで、条件に「氏名」を追加して下さい。
とりあえず、誰かしらの名前を入れて1レコードだけ
抽出されることを確認します。

で、そのSQLを貼り付けて頂けると幸いです。
もちろん貼り付ける際、名前の箇所はAAAAなどに置き換えて下さい。

度々すみません。

お礼

SELECT T_取り込みデータ.評価実施, T_取り込みデータ.SAMPLEID, T_取り込みデータ.社員番号, T_取り込みデータ.性別, T_取り込みデータ.所属チーム, T_取り込みデータ.職級, T_取り込みデータ.関係, T_取り込みデータ.対象者の所属チーム, T_取り込みデータ.対象者名, T_取り込みデータ.対象者の資格, T_取り込みデータ.個人No, T_取り込みデータ.評価項目A, T_取り込みデータ.評価項目B, T_取り込みデータ.評価項目C, T_取り込みデータ.[評価項目D], T_取り込みデータ.[評価項目E], T_取り込みデータ.評価項目F, T_取り込みデータ.評価項目G, T_取り込みデータ.評価項目H, T_取り込みデータ.評価項目I, T_取り込みデータ.評価項目J, T_取り込みデータ.評価項目K, T_取り込みデータ.評価項目L, T_取り込みデータ.[評価項目M], T_取り込みデータ.[評価項目N], T_取り込みデータ.評価項目O, T_取り込みデータ.評価項目P
FROM T_取り込みデータ
WHERE (((T_取り込みデータ.評価実施)="2016年8月") AND ((T_取り込みデータ.対象者名)="AAAAA") AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)="F1")) OR (((T_取り込みデータ.評価実施)="2016年8月") AND ((T_取り込みデータ.対象者名)="AAAAA") AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)="F2")) OR (((T_取り込みデータ.評価実施)="2016年8月") AND ((T_取り込みデータ.対象者名)="AAAAA") AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)="F3")) OR (((T_取り込みデータ.評価実施)="2016年8月") AND ((T_取り込みデータ.対象者名)="AAAAA") AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)="F4")) OR (((T_取り込みデータ.評価実施)="2016年8月") AND ((T_取り込みデータ.対象者名)="AAAAA") AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)="F5-6")) OR (((T_取り込みデータ.評価実施)="2016年8月") AND ((T_取り込みデータ.対象者名)="AAAAA") AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)="F7-8"));

以上です。すみませんがよろしくお願いします。

回答No.14

naoto0216

#6です。
SQLでうまく1人分抽出できていないようですね。
Q_取り込み用クエリのSQLを教えて頂くことは可能ですか？

Q_取り込み用クエリをデザインで開いて、表示でSQLビューを
選択すればSQLが表示されます。
そのままここに貼り付けるのがマズイ場合は簡略して頂いても
構いません。

お礼

項目名は適宜修正しました。

SELECT T_取り込みデータ.評価実施, T_取り込みデータ.SAMPLEID, T_取り込みデータ.社員番号, T_取り込みデータ.性別, T_取り込みデータ.所属チーム, T_取り込みデータ.職級, T_取り込みデータ.関係, T_取り込みデータ.対象者の所属チーム, T_取り込みデータ.対象者名, T_取り込みデータ.対象者の資格, T_取り込みデータ.個人No, T_取り込みデータ.評価項目A, T_取り込みデータ.評価項目B, T_取り込みデータ.評価項目C, T_取り込みデータ.[評価項目D], T_取り込みデータ.[評価項目E], T_取り込みデータ.評価項目F, T_取り込みデータ.評価項目G, T_取り込みデータ.評価項目H, T_取り込みデータ.評価項目I, T_取り込みデータ.評価項目J, T_取り込みデータ.評価項目K, T_取り込みデータ.評価項目L, T_取り込みデータ.[評価項目M], T_取り込みデータ.[評価項目N], T_取り込みデータ.評価項目O, T_取り込みデータ.評価項目P
FROM T_取り込みデータ
WHERE (((T_取り込みデータ.評価実施)="2016年8月") AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)="F1")) OR (((T_取り込みデータ.評価実施)="2016年8月") AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)="F2")) OR (((T_取り込みデータ.評価実施)="2016年8月") AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)="F3")) OR (((T_取り込みデータ.評価実施)="2016年8月") AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)="F4")) OR (((T_取り込みデータ.評価実施)="2016年8月") AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)="F5-6")) OR (((T_取り込みデータ.評価実施)="2016年8月") AND ((T_取り込みデータ.対象者の資格)="F7-8"));

よろしくお願いします。

回答No.13

naoto0216

#6です。
Set DB = CurrentDb
Set RS = DB.OpenRecordset("T_取り込み用")
RS.MoveFirst

Do Until RS.EOF
name = RS![名前]
SQL = "SELECT [T_取り込み用].実施日, [T_取り込み用].ID, [T_取り込み用].社員番号, [T_取り込み用].氏名…"
SQL = SQL & " FROM T_取り込み用"
SQL = SQL & " WHERE ((([T_取り込み用].氏名)='" & name & "'));"
CurrentDb.QueryDefs("Q_取り込み用クエリ").SQL = SQL
DoCmd.OutputTo acOutputReport, "R_評価2016", acFormatPDF, "C:\Data\" & name & ".pdf"
RS.MoveNext
Loop

SQLの『[T_取り込み用].氏名』以降は必要に応じて、同じように
フィールドを追加して下さい。

上記は氏名だけで抽出するSQLで「Q_取り込み用クエリ」
を書き換えているのでで、もし他に条件があるのなら
SQLに足しておく必要があります。

とりあえず上記で、1人1ページのレポートが出力されるか
確認してみて下さい。

お礼

再度の回答ありがとうございました。
クエリが壊れる件は解消しました。
ただファイルについては名前の検索順序が（１から60に）変わっただけで
やはり全員分が一気に出てしまいます…

回答No.12

m3_maki

> パラメーターが少なすぎます。１を指定してください
DB で「 わからないフィールド名が出てきたよ、ということです。

> strSQL = "SELECT ID, 氏名 FROM 氏名マスタ ORDER BY ID"

実際のテーブル名、フィールド名が不明のまま、
適当に、意味合いだけで書いています。
実際のものに置き換えてください。

お礼

変えてみても、他の部分で同じ引っかかり方をしてしまいます。

取り込みテーブルは、【T_取り込み用】で[実施日][ID][社員番号][氏名][チーム][資格][評価者][関係][評価軸A][評価軸B]…[評価軸J]という感じの内容です。
これを、一度クエリ【Q_取り込み用クエリ】をかませ、ほとんど同じリストを作り、クエリを元にレポート【R_評価2016】を作成しています。
どこをどう変えたらいいか、もう少し詳しく教えていただけませんか？よろしくお願いいたします。

回答No.11

m3_maki

No.9 です。

> 元々書いてあったPrivate Sub コマンド0_Click()には
> 動かないよう’をつけ

では、まず
コマンドボタン の名前は「コマンド0」 のままにする。

Private Sub コマンド0_Click()
Call ToPDF()
End Sub

Private Sub ToPDF（）
・・・・・
End Sub

ボタン、テキストボックス、モジュール名、プロシージャ名、 その他で
ToPDF というものが無いことを確認。

ToPDF 以外でも コントロール名とぶつからないように。

お礼

早速ありがとうございます。
教えていただいた通り修正したところ、動き出したのですが
Set rst = dbs.OpenRecordset(strSQL, dbOpenForwardOnly)
の部分でひっかかり
「実行時エラー3061：
　パラメーターが少なすぎます。１を指定してください。」と出ます。
どういうことでしょうか？教えて頂けると幸いです。