言いたい事を上手く伝えれず、上司が理解に苦しむ

質問

今、入社して5年目で、自分がプロジェクトリーダーとなって進める仕事も増えてきました。途中報告を事業部長に報告する機会があります。私も一生懸命伝えようと思い伝え、上長も一生懸命聞いて理解をしてくれようとしているのですが、「つまり、伝えたいことは・・？」という風になってしまうことがあります。。。

ロジカルシンキングや情報伝達力を鍛えたい、もしくは、どんな伝え方をすれば、きちんと伝わりやすくなるのか、おすすめの方法があれば教えて欲しいです。

回答No.5

noname#237141 · ベストアンサー

たぶんね、話が長いんだと思いますよ。

小説でいうところの、登場人物は誰誰で・・・
から始まり、こういう展開をして、こうなりああなり、、、といった
（半ば）どうでもいいような内容を延々話す感じでしょうか。

それでも伝えるべき内容やワードは入っているんでしょうけど、
話が長くなり、聞き手は「どこがポイントか？」が理解出来ないのです。
もしくは、話がとりとめもなく進むので伝えなければならないポイントを
言い忘れているか、です。

結論から先に話すのも、もちろん手法としてはアリですけど
伝える内容の重要さを理解出来ていないうちに、結論から先に話すのは
少々危険ですね。結論から話せば、伝えたいことが伝わっているのか？
私はNoだと思います。

軍隊とは違い、民間の場合は完全なトップダウンでもないから
部下は結果だけを言って後はノータッチ、というわけにはいきません。
途中のプロセスだって重要なことだろうし、結論につながるポイントなら
端折ってしまわずきっちり伝えなければなりません。
ポイントはそこです。「伝えたいこと」≠「結論」です。

ちゃんと中身は伝えて話しているにもかかわらず、伝わっていないというのは
先にも述べた通り、話し方の問題の方が大きいです。

例えば、「○○についてですが～」や「次の課題に移りたいと思いますけれども～」
といった、不要な「・・が～」、「・・・けれども～」といった逆接接続詞を多用
した話し方をしていませんかね？
テレビでもラジオでも、こういった質問板でもよく使われます。
これが多用されていると、とても理解しにくい文章や話になります。

出来るだけ逆接接続詞を排除する、つまり一つのセンテンスを短くする。
お尻をきれいに丸めるような文章を描いて話すんです。
「私の名前はｘｘですが、身長はｘｘｘｃｍですけれども、体重はｘｘKgです」
これは駄目な例です。

出来るだけ１センテンスを短く、どうしても「けれども」を使いたい場合は、
いったん「・・です。」で切って「しかし～」で再開する。
こうした方が聞き手は聞きやすく、「しかし」以降に耳を傾けようとします。

なので、伝えるべきこと、報告のポイントとなるべきところを
中心に短い言葉で話していけば相手も聞きやすくなり、
理解しやすいはずです。

どうもこの手の質問の際には、話し手だけの論理で「やれ結論を言え」とか
どうとかといった回答が多いですが、聞き手の立場からみた話し方の回答が
ないんですよね。

お礼

アドバイスありがとうございます。
不要な逆接接続詞は、多用していましたし、結構一文を長々話してしまっていました。伝えるべきこと、報告のポイントとなるべきところを
中心に短い文章で区切って話していきたいと思います。

回答No.4

eroero4649

昔の軍人さんの話ですが。
お偉いさんに提出するための10ページの報告書を提出したら、上司が「こんな長いのをお偉いさんに読めといえるか。半分にしろ」と突き返されました。半分にしたら「まだ長い。3ページにしろ」とまた突き返されました。苦心して3ページにしたら、「1枚にまとめろ」といわれました。どうにかこうにか1ページにしたら、「これでよい」といわれたそうです。
その上司の上手いところは、いきなり「1ページにまとめろ」といわなかったことです。もし10ページを1ページにしろといわれたら途方に暮れます。でも、10ページを5ページに、5ページを3ページに、3ページを1ページにすることはできます。そしてその1ページには10ページ分の情報が詰まっていますので、もしお偉いさんから「これはどういうことだ？」と聞かれてもスムースに説明することができます。

