知人がやったのを見た経験から思いついた事を書きます。参考になれば。
事務作業
案内状。内容・趣旨の説明資料作成。
各方面への告知。協賛など募る。地域新聞やメディアなどへのアピール。
パンフレット，チラシ，ポスターなど作成。関連イベントや施設などへのアピール。チラシ配布など。
ネットのページなどでの告知，案内
展示物について，版権や肖像権などの確認許諾(必要に応じて)
会場準備実務
会場との打ち合わせ。会場から借りれる物，持ち込む物，他所で借りる物。使用の可否，運搬手段，保管場所。人手などの手配。準備に使える時間の確認。搬入・搬出とも。
展示パネルの色・大きさ・形状など確認。ひつようならば，布を掛けるなど工夫する。
電気の使用，音響（アナウンス，ＢＧＭ），照明の確認など。お茶の給湯なども含めて。
防火関係（装飾に布や紙を多量に使う場合，火気の使用など）の確認
ディスプレイなどに市販の版権物など使用する場合，必要ならば著作権上の許諾を取る。
場合によっては，保険も検討する。
装飾作成
外出しの看板，吊看板，必要であれば，会場までの案内
自身の経歴など解説パネル，ディスプレイ作成
必要に応じて，作品の解説文や関連ディスプレイ作成
受け付け机，記名帳，案内ハガキ，名刺
飾り花など，協賛者の紹介など
会場のディスプレイ配置プラン作成
直前準備
案内店番など手伝いの確認。食事・茶菓子の用意。
接客スペース関係の用意（飲み物。菓子類）
搬入搬出の手順の確認。展示物の梱包，確認。
応急用の事務用品(紐，ガムテープ，マジック，紙類など)の用意
前日，当日
設置状態の確認。特に落下注意，足元の安全確保に配慮。
照明の確認，調整。（明るさ，安全面）
広報，記録用の撮影（関係者に配布できるように）
メディアなどとの対応。特に，複数日開催の場合重要。
最終日
撤去・搬出・清掃・会場管理者による確認。
特に，忘れ物や破損物がないか確認
事後
来訪者へお礼状，関係各方面へあいさつ，関係者との打ち上げ会，
借りた物の返却
協賛出資があった場合などは会計処理
記録文書類の作成，総括のウェブページなど作成
