発注書と受注書、保存の必要有無

質問

発注書と受注書について、
税務的に保存が必要かどうか、ご教授願います。
(弊社は個人事業主です)

<受注書>
　得意先から弊社に対し、納品する商品名、数量を記載したもの。
　弊社では、これを元に商品に納品書を付けて発送。
　月末には得意先に対し、請求書を発行しています。

　　・弊社が発行した、納品書(控)、請求書(控)は保存します。

<発注書>
　弊社から製造業者に対し、製造する商品名、数量を記載したもの。
　製造業者では、これを元に商品を弊社に納品書を付けて発送。
　月末には製造業者が弊社に対し、請求書を発行。

　　・製造業者が発行した、納品書、請求書は保存します。

専門的な事は分からない為、
受注書、発注書の認識に誤りがあるかもしれません。
(指示書になるのかな？とも思います。)

受発注共に書面(ＦＡＸ)の場合もあれば、
メール、電話の場合もあります。
書面だけ保存するのは変ですし、
納品書等も保存しているの為、
税務的には保存不要と考えています。

回答No.5

gaweljn · ベストアンサー

電子データであれば、発注書・受注書ともに保存可能だ。スキャナ保存であれば、発注書は可能だ。受注書は、契約の成立を証することから「契約書」に該当するため、税込3万円未満なら可能だ。

過去のぶんについては、電子データであれば可能だ。スキャナ保存であれば、できない。

詳細は下記URLなどをご覧いただきたい。
https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/07.htm

お礼

度々の質問に、丁寧に回答頂きありがとうございます。
大変勉強になりましたし、助かりました。

回答No.4

chie65536（@chie65535）

＞例えば、受注書とそれに伴う納品書は内容が同じものです。

「同じだから」は理由にならないと思うけど。

うちの会社は「架空請求」や「架空取引」を防ぐ為に、受けた受注書と送った納品書は、セットにして一緒に保管してるよ。

そうしないと「架空の受注を捏造して、商品を納品した事にして横流しする」とかが起きるからね。

法律では保存義務が無いって？そんなの関係無いね。

法律は法律。実務は実務。不正防止は不正防止。それとこれとは話が違う。

質問者さんが「うちでは不正は起きない。片方だけあれば良い」って思うなら、法律に反しない範囲で、そうすれば良いだけの話。捨てちゃって何か起きても「自己責任」だからね。誰も責任取っちゃくれない。責任取るのは貴方。

お礼

ご回答ありがとうございます。

なるほど。架空受注等もあるのですね。
個人事業でほぼ一人の為、そこまで考えが回っていませんでした。
ご意見、参考にさせて頂きたいと思います。

回答No.3

gaweljn

青色申告かどうかで若干異なる。

青色申告であれば、保存義務が課せられる（所得税法148条）。白色申告であれば、一定の条件を満たす場合に限り、やはり保存義務が課せられる（下記URL参照）。いずれも法定されている。
http://www.nta.go.jp/taxanswer/shotoku/2080.htm

上記のとおりなので、税務上は納品書等で十分とする回答や、保存義務は税務署が決めるとする回答がもしもあったとしたら、それらはトンデモ回答者のトンデモ回答である。質問者さんにおかれては注意されたい。

補足

ご回答ありがとうございます。

色々ご意見ありましたが、保存するように対応を変更しようと思います。
一部破棄してしまった発注書等は再度紙に出力し直して、
保存しようと思います。

厚かましく、大変恐縮なのですが、
お詳しそうなので、１点教授頂いていいでしょうか？
これまで書類を破棄していた背景に保存書類スペースの圧迫があり、電子保存を検討しようと思っています。

例えば今回のような書類「受注書」「発注書」について、
申請の上で電子保存する事は可能なのでしょうか。
また、前年以前の書類に関しても電子保存に変更可能なのでしょうか？

回答No.2

yosifuji20

注文書と注文請書は、受注の取引内容を双方が明らかにすることが目的です。
取引に関んして後日意見の食い違いがないようにということです。

税務では売り上げと仕入れ等の費用収益の金額が客観的に明らかになる証憑が必要ですが、これは納品書と請求書で十分です。

注文書はその取引をお願いしたいというだけで、結果としてその通りの取引きになるかは終わってみないとわかりません。
後日追加工事などで金額が変わることはよくあります。

ということで税務だけを考えれば保管は不要と思いますが、他方で下請代金支払い遅延防止法に絡む取引では保管は必要です。下請法では下請け業者に注文書を交付したかどうかが法に違反しないかの重要なポイントになります。この目的からは保管は必要です。

回答No.1

chie65536（@chie65535）

＞税務的には保存不要と考えています。

保存が不要な物でも、保存しておいても困らないなら、保存しておいた方が良いのでは？

法的、税務的に保存が不要な物でも、捨てちゃったら「取り返しがつかない」ですよ。

捨てちゃったら、何かあった時に「残しておけば、証拠になったのに」って悔やむ事になる。

捨てない場合、置き場所には困るかも知れないけど、基本的には誰も困らない。

だけど、捨てちゃったら、置き場所にには困らないけど、万が一の時は貴方が困る事になる。

結局、要・不要は、貴方が決める事ではなく、（貴方の事務所に税務調査に入った）税務署が決める事だから、貴方は捨てる捨てないを判断しない方が良いでしょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。

例えば、受注書とそれに伴う納品書は内容が同じものです。
商品を納品し、請求も完了した時点で
不要になるとの考えで質問させて頂きました。