Excelファイルに日付をつける場合、更新日？それとも提出日？

質問

疑問というよりも、どちらが一般的なのか、をお聞きしたいです。

会社でお客様に提出するExcelデータがあります。そこには日付を入れるのですが、私は今まで「更新日」をつけていました。が、別の人から「提出日」をつけるものだ、と言われました。その人曰く、更新日はプロパティを見れば分かるんだから提出日だとの事ですが、それならコメントに提出日を書いても同様のように思えます。

それで、世間的にはそういった日付をつける場合、どちらを皆さんが採用されているのかお聞きしたいです。更新日なのか、提出日なのか。

宜しくお願い致します。

回答No.4

KenKen_SP

こんにちは。

一般的なという括りで考えるのであれば、社内文書は社内の統一基準に従う
のが良いでしょうし、お客様に提出するものであれば、

　　「どちらがお客様にとって大切か？」

が判断基準になると思います。その視点から言えば、提出日が良いと思います。

更新日は、提出した会社側の都合でしかない場合がほとんどです。

例えば、7/5 に提出を受けた文書がいつ作成・更新されたものなのか、、7/1
なのか 7/3 なのか。それは提出した会社側の都合であり、お客様にとっては
さして重要な意味を持ちません。

「お客様」は結果を何より重視しています。

したがって、お客様にとってより重要な情報、提出というひとつの結果である
提出日が一目瞭然で分かるファイル名の方が、お客様に対して、

　　「より親切である」

と言えると思います。

なお、厳しいことを言いますが...

> お客様に知りたければ自分で見ろみたいな事は言えないですしね...
> ファイルを開くと提出日が分かる...

この点は矛盾してますね。ご自分の判断基準が常に「お客様」に対して通用する
わけではありません。

回答No.3

Gin_F

> 大変に大きなファイルである為、印刷はされないと思うのですが、それでもファイルの
> 中のシートの右上とかに提出日を入力するのは分かりますし、実際そうしています。
> が、ファイル名にまでする必要があるのか、ですよね…

わたしがもらう立場であれば、進行中のプロジェクト等、履歴を残す意味で
やり取りしたファイルを残しています。

その場合、同じファイル名になると同じフォルダで管理できないため、日付が
入っていない場合は、自分でファイル名としてもらった日付を入れるように
します。

なので、最初から入っていた方がうれしいですね ^^;

> 人曰く、更新日はプロパティを見れば分かるんだから提出日だとの事ですが、

私も同じ意見です。
特に、エクスプローラーでは詳細表示をしていますので、更新日時なら
プロパティを見るまでもありませんし。

回答No.2

zap35

ビジネスでは客先に提出する見積書などの印鑑を必要とするような書類は「提出日」を記載するのが常識です。（いつ提出したという証拠です）

ですが質問文にあるExcelデータが、内部資料のようなものであれば作成日や更新日を記載する方が一般的ではないでしょうか。後々のエビデンスとして意味を持つデータなら作成日、最終更新日と明記しておけばよいでしょう。（場合によっては改ざんされないようＰＤＦにする）

でも「プロパティに書いているから分かるだろう」はその通りかもしれませんが、大変に失礼な考え方ですね。それはお客様の誰もが知っている常識ではありません。

お礼

回答有難うございます。

大変に大きなファイルである為、印刷はされないと思うのですが、それでもファイルの中のシートの右上とかに提出日を入力するのは分かりますし、実際そうしています。が、ファイル名にまでする必要があるのか、ですよね…

プロパティの件は確かにそうですし、お客様に知りたければ自分で見ろみたいな事は言えないですしね…ファイル名で更新日が分かる、ファイルを開くと提出日が分かる、それで手間も無くいいように思います。

回答No.1

ti4989

書類内の日付ならば提出日がふさわしいかと思います。
自分だけがわかる管理用としてファイル名などには更新日を使っていますが。
なお、お客様に提出する際はファイルに手を加えられないようにエクセルではなくPDFにするようにもしています。

お礼

回答有難うございます。

そうですね、書類内につける日付は提出日だと思います。しかし、ファイル名にまで提出日をつけるのはどうなのかと。それならいっその事ファイル名に日付をつけなくても良いような気さえしてきます…