お仕事と応募者の管理をエクセルで行う方法

質問

人材派遣会社（小規模）での人材マッチングについて、
Excelを用いて、管理できればと思います。
（ACCESSがベターと思いますが、社内スタッフ全員に入ってないので）
月でお仕事が新規で10個、合計希望スタッフが50人くらい出てくる感じです。

考えとしては、
１）スタッフのテーブルをつくる（スタッフのプロフィールデータを管理）
２）お仕事のテーブルをつくる（仕事の内容だけを記載する）

スタッフはかならず何らかのお仕事に応募することで発生するので、
１と２のテーブルの主キーを合体させたものが、（それは一通りしかないので）
基本のテーブルになるかとおもいます。
テーブル３とする。（スタッフのそのお仕事応募の進行状況を記録。１行内で）

１つの仕事に、複数のスタッフが応募する　１対N（複数）
１人のスタッフがお仕事マッチしなかったとき、他のお仕事を紹介して応募プロセスを進める場合がある　逆でも１対N（複数）

２の表は単独で、どんどん増える。

別にRDBにする必要がなければ、そうしなくてもよいです。
個人的にACCESSは自身で初歩的な顧客管理DBなど作ったことはありますが、EXCELで、どういったことができるのか、経験無いので全く分かりません。ただテーブルを作る機能があるらしいというのはネットで見ました。基本的な関数だけで大体できるのであればそれでもよいです。
（あるいは無料の管理システムのサービスなどあれば）

何でもアドバイスいただけるとありがたいです。
よろしくお願いいたします。

回答No.1

kon555 · ベストアンサー

条件だけ聞くとエクセルで充分管理できそうに思えますが、いきなりエクセルでの表作り等に取り掛かるのではなく、まずは業務フローを整理してみることをオススメします。

書かれている内容等からすると、「Ａスタッフプロフィール」「Ｂ案件データ」「C.スタッフ×案件マッチング進捗」という形ですが、例えば1人のスタッフに対して、複数案件が並行して進行する事はありえるのか？　案件毎の必要条件のマッチング率は自動判断させるか？　などなど、まずは業務としての『要求』を洗い出す必要があります。

多くの場合(メンテナンス性等を無視すれば)殆どの管理業務はエクセルで何とでもなります。工夫すれば満足のいく仕組みを作れる可能性は高いでしょう。
ただそのためにもまず、『何が必要が』『どうしたいのか』を見定めなければ『どう作るか』は設計のしようがありません。

例えば半ば無理だろうと分かっているような内容でも「こうしたい」という要求を箇条書きにでもしておけば、「これはエクセルではできない」「これがやりたいなら○○というソフトがある」「これはエクセルの××という機能で対応できる」などのアドバイスに結びつきやすいかと思いますよ。

お礼

大変参考になります。ありがとうございます。

回答No.2

imogasi

仕事でエクセルを使うのが、まず頭に浮かぶようでは、設計の経験なしと思う。
そんな人だけで、ワイワイやらず、専門家も入れて相談すること。
一般的には、収録データ項目をできるだけ重複しないように保持し、それらをファイル結合で活用する点からAccessやOraclが望ましい。
　しかしそれが便利のすべてではない。
ーー
しかしまず、業種にあった、統合ソフトでもないか、探すべきだろう。
結構値段は高いものもあるだろうが、システムを組む（組んでもらう）ということは、値のはることだ。
また機密や権限や障害の点の対策を持たせるとなると、エクセル（遣い）ではお手上げだろう。
市販ソフトは、現在の段階での、その業種のシステム化の理想形を見せてくれるという点でも勉強になる。
（無料の質問コーナーで、だれが答えるかもはっきりしない、かつ回答は千文字程度の回答で、済ませられると思うのは、全く見当違い。）
現場で、社員や管理者などに本件の問診が出来てないのが、細大の欠点だが。
ーー
しかしすぐ使用ソフト云々する前に、社員みんなで、起こるケースと必要データを想像してメモに書き出して、ブレーンストーミング方式で、まとめて、どういう場面で、どういう画面や帳票データが必要か討論すべきだろう。
　Ｐａｙに関する、勤務した人、日、時間などのデータは、全体の一部でしかないはず。エクセルでは、時間外の計算など、こんな話題しか質問に出ないが。
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それと、今どきのことなので、スタッフや社員間（や相手企業）のコミュニケーションについては、みんなが持っている、スマホの最大限利用を考えるべきかと思う。パソコンとスマホのハイプリッドシステムが理想かな。
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ぞれとAccessでも、Excelでも仕事に使うとなれば、社内の数人がVBAを使わないと、いろんなところで行き詰まると思う。
　なおＥｘｃｅｌＶＢＡでも、ＳＱＬの基本は使える。
ＡｃｃｅｓｓのコアはＳＱＬだと思う。

お礼

ありがとうございます。いろいろごもっともな適切なご指摘です。
現状、社内の大枠のシステムはあります（主に実働の勤怠管理など）が、（マッチング関係について）機能を追加するのに結構なコストがかかります。それはそれで、他の部分も機能追加を含め、少しずつすすめてはいます。（多分、１，２年はかかると思います）
今回は、（上記ができあがるまでの）、現在の小チーム内だけの話で、情報共有の方法を単なるエクセルの数シートでやっている部分を、ちょっと改善できないかなというところです。