納品書の保存年限について

質問

現在、請求書と納品書は全て７年保存しているのですが、色々と情報を調べたところ

・課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等については７年保存
（但し５年経過後は、帳簿または請求書等のいずれかを保存）

という文面をみつけました。

根拠条文として「消費税法30・消費税施行令50・消費税施行規則15-3」という表記があったので、それらを参照したのですが、回りくどい表現で理解出来ません・・・。

どなたか分かりやすく教えて頂けないかと質問させて頂きました。

どうぞよろしくお願い致します。

回答No.1

zeirishiken · ベストアンサー

消費税の課税仕入れに係る書類保存のお話ですね。

おっしゃる通り、帳簿及び請求書等を７年間保存する義務があります。
しかし、６年目以降の保存については帳簿か請求書等のどちらかでいいよという規定です。
したがって、６年目からはどちらかを保存すればいいのですが、次の問題点があります。

１．手間がかかる

６年目になったら、わざわざ保存してある帳簿と請求書のうち
いずれか１つを捨てるという作業をする必要が出てきます。

２．他税法との関係

仕入税額控除については６年目以降は帳簿又は請求書等の保存で大丈夫ですが、
他の税法では７年間の保存が義務付けられています。

以上を勘案しますと、正直、これをやるメリットが見当たりません。

お礼

そうですか・・・。

他の税法上７年保管が義務付けられているのであれば、保存しておくしかないですね＾＾；

早々とご回答頂きありがとうございました。

回答No.4

uitinka

昔は保管年数が５年でした。この時のエピソードを書いてみます。国税局の調査が入りました。監査員が疑問をいだいて質問してきました。ところが回答が５年保管なので焼却しました。と云いました。
それから７年保管になったと思います。このようなことを書くと古い人間のように思いでしょうが，まだ２０数年前の事だと記憶しています。

質問者も書いていましたが，確かに証憑書類の保管場所に困ってしまいました。それで相談しました。その時のアドバイスは，例えば一つの取引で契約書・請求明細・請求書・領収書・これに伴う仕訳伝票・連帳等が関係書類として保管では場所が足りないので，契約書・領収書・連帳は７年と決めた経緯にあります。
この他は労務関係書類です。税関係・交通費・住宅手当等だったと思います。
上記の事からなんでもかんでもと云う事でなく。関連がある重要書類を７年とすれば置き場スペースも少なくて済むと思います。あくまでも実査の際に誠意があればよいです。
古い人間ですので参考にしてください。

お礼

私も１０数年前は５年保管だったと記憶しています。
それが７年保管に変更された経緯は分かりませんが・・・。

参考にさせて頂きます。

ご回答ありがとうございました。

回答No.3

hata79

根本論になってしまいますが、納品書などは「適当に捨ててしまう」です。

納品書ってほとんどの場合、同じ内容が記載された請求書が来るのではないでしょうか。
だとしたら「適当に保存しておいて、破棄」でよいと思います。

請求書が.「納品した商品内訳は納品書のとおりです」というのでしたら、納品書が請求書の一部をなしてますので、同じ年限保存しておかないと、いざというとき役に立ちません。

納品時にチェックの正確性を検証する機会（例えば決算たな卸し額が異常計数が出て、納品そのものが違ってるのではないかと疑いが出たときなど）がなければ、見直すことはないですし、記述のように請求書に同じ内容が記載されてるのが一般的です。

帳簿証票ですので「いらない」というのは言いすぎでしょうが、保存年限に苦しむようなものではないと、私は思います。
ただし、納品時に商品数が違う等で訂正があったものは、当初のものから正のもの、つまり請求書に記載されてるものになるまでのものを保存しておく必要があるでしょう。
これは税法上の保存義務ではなく、先方と「送った」「受け取ってない」という話しが今一度出てきたときのための用心です。

お礼

ご回答ありがとうございます。

一度請求書の状態（納品書と同等の内容が記載されているかどうか）を確認してみます。

アドバイスありがとうございました。

回答No.2

yosifuji20

実務的な事情で言えば、通常の税務調査では5年以上前のことを聞かれることはありません。
それがされるのはごまかしが悪質で、金額も大きい場合だけです。
したがって貴社の申告にそういう問題がなければ5年以上古いことが問題になることはありません。
ただ、どういう指摘を受けるかはこちらではわからない場合もあるので、念のため箱に封印をして会社の一番邪魔にならないところに置いておけばよいのです。私は原則7年保管を守ってきましたが、5年より古いその書類を出せと言われたことは一度もありません。20年以上会社の税務をしてきた経験です。

したがって一番コストが安くて手間のかからない方法で置いておくということで十分と思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。

確かに５年以上前の書類を・・・というケースは私も経験した事がないので
貴殿が仰るとおり「捨てる時期を待つのみ・・・」という場所に置いておけば
問題ないのかもしれませんね。

ただ、その置き場所に困っているという現実がありますが・・・＾＾；

アドバイスありがとうございました。