安価にファイルを共有したい

質問

会社のでファイルを共有する方法を模索しています。

条件
種類：excel、word、access、PDF、などがメインで、画像や動画も多少
容量：いまのところ30Gくらいですが、どんどん増えます
アクセス制限：必要。６人くらい。外出先からは見れなくても問題ありません。
使い方：いちいちＤＬしなくても直接開いて加工できること（更新が頻繁）
e文書法：対応できたらなお可
社内LAN：有線。固定ＩＰ。特にルーター?などで制限はかかっていません。

ファイルを共有する方法としては、大きく分けて以下の２つかと思います。
１．自分でハードを用意する（ファイルサーバー　or　外付けＨＤＤなど）
　メリット：維持費がかからない
　デメリット：詳しい人がいないので、メンテナンスが難しい
２．クラウドを利用する
　メリット：セキュリティなどメンテナンス面が安心
　デメリット：維持費（小額ならともかく、高額だと毎年予算を取り続けることは難しい）

１の場合、メンテナンスが容易な方法はありますでしょうか？（特にセキュリティ面）
２の場合、安価な方法はありますでしょうか？

ご回答、よろしくお願いいたします。

回答No.2

asciiz · ベストアンサー

(1)の回答は、「『NAS』を導入する」ことでしょう。
NASとは→http://www.ioplaza.jp/knowledge/no22/index.html

ネットワーク上のHDD上に、「共有フォルダ」を作成し、簡易的なユーザー管理でアクセス権を設定できます。

(2)のクラウドの場合。
Dropbox や Google Drive を利用することになりますが、すでに30GBあるとなると、有料プランが必要になります。

Dropbox→ https://www.dropbox.com/ja/
有料プラン→ https://www.dropbox.com/plans
月額1,200円の「Pro」で、容量1TB使えますから当分大丈夫でしょう。
ただしこの場合、1アカウントですから、「ユーザーIDとパスワードを教えた人がアクセスできる」と言うセキュリティになります。
Businessだと1人ごとに1,500円、6ユーザーなら月額9,000円となります。
その代わり容量も無制限となり、ユーザーごとのアクセス管理や、最終更新者の判別などもできるようになります。

Google Drive→ https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
有料プラン→ https://support.google.com/drive/answer/2375123?hl=ja
30GB必要なら、100GBの月額1.99ドル(220円ぐらい?)を、各ユーザーが契約することになります。6人で11.94ドル。
やはりこちらも、ユーザーごとのアクセス管理や、最終更新者の判別が可能です。

Microsoft OneDrive→ https://onedrive.live.com/about/ja-jp/
有料プラン→ https://onedrive.live.com/about/ja-jp/plans/
50GBで月額170円。(ユーザーごと)

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Dropboxや、Googoe Drive・OneDrive には、パソコン用アプリがあります。
こちらをインストールすると、HDD上の指定フォルダを、クラウドと同期することができるようになります。(常時HDDとクラウドを監視し、更新されたファイルをコピー)
ただし、Excelなどのファイルですと、別の端末が同時にローカルで開いてしまうと、クラウド上でどちらを残したらいいのか判別できなくなり、競合が発生します。

ですが上記の中で、OneDriveでは「クラウド上で直接編集できる」共有機能があります。
ドキュメントに「共有」を設定したのち、OneDriveから、「Word Online」や「Excel Online」を使って開くと、複数人で同時に編集することができ、競合も発生しません。
例)http://raku2.ucom.ne.jp/topic3/20140320.html

Google Driveでも、WordやExcelのファイルを「Googleドキュメント形式」に変換すると、オンラインで同時編集できるのですが、変換されたものは図の位置やレイアウトが崩れますし、再度MS-Officeファイル形式でダウンロードしても元通りにはなりません。
複数人で編集可能なのはGoogle Drive の方が先だったんですけどね…。

お礼

ご回答ありがとうございます！

(1)NASというものがあるのですね。
　この場合、ウィルス対策とか、バックアップとかはどのようになるのでしょうか？
　ＰＣ用のウィルス対策ソフトのボリュームライセンスはあるのですが、使えますか？

(2)有料でも意外に安くてびっくりしました。
　「クラウド上で直接編集できる」が必須なのでOneDrive一択ですね。
　個人的にOneDriveは使ったことがあるのですが、Excel Onlineはあまり使い勝手が良くないイメージがありまして…。
　EXCELファイルに、パスワードがかかっていたり、シート間を参照する関数が大量にあったり、ピボットやマクロがあったりするのですが、使えるでしょうか？

回答No.3

asciiz

＞EXCELファイルに、パスワードがかかっていたり、
＞シート間を参照する関数が大量にあったり、ピボットや
＞マクロがあったりするのですが、使えるでしょうか？

＞ブラウザーと Excel でのブックの使用の相違点
＞https://support.office.com/ja-jp/article/f0dc28ed-b85d-4e1d-be6d-5878005db3b6

上記ページに、通常ExcelとExcel Online の違いがあります。
ピボットやマクロは問題ありません。(相当古いマクロは動かないことも)
しかし、外部参照は通常Excelを使って更新する必要がある、とあります。
さらに、パスワード付きのファイルはOnlineで開けない、ともあります。
(→OneDriveアプリをインストールし、ローカルにコピーされたExcelを編集する。保存すると、クラウドに同期される、と言う使い方に。)
それらが複雑に絡んでいるファイルですと、Onlineでは使い物にならない可能性が高いですね…。

単独のExcelファイルで、同時編集して利用するなら、NASで共有するよりいいんでしょうけど。
(NAS上の共有Excelファイルは、壊れることがあります。基本的には排他利用(通常状態)で、「○○は編集のためロックされています/使用者は’***’です」ダイアログが出る使い方の方が安全です)

お礼

ご回答ありがとうございました。

ご丁寧にありがとうございます！
クラウドは難しそうですね…。
ＮＡＳの方がいいのでしょうけど、メンテナンスが心配です…。

回答No.1

中京区 桑原町（@l4330）

http://www.iodata.jp/product/nas/personal/hdl-t/index.htm
これで十分です

使える人を制限するには
http://www.iodata.jp/product/nas/personal/hdl-t/index.htm
公開したい人ごとに、フォルダーを分けることができます。

お礼

ご回答ありがとうございます！

この場合、ウィルス対策とか、バックアップとかはどのようになるのでしょうか？
ＰＣ用のウィルス対策ソフトのボリュームライセンスはあるのですが、使えますか？