住所録の比較・修正

質問

エクセル2003で住所録を作りました。この住所録（５００件程度）から一部を抜き出して別の住所録（２５０件程度）を作りました。別に作った方の住所録で、住所の訂正等をしてしまったのですが、元の住所録を自動で修正する方法はないでしょうか？
別の住所録は、元の住所録のデータがほとんどですが、何件かは元の住所録にない、新規のデーターも入っています。これも自動で追加したいです。
元の住所録と、別の住所録の並び順はぜんぜん違っています。
ご指導よろしくお願いします。

回答No.1

zap35 · ベストアンサー

「自動」がどの程度の自動化を期待しているか分かりませんが、本当に自動化しようと思ったらマクロを書く必要があります。これは「突合処理」とか「マッチング処理」と呼ばれる処理です。

それが難しいなら、
両方のシートにシート番号列を追加→両方のシートのデータを１枚のシートにまとめる→氏名＋シート番号で並び替え→フィルタ機能で重複しないデータのみを抽出→抽出したデータをCOPYして貼り付け
という手順で重複なしの住所録を作成できます

１）両方のシート（ブック）をセーブしておきます

２）突き合わせのキーとなる列（氏名や会社名？）の隣に１列追加します。元の住所録（500件）には全ての行に数字の２を、データを抜き出して修正したシート（250件）には数字の１を入れます。
これは並び替えをしたときに修正したシートのデータが上に来るようにするためです

３）両方のシートのデータを１枚のシートにまとめます。（Copy&Pasteでよい）

４）１枚にまとめたシートのデータを並び替えします。並び替えのキーは、最優先キー「氏名、会社名」、２番目に優先するキー「追加列のシート番号」です
　→　すると同じ氏名・会社名の行が２行連続しますが、修正したシートのデータが上に来るはずです

５）氏名・会社名の列全体を選択して「データ」→「フィルタ」→「オートフィルタ」でオートフィルタを設定します

６）更に「データ」→「フィルタ」→「フィルタオプションの設定」を選択し、「重複するデータは無視する」にチェックして「OK」
　→　氏名・会社名で重複するものは表示されなくなります

７）この抽出結果をコピーして、別シートに貼り付ける
８）作業で使用した「シート番号」の列を削除する

お礼

ご回答いただきありがとうございます。
なるほどーと、感心しています。

回答No.2

koko88okok

1) メインの住所録をコピーして新しいBookを作成します。新しく作成したBookともう１つのBookの空いている列に２つのBookが識別できる連番を入力します。

2) コピーしたメインの住所録の最後の行に追加する形で、もう１つのBookのデータをコピペします。

3) データ範囲の任意のセルを選択して、「データ」→「フィルタ」→「フィルタオプションの設定」→「重複するレコードは無視する」にチェックを入れて「OK」を押します。

4) 続いて、氏名の列を使って並べ替えを行います。

5) 同じ氏名が表示された２つの行を目視でチェックして、編集されたレコードを残して、古いレコードの行を削除します。（２つのBookに追加した連番が目印になると思います。）

または、
重複している氏名を見つけやすくするため、入力規則を設定してセルに色をつけた方が探しやすいと思います。

6) 「データ」→「フィルタ」→「オートフィルタ」をクリックして、オートフィルタを解除し、連番の列を削除して、「上書き保存」します。