ですから、言いたいことが10あったらまず5にしてみて、3にしてみて、そして結論としての1を出して、上司にはその1となった結論を報告するのです。もちろん上司からは「なぜそうなんだ？」とか質問が来るでしょうから、そのときにその理由を説明するのです。
仕事の報告は、演繹法ではなく、帰納法です。「まず結論ありき」です。

お礼

アドバイスありがとうございます！
言われてみれば、全てを伝えようとしてしまっていました。細かい話も言ってしまっているので、10⇒5⇒3⇒1にして、話すことを心がけます。

回答No.3

athlonxp1800

最初に結論を話してその後に状況を説明する。
状況の説明が上手く出来ないのであれば、言葉のボキャブリティが少ないのが原因かもしれません。
小説を読むと普段使いする言葉（ビジネス言語を含む）が広がり話術と文書作成能力が上がります。
東野圭吾とかの読みやすいのでお勧めします。

お礼

アドバイスありがとうございます。
おっしゃる通りです。。日本語おかしいよ！って言われることもあるので、ボキャブラリーを増やせるように小説を読むようにします。

回答No.2

山田 太郎（@f_a_007）

Q、おすすめの方法があれば教えて欲しいです。
A、下向法＋上向法。

「下向法＋上向法」ってのが、最も一般的なやり方かと思います。

【下向法】

　プロジェクトの現況ってのは、色んな要素・部品の集合体です。まず行うことは、プロジェクトの現況を出来るだけ細かくバラした上で、その要素・部品一つひとつを吟味することです。成功に導く上で重要な要素に赤いタグを付け、大して重要ではなくて無視できるそれには白。少し変化させれば重要になりそうな要素には黄色。こういう吟味をしつつ赤と黄色とが指し示すプロジェクト成功の鍵となる抽象的概念の一言に向けてひたすら下向していきます。

　プロジェクトの現況を報告する上で大事なことは、かかる下向の末にプロジェクト成功の鍵となる抽象的概念の獲得に成功することです。

【上向法】

　さて、下向の結果に手にした抽象的概念をもって、現況は「こうだ！」と報告することほどに愚かなことはありません。報告に当たっては、下向の過程で切り捨てた白タグに変わる新たな要素・部品を当然に発見していることが求められます。また、黄色タグを赤タグに変化させる術も見つけていることが必要です。そのための下向なんですから・・・。そういう新たな部品と幾つかの部品の改良を通じて下向の結果手にした抽象的概念に生き生きとした現実の姿を与えること。これが、抽象から現実への上向過程です。

　このように、プロジェクトの現況のバラシと再組立てってのを常に行う立場にあるのがプロジェクトリーダー。頑張ってください。

＞どんな伝え方をすれば、
＞きちんと伝わりやすくなるのか、
＞おすすめの方法があれば教えて欲しいです。

　報告の技術的な工夫よりも＜プロジェクトの現況のバラシと再組立て＞の質の確保を！

＞糸は一度や二度撚り合わせても、糸は糸である。
＞しかし、それを幾度となく繰り返せば、糸は糸でなく紐となり綱となる。
＞いわゆる「量から質への転化の法則」の発現である。

　そして、＜プロジェクトの現況のバラシと再組立て＞の質を確保するには、いかにプロジェクトの分析と演繹とを行う回数を蓄積したか？その経験量をいかに蓄積するか？

　頑張ってください。

お礼

アドバイスありがとうございます！
また、凄く詳しく書いてくださってわかりやすかったです。
「下向法＋上向法」初めて聞きました。話し方だけでなく、プロジェクトの動かし方のアドバイスまでありがとうございました。

回答No.1

umaibouumai

方法、手段ばかりを伝えようとしていませんか？
まずは結論からブレイクダウンし、最後に結論でまとめれば良いと思います。
PREP法という方法があるのでご参考になれば幸いです。
http://www.foster1.com/article/13577413.html

お礼

アドバイスありがとうございます！
最初にきちんと結論を伝えることをしていなかったので、上長も何を汲み取ればいいのかわからなかったのですね。PREP法を身につけれるように意識して心がけます。