エクセル 不確定なページ数に対応して印字を

質問

説明しづらいのですが、
エクセルで処理する時によってデータ数が不確定で、それにより
出力するページ数が変わります。ページは表形式でタイトルや
罫線などが入っています。
１ページ分だけをレイアウト（罫線）しておいて、仮に２ページ
以上のデータがあった場合でも、レイアウトは１ページ目を引き継ぐ
と言うような方法はあるでしょうか。

１ページＭａｘ３０件分の罫線の入った表がシートＡに作成して
あります。シートＢにはデータのみが入っていて、それをシートＡが
参照しています。　シートＡのA1セル=シートＢ1!C3
３０件以内であれば１ページに収まるので、そのまま印字で罫線
などの入った状態で出力可能ですが、それ以上は２ページ目に入り
ます。何ページ分になるか判らないので、１ページ目と同様のレイアウトを
作っておくわけには行きません。

長文で判りづらい説明だと思いますが、何卒ご教授下さい。

回答No.5

nobu555 · ベストアンサー

>１枚目、1～35
>２枚目、31～35の後に25行の空白行、その後にまた31～35
>と出力されました。
こちらでは現象が、確認できませんので、
とりあえず、シートＡを白紙の状態で試してください。

また、35行転送したいのであれば、
2行目を
最大ページ = Application.RoundUp(((データ数 - 2) / 35), 0) - 1
4行目を
Range(Cells(3 + 35 * 印刷回数, 3), Cells(37 + 35 * 印刷回数, 3)).Select
としてください。

お礼

いろいろとありがとうございました。
回答者様のアドバイスを元に試行錯誤して
何とか形にすることが出来ました。

回答No.4

nobu555

No.2です。
>ご記入いただいたものをそのままコピーしてやってみた結果ですが、
>"シートＡ"の１行目から３０行目がクリア(データも)され、
>３１行目以降が２枚同じものが出力されました。
データ元（コピー元）の出だしを”C3”に設定してありますので、
データ元の位置を確認してください。
または、4行目（下記の行）の数字を変更して、
質問者さんで調整してみてください。
Range(Cells(3 + 30 * 印刷回数, 3), Cells(32 + 30 * 印刷回数, 3)).Select

尚、カッコ内は、（行，列）となります。
例、（3,3）はC3、（32,3）はC32です。

補足

ありがとうございます。
"シートＢ"の"Ｃ３"セルに「1」を、以下"Ｃ４"セルに「2」
"Ｃ５"セルに「3」・・・"Ｃ３７"セルに「35」。
"シートＡ"の"Ａ１"セル=シートＢ!Ｃ３、
以下"Ａ２"セル=シートＢ!Ｃ４、"Ａ３"セル=シートＢ!Ｃ５、
・・・"Ａ３５"セル=シートＢ!Ｃ３７。
で実行したところ、
１枚目、1～35
２枚目、31～35の後に25行の空白行、その後にまた31～35
と出力されました。
きっと私の設定か何かが間違っているのですね。

回答No.3

imogasi

質問は何を言っているのか、わかりにくい。
仮の実例でも上げて記述しては。
プログラム（特にアクセスなどデータベース）をやると、データベースのデータには、印刷する時の様式は持ち込まない。
１ページ分の（見出しなど不動文字は書き込まれた、仮想の）透明シート（を想像してください。そこに）にデータを差し込んで、１ページ分埋まったら、印刷、そして透明シートのデータを消去し、また透明シートに次ぎのデータを差し込んで、１ページ分埋まったら、印刷、とデータが終わるまで繰り返すイメージです。最後は単位未満の端数行ができますが。
エクセルなら印刷シート（１ページ分）を別の独立シートとしてつくり、簡単なマクロでページ番号を変化させて、自動印刷するという仕組みにするのが、判りやすい。
例えばSheet1のA1:A1３のデータ行（見出しとか空白など中間に混じりけ行が無し）が有るとして、
例データ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Sheet2を印刷シートとして
３行ずつ１ページに納めるなら、ページ番号を
Sheet2のA1に有るとして,Sheet2の印刷シートの各行には
=INDEX(Sheet1!$A$1:$A$200,($A$1-1)*3+ROW()-2,1)
と入れて３行複写しておく。
離れたセルに有る場合は
=INDEX(Sheet1!$A$1:$A$200,($A$1-1)*3+1,1)
=INDEX(Sheet1!$A$1:$A$200,($A$1-1)*3+2,1)
=INDEX(Sheet1!$A$1:$A$200,($A$1-1)*3+3,1)
とデータを差し込みたいセルに式を入れておく。
見出しなぞも印刷シートだけに適当なセルにセットしておく。
Sheet２のA1に
１を入れると１，２，３
２を入れると４，５，６
・・・
と変化します
それをその時々で手動で印刷しても良いし、VBAでA1を１，２，３・・と変化させて、印刷範囲（例A2:C10）をRange（"A2:C3").PrintOutで印刷すればよい。VBAの部分はすぐには質問者にはできないかもしれないが。何回まで繰り返せばよいかはプログラムで組めます。
こういうのを考えると、仕事でエクセルを使うには、自動化したくなり、VBAの利用が必要というのが私の持論です。
ただ上記に紹介したのはVBAと関数の折衷版です。経験が進めばVBAだけでやります。

