ファイルサーバーの階層について

質問

お世話になります。

会社でファイルサーバーを管理している者です。
現在のファイルサーバーはrootに「全共有」というフォルダがあり、そこは
全社の誰でもがアクセスでき、誰でも好きなようにフォルダ作成、ファイルをいじれます。
ただ、その結果「全共有」の中がエライ状態になってファイルやフォルダの収集がつなくなっています。

そこでこの「全共有」の中をキレイにしようと思います。
使い方は引き続き自由に使わせようと思いますが、最初にフォルダだけはこちらで設定しようかと思っています。第一階層で[営業]・[工場]・[共通]とかに設定して、Excelなどのファイルはこの３つのフォルダのどれかの配下に置くようにルール化する、など考えておりますが、一般的にどのような感じで設定するのがよいのか五ご教示いただけますでしょうか。よろしくお願い致します。

回答No.2

akauntook · ベストアンサー

管理される立場でしたら、ルールは守られないと認識した方が良いと思います。

ユーザーは出来ることはやりますし、管理者の事なんて考えません。

理想的には、ユーザー１人１人に固有のアカウントを発行し、それぞれに必要な権限を与えると良いと思います。

既に回答されている方がいらっしゃいますが、ルールをシステム化し、定期的にルールに合わないファイルは削除すると整理されます。

ファイル名、拡張子、ファイルサイズ、期間、ファイル数などなど。

ホワイトリスト判定で、条件に合わないものを全て削除する厳しいものにすれば、徹底されますよ。

万が一のために自分しか権限のない場所に一定期間バックアップを取っておけば、問題にもならないと思います。

ルールに従わずに困っている人が相談してきたら、きついお灸を据えてバックアップファイルを苦労して見つけてきたファイルだと言って渡してあげましょう。

ルールに従わないと、そのユーザーのファイルが全て消えるとか、そういう意地悪もしたくなりますよね。
大体、情報整理出来ない人って仕事も出来ないですし。

お礼

auntook さん
早速のお返事ありがとうございました！

大変勉強になりました。
仰る通り軽く管理していると、あとで自分が困ることになりそうですね。
この度はありがとうございました。

回答No.3

chachaboxx

「一般的にどのような感じで設定するのがよいか」ということですが、「どの程度の管理をしたいか・できるのか」ということになると思います。諸兄方々のご意見同様、まずはルール(ポリシー)を決めることからですね。

当方では、共有のルートフォルダは(当然)全社員が参照可能ですが書込みは出来ません。新しくフォルダも作れません。以下の部門フォルダは、所属社員のみ書込み可能で他部門社員は参照のみ、部門フォルダで任意に作られたフォルダは、部門社員だけ参照・書込み可能にしてます。この辺りのアクセス権の設定が１番面倒ですね。
ルートフォルダ以下には部門フォルダ以外に、全社員が読み書きするDB等を保存するフォルダや、ファックス・スキャンしたPDFを保存する一時保管フォルダなどもあります。ファイルを取り出したら削除を促すファイル名のファイルを置いてます。(笑)
例) ！用が済んだファイルは削除してね.txt

各フォルダにはそのフォルダの利用方法を記したテキストファイルを取説としてアクセス制限(削除不可)をつけて保存し、日次のバックアップ前にタスクスケジューラで、一時保管フォルダの1ヶ月を経過したファイルを自動削除してます。※苦情が出たら事情を聴取してバックアップから戻します。

余談ですが、数百MB(CDレベル)以上のファイルは、日次の累積バックアップ対象から外した、上書きのみのフォルダに保存するように依頼してます。フルHDの数ギガもあるようなファイルを何十個もコピーしても仕方ないので。

あと、大切な事ですが、管理階層に基づくアクセス権も設定されるでしょうが、プライバシーは慎重に扱うべきです。例え貴方が管理者だとしても、普段はユーザー権限で作業することにより、誤って他部門のファイルを上書きしたり削除してしまったりすることを防げます。何よりシステムが信用されないと、思い描く運用が困難かと思いますので、ご提案までに。

お礼

chachaboxx さん
早速のお返事ありがとうございました！

詳細なご説明をいただきまして誠にありがとうございます。
プライバシーの件も大変勉強になりました。
なるほど、と思わされることだらけです。お聞きしてよかったです。
この度は本当にありがとうございました。

回答No.1

tkf-

そのような自由にアクセスできるフォルダは、いくらルール決めをしても、「置けるところに置く」状態になりかねないです。
ある程度監視をして、ルール通りでないファイルは消す、何年以上経ったファイルは消す、といった方法も考えてあげないといけないです。

ちなみに、アクセス権はオールフリーとして、「誰が」置いたかがわかるようになっていますか。(ユーザー管理がしっかりできているか)
これができていないと、後で「消せない」ファイルに困ることになります。

お礼

tkf- さん
早速のお返事ありがとうございました！

大変勉強になりました。
仰る通り軽く管理していると、あとで自分が困ることになりそうですね。
この度はありがとうございました。