Officeをユーザーの方にお聞きしたいのですが・・・

質問

こんにちは！

　私は今、ある会社の事務の1社員（いや、アルバイ(笑)）なのですが、ここの質問などを拝見していると、そして
事務の求人広告などを見ていても、

「エクセル・ワード必須」とか、「（エクセルの）グラフの作成で・・・」とか、「パワーポイントについて・・・」とか、よく見かけます。（今回はこの3点で・・・）

　私が今仕事でメインに使っているのはエクセルとアクセス、あとインターネットとアウトルックが少々。何年か事務としていくつかの会社で勤めてきましたが、小さな会社なせいか、いま一つ必要性を感じません。

　エクセルはある程度やりますが（といっても、マクロなどはこれから勉強するつもりなのですが）、ワードは少し使いにくく、どうしてもワードでないとダメなもの以は、
ほぼエクセルで書類など作ってしまいます。
　そしてグラフ。グラフといっても、今の会社では、実際の数字にある程度目安があるようなので、グラフにする必要がありません。
　パワーポイントに関しては、ソフト自体使ったことがないのであまり言えませんが、プレゼンテーション等に使われているようですが、今までの会社には企画・デザイン関係の部署があり、プレゼン用の書類はイラストレーターやフォトショップではるかに見栄えのするものを作ってくれていました。

　と、まぁおおまかに書きましたが、今のところ私には使う用途がいまいちわからなかったりします。そこで、実際に使っていらっしゃる方に、その用途・用例をお聞きしたいのです。どんなことに、また社内Or社外で使っているかなど、いろんなお話を伺いたいです！(例えば営業さんの一日の成績を棒グラフで表している・・・等々）
今は必要なくても、今後の参考にさせていただきたいと思います。よろしくお願いします！

回答No.1

nana_ko · ベストアンサー

参考になるかどうかわかりませんが、実務では仕事の進捗状況などをExcelにまとめています。
なんだかんだで使い勝手がいいのでExcelはよく使います。
事務ではないのでちょっと用途が違うと思いますけど。
事務の子はExcelで履歴書や請求書等を作っています。
枠表示が必要なものはたいていExcelですね。
Wordはほとんど使用していないです。
書類のほとんどをExcelで作ってしまえるからです。
PowerPointに関しては、お客さんに説明する場合の資料を作るのに使用しています。
プレゼン用です(もともとそういうプレゼン用のソフトなので)。
あまり参考にならないと思いますが^^;

お礼

ご回答ありがとうございます！
　仕事の進歩状況、そういったものもExcelで作っているのですね。私は事務なのでそういうものを書く機会はないですが、営業さん達が一日の営業報告書を、A4の紙にびっちり何枚分も手書きで書いているのを見て、「パソコン使えればもうちょっと楽だろうになぁ～」なんて思って見ております（笑）

　私も必要な書類はほぼすべてExcelで作ってしまうのですが、事務のスキルとして必ずWordの名前があるので、「もしかしてExcelで書類作ってるのって私だけ・・・？」なんて思っていたのです(＾＾;)

　PowerPointは、お客様に説明するための資料を作っているのですね。私の場合はそれも現在Excelで作っております（笑）

　今回質問させていただいたのは、うちの会社の事務的作業は手作業が多く、随分時間と手間を取られているように感じたので、PCをもっと有効に使って手間を省けたら、そしてそれに適したソフトを使うことでより良い仕事ができたらいいなと思った次第でした。
　とても参考になりました。ありがとうございました！

回答No.4

himajin1

私は、N88-BASIC の時代から、仕事で２０年以上ＰＣを使用してきた、４０代後半のおぢさんです。
ファイルメーカープロをメインに、おまけで Illustrator と、エクセルを少々使っています。
そう言う人の、見方として、下記を参考にしてください。
事務職がいつもの事務机から端末の前に移動して基幹系業務システムにデーター入力していた時代から、メールの普及と共に、社員１名に１台のＰＣが与えられ、ワープロオペレーターがリストラされ、事務職以外も、管理職も自分で資料作成する時代に変化してきました。
ＰＣに慣れていないおぢさん達は、エクセルや、ワードを使って資料を作ろうという時に、マニュアルも見ないで、講習会にも行かないで、いきなり、他人に聞くんです。ＰＣ歴２０年の私でも、１ヶ月に数回しか使わないワードなどの操作は、「ワードのことならおまかせ」の人に、聞いていました。生き字引、歩くマニュアル状態です。
昨年この女性が、結婚退職したから、さあ大変です。
私なんぞは、ワードで罫線でイライラしたときは、 Illustrator に持ち込んで加工するという、暴挙に出ています。
ほかの人は、エクセルに逃げ込みました。
取引先に聞いた話では、新しいソフトを導入したときなどは、人材派遣業から、「ワードの生き字引」「エクセルの神様」を派遣してもらい、普段は、一般事務を行ってもらいながら、正社員が、困ったときの駆け込み寺として、仕事をしてもらうことがあるそうです。ナルホドうまい方法だと思いました。
パワーポイントに精通している人材を欲しがっている職場は、おそらく、最近プロジェクターが導入されたとか、社内の会議の方式が変わったとか、そう言う事情のある職場だと思えます。

まとめます。
使う用途というよりも、求人を出している事務所の立場に立って物を考えると、なんでそんな技能を要求しているかわかります。
企業において、望ましいアルバイトさん新人さんは、
オフィス系アプリの重箱の隅まで、精通していること。
それなりのレベルの既存社員が、１ヶ月に１回ぶつかるような難問に、さらりと解決方法を提供してくれる、インストラクターのような人です。
使ったことがあるというレベルでは、認められないかもしれません。