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回答No.2

nobu555

以前、同じようなマクロを作った事がありましたので、
下記を参考にしてください。
尚、”シートＢのＣ３”から”シートＡのＡ１”に３０行コピーするようになっていますが、Ｄ列以後も必要であれば、
4行目の最後の”3”を変更すれば列数を増やすことが出来ます。

Sub 印刷()
データ数 = Worksheets("シートＢ").Range("C65536").End(xlUp).Row
最大ページ = Application.RoundUp(((データ数 - 2) / 30), 0) - 1
For 印刷回数 = 0 To 最大ページ
Range(Cells(3 + 30 * 印刷回数, 3), Cells(32 + 30 * 印刷回数, 3)).Select
Selection.Copy
ActN = ActiveSheet.Name
Sheets("シートＡ").Select
Range("A1").Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Sheets("シートＡ").Select
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True
Sheets(ActN).Select
Range("A1").Select
Next
End Sub

こんな感じですが、如何でしょうか。

お礼

ご記入いただいたものをそのままコピーしてやってみた結果ですが、
"シートＡ"の１行目から３０行目がクリア(データも)され、
３１行目以降が２枚同じものが出力されました。

私のマクロの設定に問題があるのでしょうか？。

補足

ありがとうございます。
早速試してみます。
もし追加で補足・不明がある場合は、勝手な都合ですが
月曜日に書込みさせていただきますので、本当に申し訳ないですが
お付き合い願えないでしょうか。
よろしくお願いいたします。

回答No.1

chie65536

件数が不定と言っても、最大件数がある筈です。

例えば「どんなに多くなっても、最大で１４０件、５ページ目の半分まで」とか。

そしたら、１ページ目と同じレイアウトの物を、コピー＆ペーストで５ページ目まで作ってしまいます。

この時、シートＡの表は２行目から作ります。１行目は空けておいて下さい。

もちろん、１ページ目はシートＢの１～３０件目を、２ページ目はシートＢの３１～６０件目を参照するようにします。で、最大で１４０件分、５ページ目まで参照するようにします。

次に、シートＡの印刷範囲を設定します。Ａ列からＧ列に表があり、最終ページが２０１行目だった場合、印刷範囲はＡ２～Ｇ２０１にします。

次に、印刷範囲の外、例えばＨ列の全セルに「その行のページ番号」を入れます。

例えば、レイアウトした表の１ページ目が２～４１行なら、Ｈ２～Ｈ４１に「１」を入力し、２ページ目が４２～８１行なら、Ｈ４２～Ｈ８１に「２」を入力します。これを最後のページの最後のＨ２０１まで入れておきます。使わずに空けてあった１行目のＨ１セルには、文字で「ページ数」と入力しておきます。

次に、Ｈ列を全選択して、オートフィルタを設定します。

これで、雛形となる原型のブックの完成です。保存しておきましょう。

実際にデータを入れて印刷する時は、以下のようにします。

まず、シートＢのデータ入力が終わったら、シートＡが何ページ目まで行ったか見ます。シートＡのＨ１セルの所のオートフィルタの▼マークをクリックし「(すべて)」を選びます。

もし７０件入力していたら、３ページ目の上から１０件目まで埋まっていて、４ページ目はデータが無い状態です。

そうしたら、Ｈ１セルの所のオートフィルタの▼マークをクリックし「(オプション)...」を選びます。

フィルタ条件の入力画面になるので「３」「以下」にしてＯＫボタンを押します。

すると、４～５ページ目が隠れて見えなくなるので、そのまま印刷します。すると、１～３ページ目のみが印刷されます。

もし、入力件数が３０件以下で１ページしか無ければ、フィルタ条件の入力画面で「１」「以下」にすれば１ページ目以外が隠れます。

もし、入力件数が多くて５ページ全部印刷する時は、フィルタ条件の入力画面で「５」「以下」にするか、オートフィルタの▼マークをクリックし「(すべて)」を選びます。

この例は簡易版で、自分でフィルタ条件を入力して何ページ目まで見せるか指定、と言うことをしていますが、応用すれば「何件目まで入力してあるか自動判定し、不要なページをボタン１つで隠せる」と言うのも作れます。