上司のスケジュール管理の方法について
こんにちは。
9月より異動で上司の秘書的な仕事をする事になりました。
その上司には今まで秘書がいなかったので、
秘書が付くのが初めてで、
「秘書だからこれをやって、こうあるべき」と言った決まりや要望と言うのも少なく、
私も秘書業務をした事が無いので、
そのあたりは、カチカチの秘書業務と言うのが成立していない感じです。
困っている事はたくさんあるのですが、
その一つに上司のスケジュールが把握できないと言うのがあります。
上司も絶対的に秘書がスケジュールを熟知・管理するべきと言う感覚あるのか、ないのか、
スケジュールの報告も特にないのですが、
上司不在の時に誰かが訪ねて来た時に、
(そう言えば、知らぬ間に上司がいなかったという感じの時)
とっさに
「今どこに何の用で居ない」とか
「何時に戻る予定です」とか言う事が出来ません。
上司は、スケジュールを自分の携帯のカレンダーの中で管理しています。
他にスケジュールが記載されているものとしては、
outlookのスケジュールがあります。
「何かあったら、私のoutlookを開けば予定を見れます」と上司は言うのですが、
上司の携帯のカレンダーとoutolookのスケジュールは連動(同期)する事が出来ないです。
携帯のカレンダーには常に書き込んでいる様ですが、
上司は忙しくて、outlookのスケジュールの更新までは出来ないと思います。
それなので、outlookのスケジュールには予定が中途半端に記載されていてイマイチです。
また、急に誰かが上司を訪ねて来て
「どこに居て、いつ戻りますか?」と聞かれるのですが、
まず、上司のoutlookをパスワードをいれるなりして、開かないといけないので、
とてもじゃないけど数分かかるから、もう見る時間が無い。
また、開けても何も書かれていない事が多く、
全く管理が出来ません。
よく、デジタルの者に書き込んだものをプリントアウトして手元に置くとか、
手書きの物を写真にとりこむとか
聞きますが、そもそもスケジュールがわからないので、
もと(それを見れば100%問題なし)となる物が無いと言った感じです。
私的には紙の物が手元にあると見えやすくて良いのですが…
9時にきちっと座っているわけではないので、朝礼があるわけでもないので、
スケジュール確認の儀式があるわけでもないです…
上司のスケジュール管理どうするのが良いのでしょうか?
良いスケジュール管理方法があったらアドバイス頂ければと思います。
宜しくお願い致します。
お礼
有難うございます！