就業証明書の発行が煩雑のため、雛形を作りたい

質問

会社の人事担当者です。社員500名の人事・労務管理の事務を一人で担当しています。

昨今、社員からの就業証明書の発行希望が増えてきました。理由は、保育園や学童の申込です。ちょうどその世代の人員比率が増えてきたためと思われます。

当社社員は事業所が多く、社員が在住する市区町村は５０を超えるのですが、就業証明書のフォーマットは市区町村によって異なり、勤務時間や就業日数、時間を記載して社印を押せば良いものだけから、直近３ヶ月の給与支払い状況や保育園-自宅間の移動時間が求められるものまで様々です。

そこで、当社で就業証明書の雛形を一つもち、発行作業を効率化したいと考えています。
いくつかの市区町村の担当者に、当社のフォーマットで作成しても良いか確認したところ、問題はないが、提出された証明書に不明点がある場合は、都度問い合わせさせていただく、とのこと。

雛形と統一して発行の手間が省けても、市区町村からの問い合わせに追われてしまうと本末転倒です。かといってどこにも通用するような雛形にして予め記入する項目を増やしてしまうと、それだけ作成時に確認するデータも増えます。

そこで、企業の担当者の方にお聞きしたいのですが、就業証明書の雛形を持ってらっしゃる場合、どのような項目を入れていますか。
また依頼日から納品日まで、どのくらいの期間がかかると社員に伝えていますか。

WEBで検索すると、かなり簡略的な雛形がいくつか出てくるのですが、果たしてこれで市区町村は納得するのかと、少々不安です。

何卒ご教授の程、よろしくお願いいたします。

回答No.2

c091245e · ベストアンサー

依頼が多い市区町村の証明書は社内のシステムやエクセルで作成していますが、
市区町村ごと項目が違うので、市区町村ごとにフォーマットを持っています。

東京都と神奈川県のいくつかの証明書を上記方法で対応していますが、
給与に賞与を含める・含めない、就労日数に有給休暇を含める・含めない、
直近３ヶ月間 or ６か月のデータが必要、残業時間の記入が必要・不要等、
かなり違いがあるので、一つの雛型で対応をするのは難しかった為です。

もともとの証明書項目は全て網羅していないと、市区町村は受理してくれないと思います。
（それか、質問者様のご心配通り、問い合わせが増えるかもしれません。）

ですが、市区町村がフォーマットを変更すると、それに合わせてシステムも変更しなければならず、
その変更が煩雑＋限られた人しかできないので、私の会社でも問題になっています。。

また、依頼日から納品日は１週間ほどかかると伝えています。

年末年始は依頼が多くて大変ですよね。。
目的は同じなのだから、
市区町村側がフォーマットを統一してくれればよいのに、、と本当に思います。

ご参考になれば幸いです。
どうぞよろしくお願い致します。

お礼

ありがとうございました。
実際のご対応が伺えて大変参考になりました。
仰るとおり市町村によって本当に知りたい情報がバラバラで、繁忙期に依頼が集中する時は困っていました。
が、アドバイス通り一度依頼が来た市町村は都度フォーマットを作成するなどして、なんとか効率化を図っていきたいと思います。

どうもありがとうございました。

回答No.1

畑山 隆志（@deltalon）

チェックリストをつくる。
　どんな書式にせよ必要な項目は共通している。（名前とか…）

　いくつかの証明書から、リスト項目をつくっておき、請求があるたびにリストで確認する。

　データベースソフトを使えば、プリンタで打ち出すことも可能。

お礼

ありがとうございました。