MS Excelで作ったファイルで、会社の年間の書類をリストにして管理

質問

MS Excelで作ったファイルで、会社の年間の書類をリストにして管理しています。アパレルの会社で、各、メーカーさんに渡す、オーダーシートの番号をリストにし、詳細を記入、また、オーダーナンバーの欄には、ハイパーリンクをつけ、このリストから、各オーダーシートが開けるようになっています。
一年間で、オーダーナンバーは1500位まで行くので、こちらのエクセルファイルも、毎年1500段くらいのファイルになっています。
このリストを、毎年、コピーして、使いまわしており、使っていたところ、昨日、こちらのファイルが開かなくなりました。ファイルを開けようとすると、「このブックには他のデータソースへのリンクが含まれています。」というウィンドウが出て、「更新しない」を選択すると、エクセルが落ちます。「更新する」を選択すると、ずっとリンクを探していて、結局開けることができません。　今は、他の場所に保存してあった、全てのハイパーリンクが無効になっているファイルを臨時で使用しています。こちらのリストは、会社内でも大変よく使うものなので、再度リンクをつけて、使いたいのですが、また、ただリンクを付け直して、同じ問題が起こってしまうことがありそうで、迷っています。このファイルは、もう6年以上、コピーしながら使っているものなので、もうファイルがおかしくなっているのかとも思います。
いま、臨時で使っているファイルにそのままハイパーリンクをつけても問題ないか、もしくはこのコピーしながら使っていたファイルを捨て、新しいBookで作り直した方がよいのか、アドバイスいただければと思います。どうぞ、よろしくお願いいたします。

回答No.2

mimeu · ベストアンサー

> コピーをして、何度も再利用しているファイルは、
> おかしくなるということはあるのでしょうか？

ワードでもエクセルでも編集履歴を持っています。そのため編集に編集を重ねたファイルは（ご質問のブックはマサにそうして使っておられます）見た目よりずっとディスクスペースもメモリも食います。
もしかしたらＷｉｎｄｏｗｓＰＣで開かなくなってしまったのは、そのためかもしれません。
つまり編集履歴をなくしてしまえば開くかもしれない、ということです。

編集履歴をなくすには、ブック内の各シートを新しいブックにコピーします。セル単位でコピーすればなおよい事もあります。（ＶＢＡを使えば簡単です）
その効果は、ブックを保存してファイルサイズを見ればハッキリ分かります。試されてはいかがでしょうか。

お礼

mimeuさん、お礼が大変遅くなりまして、申し訳ございません。アドバイスをありがとうございました！
新しいBookへのコピーをやってみましたが、Tabを新しいBookへコピーしようとしても、セルを全て選択し、新しいBookへコピーしても、エクセルが落ちました。もうどうにもならないって感じですね。これは、いちからつくり直しかなあ。。。と考えております。
何度もご回答いただきまして、ありがとうございました！

回答No.1

mimeu

ご質問のような経験がないので、推定でのコメントなのですが、

他のブックへのリンクを使う場合、他のブックが削除・名前変更・フォルダ移動などされるとリンク参照できなくなります。しかし普通ならエクセルがそれなりに対応するので、ご質問のようなトラブルにはなりません。

昨日突然、との事ですが、ユーザ名変更とかフォルダの名称変更とか何かシステムの変更をしませんでしたか？

一度そのブックを他のＰＣへコピーして開けてみられてはどうでしょうか？　他のＰＣでは参照先が入っていませんから当然リンクは全部失敗しますが、「更新しない」で開けられないでしょうか？

ご質問のようにイチから作り直すのも大変ですから、もし別ＰＣで開けられて、なおかつＶＢＡを使える人が近くにいれば、ＶＢＡを使ってリンク全部についてリンク先のブックが実在するかテストし、参照先が実在しないリンクを削除するなどできます。

あるいリンク先がまたリンクだったりして、最悪循環参照になっているのかもしれません。昨日あたりに追加したリンクに変なモノはなかったか？

お礼

mimeuさん、回答をありがとうございました。こちらのファイルは会社のサーバーに入っており、Networkを通じて、他の全てのPCからあけるのを試みたのですが、全てだめでした。ただ、1台ある、Macではあけることができました。毎日情報を追加して、リンクも加えていますので、もしかしたらだめになった当日に足したリンクで、何か変なことをしてしまったのかもしれません。
もし、ご存知だったらでよいのですが、コピーをして、何度も再利用しているファイルは、おかしくなるということはあるのでしょうか？　もしご存知でしたら、また、教えていただけると助かります。
ありがとうございました！