データの管理

質問

データ管理方法をいろいろ考えているのですが、
ふと疑問に思っていることがあります。
一般的に皆さんどのようにされているのか、
教えていただきたいのですが…。
ちなみにソフトはアクセスやエクセルを使用予定です。

よろしくお願い致します。

（住所の入力）
・英数字は、全角それとも半角のどちらがいいのでしょうか？
　実際の入力作業を考えると、全角のほうが効率いいかなぁ～と思いますが。
　＊電話番号などは半角にします。

・分割入力したほうがいいでしょうか？
　都道府県、市区郡町村、以下の地名から番地まで、建物名
　＊集計作業をするときは「○○市○○」までで集計する予定です。

・引越しなどで宛先不明になった場合、
　以前の住所は念のため残しておいたほうがいいでしょうか？
　それとも消してしまってもかまいませんか？

（氏名の入力）
・氏名は、姓と名で分割したほうがいいでしょうか？
　分割しない場合は、間にスペースをいれて入力してもらう予定です。

回答No.3

hallo-2007

>・分割入力したほうがいいでしょうか？
>　都道府県、市区郡町村、以下の地名から番地まで、建物名
>　＊集計作業をするときは「○○市○○」までで集計する予定です。
「○○市○○」の部分まで分割することになります。
ここからはアドバイスですが
郵便番号を単位に集計する方法が考えられます。同様のことで事業部と話し合いをしたことがあります。
質問者と同じで、細かく集計できるようにと提案でしたが、郵便番号ベースの集計で満足を得られました。
理由として、MS-IMEには郵便番号辞書があったり、郵便番号から住所を得られるソフトが多数あるので、入力作業の時間短縮が可能です。
郵便番号　住所１　住所２　に分割して、住所１は郵便番号で得られる情報にしました。
（長いもには巻かれろ！　ですかね）
相手が法人であれば、会社名、部署名、担当者名などが必要になります。
郵便、宅配便の郵便番号を利用したシステムにも便利です（一例でいえば、宅配業者のデータ取り込みのシステムなど）。
集計も人口の分布（？）を考えると郵便番号単位で集計すると結果便利だった様です。

>（氏名の入力）
>・氏名は、姓と名で分割したほうがいいでしょうか？
入力の画面（フォーム）は分けて入力しますが、フィールド（列）は1つにしました。
必ず、姓と名の間には全角スペースが入る様にします。

万能を考えると出来るだけ細かく分割することになりますが、
集約するほうが使い安いということになります。
むやみにフィールド（列）を増やすのではなく、使用する部署との
打ち合わせを十分に行って目的に応じたデータベースにしてみてください。

お礼

こんにちは、hallo-2007さん。
ありがとうございます。

郵便番号での集計という手があったのですね！
郵便番号のコード表がちゃんとしてれば大丈夫というわけですね。
ただなかには、○○県○○市までしかわからない人もいるので、
その場合、郵便番号がうまくあてはまるのがあるのかどうか…。
調べてみます。

再度よく検討してみたいと思います。
ありがとうございました。

回答No.2

noname#111181

>（住所の入力）
後処理のことを考えると、全角文字の方が処理しやすいですね。

>・分割入力したほうがいいでしょうか？
>　都道府県、市区郡町村、以下の地名から番地まで、建物名
その通りで分割した方がいいでしょう。

>・引越しなどで宛先不明になった場合、
>　以前の住所は念のため残しておいたほうがいいでしょうか？
残した方がいいと思います。

>（氏名の入力）
>・氏名は、姓と名で分割したほうがいいでしょうか？
分割した方がいいでしょう。結婚などで姓を変更した際、フィールドが分かれていた方が変更しやすいので。

お礼

こんにちは、i80286さん。
ありがとうございます。
お返事遅くなってすみません。。。
なぜそうしたらいいのか…がわかってよかったです！

>（住所の入力）
> 後処理のことを考えると、全角文字の方が処理しやすいですね。

後処理…にはどのようなことが考えられるのでしょうか？
よろしかったら教えていただけませんか？
よろしくお願い致します。

回答No.1

PXU10652

（住所の入力）
・英数字は、全角それとも半角のどちらがいいのでしょうか？
→どちらでもデータの管理上は問題ありません。

・分割入力したほうがいいでしょうか？「○○市○○」までで集計する予定です。
→そこまで決まっているなら、町名までで区切った方がExcelで集計するなら、楽です。Accessなら「like *○○市○○*」で抜き出せますが、「○○市○○」が不特定ならやはり分けておいた方が良いでしょう。

・引越しなどで宛先不明になった場合、
　以前の住所は念のため残しておいたほうがいいでしょうか？
→それが住所録であれば、使えないデータを使えるデータ一緒に保存する意味はないと思います。過去にどれだけの登録があったかが分かるようにしておきたいのなら、項目に「宛先不明サイン」をつけて管理するのが良いでしょう。

・氏名は、姓と名で分割したほうがいいでしょうか？
　分割しない場合は、間にスペースをいれて入力してもらう予定です。
→人によって入力するスペースが半角か全角か分からないので、最初から分割しておいた方が良いでしょう。

お礼

こんにちは、PXU10652さん。
ありがとうございます。
お返事遅くなりましてすみません。。。

単なる住所録ではないので、
宛先不明サインをつけるようにします。

なぜそうしたらいいのか…がわかってよかったです。
ありがとうございました！