元データを変更した際、参照先も自動変更したい

質問

エクセル2010を使用しています。
おそらく、基本的なことが理解できていないのだと思いますので、どうぞ宜しくお願いします。

現在、１文書中で複数のシートを使って、封筒宛名印刷をしています。
シート１には、宛名名簿
シート２には、実際の印刷ページ（シート１のデータから「リンク貼り付け」をしています）
シート３には、当月に使用しない宛名名簿
を設定しています。

シート１の名簿は、ほとんど毎月変更がないのですが、たまにはあります。
その際、名簿から切り取り、シート３に貼り付けておきます。
これは、後で戻す可能性があるので、削除でなくこのシートに貼り付けという形を取っています。
そして、シート２を見ると、移動した人のリンク先がシート３に変わってしまっています。
なので、１件１件手作業でリンク先を訂正しています。これではかなり非効率的です。
パソコンに詳しい人に聞いたのですが、「マスター登録をしてそのマスターを引っ張ってくればよい」とのことです。しかし、そのマスターがよくわかりません。
その方の説明はあまりに速くて、私には理解不能なのです。
どなたか、簡単に分かるやり方などご存じでしたら、宜しくご指導ください。

回答No.4

KURUMITO · ベストアンサー

元データを変更した際、参照先も自動変更したい とのことですね。
現在はシート2のあるセルに例えばシート1のＡ2セルを表示させるとして=Sheet1!A2のような式が入力されているのでしょう。
そのような場合にシート1のデータをシート3に移した場合には式そのものがシート3を参照する式に変わってしまいますね。そのようなことがおこらないようにするないためにはシート2に入力する式を次のようにするのがよいでしょう。

=INDEX(Sheet1!A:A,2)

この式はシート1のＡ列で2行目のセルの位置を指定している式です。また次のような式でも同じですね。

=INDEX(Sheet1!A:B,2,1)

この式はシート1のＡ列とＢ列の範囲で2行目でしかも1列目のセルの位置を指定する式です。Ａ2セルを指定しています。

又は、次のような式でもよいですね。

=INDEX("Sheet1!A2")

この式はシート1のＡ2セルを指定しいます。

他にはＯＦＦＳＥＴ関数などもあります。
いずれの式もシート1でのセルのある場所を指定していますので、その場所にあったデータが削除され、行ごとシート3に移動しても=Sheet1!A2と同じようことにはなりません。
つまりは現在シート2で使われている式を上で述べたような式に変更すればよいでしょう。一度ぜひ試験してみてください。

お礼

ご回答ありがとうございました。
体調不良により数日伏せており、お礼が遅くなりました。
皆様のご説明、どれも役立ちそうでありがたく受け取りました。
今現在、作ったファイルの訂正という意味では、KURUMITOさんの方法が一番やりやすかったです。
しかし、VLOOKUP関数もずっと理解したかった関数ですので、これを機に勉強したいと思いました。
おひとりのベストアンサーということで、今実際に使用させて頂いたKURUMITOさんを選ばせて頂きます。ほかの方もどうもありがとうございました。

回答No.3

keithin

次のように作り直します。できるだけ手取り足取り書いておきますので、その通りに作成します。

１．まず、シート３の運用をやめます。
　代わりに、シート１のＡ列に「印刷するかしないか」を記入する欄を作ります。
　たとえば印刷「しない」行には「×」を記入します
　印刷する行は何も記入しません

２．次にシート１のＢ列に、「印刷する人の連番」を計算させます。
　印刷する人は、Ａ列が空白になっている行です。
　Ｂ２セルに
　=IF(A2="",COUNTBLANK($A$2:A2),"")
　と記入し、リストの下端までコピー貼り付けておきます
　印刷したい人の行だけに、上から順に１，２，３…の番号が計算できたか確認します

３．印刷シートを次の通りに作り直します
印刷シートの最初の印刷ブロック（何を作成しているのか不明ですが、仮に住所ラベルのようなモノだとすると、最初のラベルの塊のことです）の横に、数字の１を記入します
　数字の１は、シート１で印刷対象となっている番号１番の行の人のデータをここに印刷するという意味です
　１番の印刷範囲には
　=VLOOKUP(１を記入したセル、sheet1!B:X,2)
　のようにして、１の行のＣ列のデータを計算で参照させます
　同様に
　=VLOOKUP(１を記入したセル、sheet1!B:X,3)
　のようにして、１の行のＤ列のデータを計算で参照させます

　次に、印刷ブロック２番目の、１を記入したのと同じ位置に今度は２を記入します
　上述の数式をコピーし、２番が計算されている行のデータを参照させます。

　以下同様に作成します。

具体的に何をどのように印刷させているのか不明ですが、おそらく最終的にシート２に「今データが計算できている範囲」を印刷対象範囲にして、最後に印刷します。

お礼

ご回答ありがとうございました。
体調不良により数日伏せており、お礼が遅くなりました。
大変丁寧なご説明、どうもありがとうございました。
どちらの関数も、私にとってこれからの仕事で使えそうです。
しっかり読んで、きちんと理解しようと思います。

回答No.2

tom04

こんばんは！
お役に立てるかどうか判りませんが・・・
＞「マスター登録をしてそのマスターを引っ張ってくればよい」
の件に関してです。

おそらく別Sheet（既存Sheetでも構いません）に番号で名簿管理できる表を作成し、
VLOOKUP関数等で引っ張ってくれば良いのでは？
といったことではないでしょうか？

その一例です。
↓の画像で右側がSheet4として、Sheet4の名簿表を作成しておきます。。

左側（別Sheet）のB2セルに
=IF(A2="","",VLOOKUP(A2,Sheet4!A:B,2,0))
という数式を入れ、B2のフィルハンドル（セルの右下の■部分にマウスポインタを移動させると+のマークになります）で
下へずぃ～～～！っとコピーすると画像のような感じになります。

これでA列にSheet4のA列のNOを入力するとそのB列データが表示されます。

参考になりますかね？m(_ _)m

お礼

ご回答ありがとうございました。
体調不良により数日伏せており、お礼が遅くなりました。
そうです、このVLOOKUP関数が使用したかったのです。
難しそうですが、じっくり取り組んでみます。助かりました。

回答No.1

MackyNo1

>そして、シート２を見ると、移動した人のリンク先がシート３に変わってしまっています。
なので、１件１件手作業でリンク先を訂正しています。

ご質問の説明だけでは内容を把握できないのですが、具体的にどのようにリンク先を訂正しているのでしょうか？

リストの実際のセル位置などを含めて、もう少し具体的にご希望の操作（実際にリンクしたいセル番地など）を補足説明してください。

お礼

ご回答ありがとうございました。
体調不良により数日伏せており、お礼が遅くなりました。
確かに分かりづらかったですね。すみません。
今後はもう少し詳しく質問することにします。