お礼

ご回答ありがとうございます！お返事本当に遅くなってすみません(*_*)

　イラストレーターで加工・・・素敵です（笑）でも、わからないなりに努力する姿勢は大事ですよね！himajin1さんの仰る事、私も全く同感です。ですが、今の会社ではそんな私の思いは受け入れられないようです・・・（ここで書くようなことはしませんが（笑））
　今後のステップアップも兼ねて、今他の企業ではどのようにしてOfficeを使用しているのか、いろんな具体例を伺いたかったのですが・・・(^^;)

　皆様、自分のやりやすいように使っているのですね！少し安心しました。これからももう少し自分の思い通りに使いこなせるよう頑張っていきたいと思います！ありがとうございました。

回答No.3

b_to

現在、エクセルとワードを使い分けていらっしゃるということで、どういうことに向いているのかがお分かりなのではないですか？この2種類は。

エクセルで何でもやろうとすると、単に書類を作る際には、行を増やすとか、文字を入れるとかの処理が出来上がりを注意した上でおこなわなければなりません。

表という考え方と文書という考え方ですね。

出力などの形態を考えて、使いやすいものを使うのでよいと思います。

見積書などは数字、計算をするのでエクセルですね。
報告書となればワードですね。表が必要なものはエクセルの表を貼り込みます。

そしてパワーポイントはプレゼンテーション用紙芝居作成ソフトですね。紙芝居っていっちゃっていいのかなあ。

全体のストーリーを編集しやすく管理できるソフトです。当然紙芝居であれば、それぞれ1枚1枚をイラストレーターとかで作ることができるわけで。でもストーリーごとで管理しているわけで、実際のシミュレーションを作りながらできますし、紙に印刷しないで、プロジェクターをつないでプレゼンテーションもできます。そこがメリットですかね。どうでしょう？

お礼

ご回答ありがとうございます！お返事遅くなってすみません。

　Wordに関しては、私が使いにくいと思うのは、きっとパソコンを使うきっかけになったのが表計算のExcelだったからなのでしょうね。頭の中が表形式になっているようです。現在ワープロを使っている私の主人は、Officeを使ったことがないにもかかわらず、スイスイ使いこなしてますので（笑）

　PowerPointは、やはりデータを直接何らかの画面で見たりするのですね！それは他のソフトとの大きな差ですね！「紙に印刷しない」これはこれからの時代に必ず必要な感覚だと思います。

　結局、使いやすいものを使う、これでよいのですね。安心しました！今回質問させていただいたのは、うちの会社の事務的作業は手作業が多く、随分時間と手間を取られているように感じたので、PCをもっと有効に使って手間を省けたら、そしてそれに適したソフトを使うことでより良い仕事ができたらいいなと思った次第でした。
　いろいろアドバイスいただき、ありがとうございました！

回答No.2

holiday669

オフィスという名前から分かるように、この３つの
アプリケーションがビジネスアプリケーションであるというところが実は大きな意味を持っているのではないかと考えます。

　エクセルに関しては言うまでもなく、表計算で、色々なモノに活用できるのは言うまでもありませんが、ワードになると、ワープロソフトで、また、どうしてもシェアが高いソフトなので、互換性に優れ、また広く普及しているために活用しているというのが実状です。

　パワーポイントも同様で、プレゼンをするための資料として使うにはこれで十分なのです。

　イラレやフォトショップはそれに対し、「デザイン用アプリケーション」であることを認識しなくてはなりません。業務用としてデザイナーが使用するソフトであると言うことです。デザインを先行していない普通のサラリーマンがこのソフトを駆使して、資料を作成するというのは、稼働がかかるだけであり、ある意味ナンセンスとも言えるでしょう。

　ビジネスにおいて、見栄えももちろん重要ですが、いかに素早く資料が作成できるか。また、出先や、得意先でもすぐさまその資料を見せることが出来るか（イラレなんかだと、相手先がインストールしている可能性が、パワポに比べれば激減しますよね。つまり互換性に乏しくなります。（まぁ、ＰＤＦにしてしまえと言われればそうなのですが‥））などが重要であったりし、また操作性も
重要になってきます。

　いくら、ベジェ曲線がかけなくとも、範囲指定してドラッグ指定するだけでグラフになったり表になったりするビジネスソフトは、やはり重要なのです。
　確かにワードの使い勝手が悪いと思うこともあるし、ワードで作る飾り文字のショボさには目を覆うばかりですが、それでも使わざるを得ず、またそれを越える利点が多数見られるのが現状だと考えます。

お礼

ご回答ありがとうございます！
　PowerPoint、サラリーマンがプレゼン用に使うには十分ということ、至極納得です。
　相手先にインストールされているか、ということは、データごと得意先に渡す、ということでしょうか？というか、その書類をPCなりの画面上で見るということなのですよね？それならパワポも有効に活用できそうですね！

　いかに素早く資料が作成できるか、まさに今の会社に不足していることだと思っています。今回質問させていただいたのは、うちの会社の事務的作業は手作業が多く、随分時間と手間を取られているように感じたので、PCをもっと有効に使って手間を省けたら、そしてそれに適したソフトを使うことでより良い仕事ができたらいいなと思った次第でした。
　いろいろアドバイスいただき、ありがとうございました！