エクセルを使ってのデータベースの作り方

質問

以下のようなデータベースをエクセルで作りたいです。
ＶＢＡ、クエリなど全く知らない素人なので、まずは、作る事ができるか教えてください。できれば、作り方について御助言いただければ幸いです。

・エクセルと開くと回覧用と記入用が選べ、回覧時は記入ができない。

回覧用
記入者 　記入日　 状態 内容
(1) 　●●● 　●●● 　●● ●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
(2)　 ■■■ ■■■ ■■ ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■
(3)

・記入日が新しいものを上段に表示。
・状態の項目が複数あるので、その項目を使って選択表示や全表示ができる。
・追記した場合は、回覧用でみると追記した、最新のものが表示される。古い文章も履歴として残っている。

記入用
記入者 　記入日　状態 内容
　　 ●●●　●●●　 ●● ●●●●●●●●●●●●●●●●●

・記入者はプルダウンで選択
・記入日は自動入力
・状態は、複数から選択できる。後から変更可能（追記）
・内容はフリーで入力可能（追記可能）

よろしくお願いいたします。

回答No.1

rukuku · ベストアンサー

こんばんは

項目数が少ないので、１万～２万件くらいのデータならExcelだけでも何とかなりそうです。

クエリは必要ありませんが、質問内容のことを実現するにはVBAが必要になります。

＞記入日が新しいものを上段に表示。
＞状態の項目が複数あるので、その項目を使って選択表示や全表示ができ
＞る。
＞追記した場合は、回覧用でみると追記した、最新のものが表示される。
＞古い文章も履歴として残っている。
このあたりは「オートフィルタ」を使います。

＞・記入者はプルダウンで選択
「入力規則」で出来ます。

＞・記入日は自動入力
VBAが必要です。関数や基本機能だけでは出来ません。

＞・後から変更可能（追記）
＞・内容はフリーで入力可能（追記可能）
ここでいう「追記」の定義が分かりませんが、「前に入力された情報の変更は禁止して、情報の追加だけは出来る」というのならば、VBAが必要です。

＞・状態は、複数から選択できる
可能な組み合わせを全て登録するのなら、プルダウンでも出来ます（条件が３件くらいならこの方法でもいいと思います。）
当てはまる物にレ点を入れて、となるとVBAが必要です。

以上、質問文から「多分、このようなことだろう」と推測して回答しています。公開できないような固有名詞や数字はダミーで構いませんので、具体的な例があると回答しやすくなります。

お礼

御回答ありがとうございます。

＞＞・状態は、複数から選択できる
＞可能な組み合わせを全て登録するのなら、プルダウンでも出来ます（条件が３件くらいならこの方法でもいいと思います。）
＞当てはまる物にレ点を入れて、となるとVBAが必要です。

状態の項目は、未解決、解決、終了、提案、連絡、注意、その他と、今、思い浮かぶものだけで７項目あります。もう少し増えると思います。
終了以外のすべてと終了の２項目で良いかもしれません。そうなるとプルダウンでも可能ですよね？

＞＞・後から変更可能（追記）
＞＞・内容はフリーで入力可能（追記可能）
＞ここでいう「追記」の定義が分かりませんが、「前に入力された情報の変更は禁止して、情報の追加だけは出来る」というのならば、VBAが必要です。

一度入力したデータは、後から変更ができないようにしたいと思っています。（管理者権限で削除できるのが望ましい）
前に入力したものを使って状態を『未解決』から『解決』としたり、内容の一部だけを変更する事ができれば良いです。

例）
状態：未解決　内容：システムの不具合で、●●●が行えませんでした。開発元に問い合わせたところ、△△△のエラーが出ていたので原因として○○と■■が考えられるそうです。対策：●●に対しての対応をいたしましたので様子をみてください。
↓
状態：解決　 　内容：システムの不具合で、●●●が行えませんでした。開発元に問い合わせたところ、△△△のエラーが出ていたので原因として○○と■■が考えられるそうです。対策：●●に対しての対応で改善しました。

のような形です。状態と対策の内容が変更されています。解決しているのにもかかわらず上段のものが回覧時に表示されるとまずいです。（履歴をみる機能で見れるのが良い）
可能でしょうか？

それと、もうひとつ、回覧用、入力用の下の層にＡ、Ｂ、Ｃという様に分けたいです。入力用では、まずはＡ、Ｂ、Ｃを選んでから入力する。回覧用ではＡのみ表示、すべて表示などができる。この下の層に前述した内容がきます。

よろしくお願いします。

回答No.2

hallo-2007

出来ますが、VBAの力を借りないと操作性までは改善されないと思います。
・エクセルと開くと回覧用と記入用が選べ、回覧時は記入ができない。
シートを保護をかけておきます。記入者のみがパスワードを知っていて編集が出来るようにします。
・記入日が新しいものを上段に表示。
記入者が常に2行目に行を挿入して新しい行に記述していきます。
・状態の項目が複数あるので、その項目を使って選択表示や全表示ができる。
オートフィルターで抽出します。
・追記した場合は、回覧用でみると追記した、最新のものが表示される。古い文章も履歴として残っている。
記入者がそのまま保存すれば出来ますよね。
・記入者はプルダウンで選択
・状態は、複数から選択できる。後から変更可能（追記）
入力規則という機能があります。
・記入日は自動入力
手動になりますが　記入時に　Ctrl + ＋キー　を押せば今日の日付がはいります。
記入者に、ある程度の知識とルールを要求します。
それとデータは、必ず
　データID　記入者 　記入日　 状態 内容
・・・と
必ず、重複しない管理番号（例ではデータIDとしています)をつけて管理してください。必ず必要になってきます。
後は、VBAなどを勉強しながら少しづつ改善していけば如何でしょうか。