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社内Excel共有ブックでの保存トラブル
- 社内でExcel共有ブックの保存トラブルが発生しました。保存されずに空白のままになる問題が続いています。
- Excel2000を使用している職場で、社用の共有ブックに入力・保存をしても次の日には保存されていないことがあります。
- 共有ブックの使用中にデータが保存されないトラブルが続いています。回避方法についてアドバイスをいただきたいです。
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質問者が選んだベストアンサー
> ・ファイルは社用のサーバにあり、転送速度は非常に遅い > ・毎月初、何十人もが集中的に参照するファイルである Excelに限らず、MicrosoftOfficeのファイルは、↑のような条件が ある場合、動作が不安定になることが多く、ご質問のような「ファ イルが保存されない」状態になることや、「ファイルが開けなくなる」 状態になることがあります。 どうもこれは「排他制御に原理的欠陥がある」ことが原因のようで、 Microsoftに照会をかけても完全には対応できませんでした。 ということで (1)ブックを共有する場合は普通にあり得る」 (2)回避する方法はない のが答えです。何とかするには、データベース部分をOracleなどの 専門のデータベースソフトに作り替えるか、共有をあきらめてローカル で処理させるか（修正部分はトランザクションとして別管理し、まとめて １日１回アップデート処理を走らせる）しかないと思います。
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- washi-washi
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・複数ユーザーが同時に編集できる共有設定 ・ファイルサイズは数MBと大きく、データは数百行にわたっている ・各行に再計算が必要な関数があり、作業時は大変重い ・ファイルは社用のサーバにあり、転送速度は非常に遅い ・毎月初、何十人もが集中的に参照するファイルである との事ですが、これらの条件からすると、Excelで管理するのは不可能だと思います。 そもそも、Excelブックファイルは、複数のPCから同時に開く事ができても、編集するのは1ユーザーしかできません（いわゆる「排他制御」というやつです）。よって、同時に編集できる共有設定は実現不可能なのです。自分が書き込んだ直後に、他の方が上書きしてしまえば、自分の作業は全て消されてしまうでしょう。 安全にデータ管理を行いたいのであれば、データベースを用いて入力・閲覧フォームを構築し、データ操作を全てサーバーに一任（クライアントからは直接データ操作できないようにする）するのが最も安全に管理できる方法かと思います。 WindowsServerがあるのでしたら、iis（InternetInfomationServer）とAccess（MicrosoftAccess）をインストールし、Accessデータベースを参照する入力フォームや閲覧フォームを構築するのが安価で済む方法だと思います。が、入力フォーム・閲覧フォームを開発しなければならないので、厄介と言えば厄介になります。Oracleデータベースを用いると仰っていた方もいらっしゃいますが、かなりのSQL文法知識が必要になります。Accessならば、クエリでSQL文も簡単に作成できるので、Oracleに比べれば短時間で習得できると思います（しかし、どちらもデータベース知識が必要になります）。
お礼
ご回答ありがとうございます！ 多人数に責任が及ぶ作業であるほど、根幹を作る者は重責を感じなければならない。 と、自分が新米だったころに先輩から教わりました。 毎月のルーチンワークであり、その都度不明確なリスクが発生するのであれば それだけデータ管理のシステムに投資する価値もありますね。 一度ナレッジが形成できれば、多方面に活かせる可能性もでてきそうです。 データベース知識の習得、個人の努力だけで達成するのは難しそうですが、 社として取り組む価値は十分にあると思いました。 今後につなげていきたいと思います。
- 007MUKADE
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Excel の共有については 参考URL をご覧下さい。 一応 出来ますが ・・・・ お使いの条件なら 不具合は ＃１の方がお書きのように 専門データーベース ソフト でないと これからも発生する可能性は回避出来ません。 アクセス数が ５～１０人程度で 複雑なマクロや関数が 設定されてない Book なら Excel でも可能です。 ・・・・ アクセス時間を担当者事に取り決めて 同時編集アクセス数を５人程度に制限する なんてアイデアが使えるか？ は実験してませんが やってみないと解りません。 ご参考に・・・・
お礼
ご回答ありがとうございます！ マクロは入ってませんが、数百行にわたって再計算が必要な関数が随所に入っています。 その為、オートフィルタでもしようもんなら5分はボーッとしなきゃならない状態でして‥（笑） そのあたりからも、フロー管理者のリスク管理はどうなっているのかな、なんて邪推してしまう現状です。 時間の割り振り、同時編集者数の制限、どちらも良い改善案ですね！ 勉強させて頂きます。
お礼
ご回答ありがとうございます！ システムの根幹に問題があるんですね。 前職でも同様のことがありましたが、再現性が確かではない為に立証できなかった経験があります。 その時は原因も分からなかったので、自らが担当者になり 共有の方法を変更（メールで自分に一括集約）することで、以降は問題が起きなくなりました。 今の職場はPCリテラシーが低いため説明が難しく、システムも本社で一括管理しているので、変更が難しい現状です。 とりあえずは自衛の意味も含め、現場レベルでの作業フローを変更してみようかと思います。