Access のラベル印字の質問です

質問

Window7:
Access2013:
いつも、大変お世話になっております。ラベル印字につきまして、次の質問をさせていただきたいと思います。何卒、よろしくお願いいたします。

フィールドには[姓],[名],[所属],[年齢],[区分]があり、家族毎のラベルを作成したいのです。
山田　太郎　総務課　50歳　大人
　　　次郎　fm　　　10歳　子供
　　　花子 fm　　　46歳　大人
上記のようなデータがありますが、[姓]は代表者のみで家族には入力がありません。
[所属]につきましては、家族は[fm]とされています。
通常の印字では、1名毎に1枚のラベルが作成されて

総務課御中
山田　太郎様　50歳・大人

fm御中
次郎様　10歳・子供

fm御中
　　花子様　46歳・大人

となるところを1枚のラベルにまとめて
総務課御中
山田　太郎様　50歳・大人
　　　次郎様　10歳・子供
　　　花子様　46歳・大人
としたいのです。　[姓]でグループ化してみたり、又は　色々試してみましたが、どうもうまく出来ません。
大変、お手数ですが、何卒よろしくお願いいたします。

回答No.2

noname#231195 · ベストアンサー

それはできません。
例えば、例に挙げられたデータで、次郎さんのレコードだけ取り出したとき、次郎さんがどの家族に属するのか情報がありません。
仮に(川本)次郎さん(fm/10歳/子供)のレコードが同時に存在した時、(山田)次郎さん(fm/10歳/子供)とどうやって区別するのですか？区別する方法があるのなら、それがご希望のようなラベルを作るためのヒントになると思います。

そのようなラベルを作る目的でデータベースを作るなら、私ならフィールドを一つ追加して、それぞれの家族にたいしてユニークな番号を与えます。
姓でまとめるのはいい方法だとは思いません。同じ姓の違う家族が一緒になってしまうからです。
この考えを発展させると、別に家族テーブルというようなものを作って、それぞれの家族に与えたユニークな番号と姓を保管します。今あるテーブルは姓の代わりに家族の番号を保管します。
そんなふうにしてもいいと思います。

お礼

szo_oiz様
ご回答をくださり、ありがとうございます。
いただきました貴重なご見解は大体解りました。
名簿から、このようなラベル印字が出来れば大変便利だと思いました
ので質問させていただきました。
ご回答くださり誠にありがとうございました。

回答No.1

hatena1989

一つのテーブルに、家族データも格納されているのですか。

山田　太郎　総務課　50歳　大人
　　　次郎　fm　　　10歳　子供
　　　花子 fm　　　46歳　大人

という場合、次郎、花子 が山田太郎の家族だと特定するフィールドが存在しませんが。

通常は、家族データは別テーブルにする設計にすると思います。

そうすれば、社員テーブルでラベルレポートを作成して、家族データはサブレポートとして埋め込めば簡単にできます。

VBAが使えるなら、サブレポートを使わずに、詳細セクションのイベントで家族テーブルから読み込んで表示するということも可能です。

お礼

hatena1989様
ご回答ありがとうございます。そうですね、一つのテーブルに家族データが格納されている状態になっています。
と、言いますのも、名簿から、fm (ファミリー)の数と　fm以外の数、さらに、大人、子供、幼児などの区分の数を数えてレポートに表示させるようにしています。
hatena様が別の機会にお示しになられている、サブレポートを作成する．．又は、VBAの記述でお示しになられたページも拝見させていただきましたが．．あれっ．どっか違うなあ．．と言う感じでしたから、設計の問題ですね？
ご回答くださり、本当にありがとうございました。今後共、機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。