人事評価 事務職 目標設定

質問

入社して一か月半です。
ある外資系機械メーカーの営業事務職で入社しました。

表題の通り目標設定で悩んでいます。
具体的に数値化し結果も提出するため記録していかないといけません。4項目考えなければなりませんが、下記の3項目を考え、後の一つが思い浮かびません。

・見積もり回答率(＊日以内）を＊＊％
・残業時間を前月比＊＊％削減
・納期通り納入率＊＊％

ミスを何パーセント削減する。とか思いついたのですが、比較がないためこれも難しいかと。。。

見積もり回答、納品書請求書の発行、PO・Invoiceの作成。国内外顧客から受注し、海外工場へ発注、納期確認をし納期回答。入荷したら出荷手配、支払いの督促と一連の業務をしていますが、入社してからあまりに忙しく簡単に記録が取れる内容でないと難しいです。
見積もりに際し、技術的な確認が必須なので、回答にも慣れるまで日数がかかる状況です。

上記3項目は、データを残しているためかろうじて、結果を出せます。
あいまいな目標ではないのでいい例があれば教えて下さい。

回答No.2

trytobe

残業時間を入れずに、

・見積もり時の技術的相談・助言提供 ○件以上、（また○％以上）
・見積もりから支払い督促までの当社内責任時間　＊＊％

というように、「技術での強みで売った成績」「物流起因のロス日数ではなく自分が止めてしまった時間」にしてはいかがですか。

「見積もり回答、納品書請求書の発行、PO・Invoiceの作成。国内外顧客から受注し、海外工場へ発注、納期確認をし納期回答。入荷したら出荷手配、支払いの督促」

が一連の業務ならば、見積もり番号ごとに、Excel など表計算ソフトの各行に、

「その案件の番号」「見積もり回答」「納品書請求書の発行日」「PO・Invoiceの作成・物流への指示日」「国内外顧客から受注日」「海外工場へ発注日」「納期確認をし納期回答日」「入荷したら出荷手配日」「支払いの督促日」

の各列を作っておいて、そこに日付を埋めるだけで、あとから簡単に日時をたどれますし、そもそもどれが止まったままか、というチェックリストにもなります。

そして、自分の手にボールがある段階なら、できるだけ相手に早く投げ返して、話を進めよう、というのができているかどうか、というのも表計算で簡単に出せます（どのマスが自分の責任部分で、その日数は統一した計算式でだせる）

お礼

回答ありがとうございます。

納期通り納入率は、工場のロスも起因するのと、顧客の要望する納期が見積もり時に設定したリードタイムより短いため、正直、設定したくはないのですが、思いつかなくて・・・
おっしゃるとおり自分起因だけの数値設定をしたいのが本音です。

支払い督促の"当社内責任時間"とは具体的にどういう意味なのでしょうか？
支払いが滞る海外ユーザーがおり、支払期日の数日前に督促するのですが、その作業をどのように数値化するのでしょうか。

技術的なアドバイスはしていません。見積もり時に価格を出すのに、技術的なスペックを確認しないと正しい見積もりが出せないからです。ですので、お客様へのダイレクトな技術的助言は特にないので数値にするのは難しいのが現状です。見積もりをだすのに、顧客から提供された一致しないスペックを再確認してもらうような内容です。

自分起因だけで数値化するのはかなり難しいですね。。。

残業時間は入れようと思います。入社以来多いので、一番数値化しやすいと思っています。

回答No.1

中京区 桑原町（@l4330）

見積もり回答率・・・あまり良くないと思う
理由
1)数値の成果が出にくい
　多分、95%→96%の様に僅かしか変わらない
2)回答は100%であるべきだろと批判される
　回答率96%の場合、4%は回答してないと思われる

私なら、回答までの日数を目標にする
4日→3日なら大きな改善に見える

お礼

見積もり全部回答したうえなので、(＊日以内）で回答する。と目標を立てるつもりです。
ですので、（＊日以内）としています。
回答ありがとうございます。
そのほかで思いつくものはありますか？