注文のFAXをいつも間違う取引先さんがいて悩む

質問

私の勤める会社に商品を注文してくださるある取引先さんにとても悩んでいます。
注文のFAXがしょっちゅう間違っています。
たとえば、
１日着
A冷蔵　１０個　発送
と午前中にFAXがきます。

で、その後昼から下記のように訂正のFAXがきます。
１日着（追加）
A冷蔵　１０個
B冷蔵　２０個
C冷蔵　３０個　発送

引き取る運送便は取引先さんが手配します。

私は、ABC冷蔵全部を１日着で伝票を書き、現場に依頼しました。
でも、運送便が来たのはA冷蔵の分だけです。

私がTELで確認したら、
１日着A冷蔵だけ出し、
残りのBC冷蔵は３日着でと言われました。
不安なので、本当にBC冷蔵が３日着か、２，３回確認しました。

ですが、実際３日着で出すのは、
ABC冷蔵全部でした。

こういうことがよくある取引先ですが、
ミスのない上手な確認の仕方はないでしょうか？

回答No.2

noname#226867 · ベストアンサー

運送便手配を相手に任せたままになっているのがマズいのではないですか？
あなたの会社で手配することができれば万事解決だと思います。

それができないなら、追加注文があった際に運送会社に確認（ABC全部受け付けているか）をしてから現場へ依頼すれば食い違いは防げそう。

運送便が来た時に食い違いが出たのなら、電話で確認した後に「注文書と違う発送はお受けできませんので、恐れ入りますがAは１日着、BCは３日着という訂正注文書を再度お送りいただけますか？訂正注文書が届きましたらすぐに発送します」と要求。

言った言わないの話が一番こじれます。
やりとりはできるだけ記録に残るもので。確認自体は電話でやりとりしても、最終判断内容はFAXなりメールなりで送ってもらうことを徹底しましょう。

お礼

FAXを徹底してもらいます。
どうもありがとうございました。

回答No.1

gisahann

・電話では受け付けない。

・ｆａｘなら、着た順番に処理する。
・出来るだけ時間一杯後ろの処理にする。

・間違っても商品は受け取ってもらう。

・もし、解約の必要が生じたら損金を請求する。

・嫌なら相手が担当者を変えるでしょう。

お礼

色々かんがえてくださりありがとうございました。