管理組合理事会流会中における修繕、改良

質問

今期理事会は６回招集されましたが定足数を満たせず１回しか開催できない状態です。
今後も流会が予想されますが修繕工事や諸問題の解決に対応せねばなりません。
特に支払いを伴う工事への対応で悩んでいます。

(1)予算化してない緊急修理
(2)予算化していない非緊急修理（完全ではない、いづれ壊れるので予防的修理）
(3)予算承認されている大、中規模修理
(4)予算承認されている変更工事（変更内容は理事会一任）等があります。
(5)それ以外

従来は(1)も理事会決議の上実行してきました。
しかし規約では通常修繕は誰でもできるとあるので理事長（管理者）判断で遂行出来るとも解釈できます。集まった理事の過半数の賛同を得れば実行できますか。
発注金額は１００万円（徴収組合費の0.5％程度）を目安にします。

(2)、(3)、(4)は理事会決議が必要と思いますが決議なくても実行できるとすればどのような条件でしょうか。
管理行為と保存行為とあるそうですがどのように使い分けるのですか。

正式な決議にならない状態でも管理会社は(3)までは可能と言っています。
結局は組合員の利益確保のためとの説明ができればよいのだと思いますが手続き論で正論を唱える組合員に納得していただくのは容易ではありません。

回答No.1

tsuyoshi2004 · ベストアンサー

管理組合の規約がわからないので何とも回答できません。

そもそも理事会の定足数が満たない理由は何なのでしょうか？
仮に理事長などに反発する理事が出席を拒むなどの派閥争いとか主導権争いが原因なのでしょうか？
もしそうであれば、理事会の決議が必要な事項を理事会の決議無しに実行すれば、反発は高まるでしょうね。

一方で、そのようなことはなく単にスケジュールが合わないなど理由で定足数に満たないのであれば、
規約によりけりですが、欠席理事より委任状をもらうとか議案内容を回覧し文書での賛同を得るなどの方法もあるのではと思います。

また、一方で現実に適するように組合の規約を変更する必要もあるのではと思います。

余談ですが、組合員（一般的には区分所有権者）といっても、その立場は様々です。
終の棲家として所有し居住している方、先々は買い替えなどを検討していて居住されている方々、大家として先々まで家賃収入を想定している方、資産運用の一環として一時的に所有している方々などなど多種多様な目的で所有している方がいるはずです。
したがって、一概に組合員の利益確保といっても全ての組合員の利益になるというのも難しいと思います。

お礼

ありがとうございました。
ご指摘のように組合員の共通の利益と判断するのは無理ですね。
それがゆえに反対者には丁寧な説明が必要ということだとおもいます。
反対者は訴訟権を有しているのですから。

補足

流会の原因は恥を晒すことになるのでご容赦を。

回答No.3

tama_mike

規約に特別な定めがない限り、保存行為以外は理事会決議（場合によってが総会決議）が必要です。
総会承認された予算の執行ということでも、具体的な内容を理事会に一任という総会決議がとられているのならば、同じく理事会決議が必要です。
組合員の利益確保という言葉は、聞こえは良いのですが、「組合員の利益確保の名目で私利私欲」という悪い役員も存在します。
例えば、業者と癒着していたり。
そういうのは、どうやって見分けますか。
やはり、多数の合意が必要です。

お礼

ありがとうございました。ご指摘の通りと思います。

ところが現理事長が理事会決議なく新たな顧問と契約を締結した、（歴代）理事長の知らないところで理事長印が使用されていたなどが新たに判明しました。
この現実をどう打開してゆくか、参考にさせてください。

回答No.2

merciusako

いやいや大変ですね。

理事会開催にあたり、委任状や議決権行使書の提出を求めているのでしょうか。
総会の開催要件と同じで、このような書面出席でも出席となりますので、定足数は満たすはずですが。

また、理事会の開催は、「第２土曜日とか第３日曜日」といったような定例なのでしょうか。
もしそうであれば、これを止めて、各理事の都合に合わせて、定足数を満たすであろう日にすれば、それだけでも出席率は上がります。

たぶん、理事の選定方法は輪番制ではないかと思うのですが。
輪番制はやりたくなくてもやらなければならないため、出席率は下がります。

それにしても、理事の方々は総会承認を経て理事になっていますから、少なくとも書面出席は可能だと思うのですが。
管理会社に定足数を満たすよう、書面の回収を任せればよいと思いますが。

具体的な点について
(1)　現状でも問題ないでしょう
(2)　壊れた場合は(1)に該当しますが、「予防的」というと「どこまでが予防なのか」の問題がありますので、予算化されていないのであれば、現状のママ（理事会が機能しない状態）では難しいかと。
(3)　俗に言う「大規模修繕」も含む、ということでしょうか。
予算承認されているとのことですが、修繕範囲、修繕仕様、概算金額、施工業者までをも含めて予算化されているのでしょうか。
仮に概算の予算枠だけは確保した、ということでは、たとえ他の部分が「理事会一任」であったとしても、現状では絶対実施できないはずです。理事会がない状態ですから詳細を審議できません。
(4)　変更工事の内容が問題でしょう。(3)と同様です。

(1)は、緊急ですから、本来は理事会を開催している余裕もないはずです。理事長（管理者）判断で対応可能です。
通常は会計予算として「予備費」を計上しているはずですので、そこからの支出になりますが、計上していないのであれば、一般会計からの支出になるのか、修繕積立金からの支出になるのかは修繕事案によって分けた方が良いでしょう。
一般会計と修繕積立金会計は会計そのものの主旨が違いますから。
(2)は、現状では壊れるまで待つしかないでしょう。
どうしても、というのであれば臨時総会を開催し、予算の組み直しをして、予算枠を確保しなければならないでしょう。
(3)と(4)は、上述の通り、詳細が分かりませんので、何とも言えないのですが、いくら予算化されているとはいえ、管理者の通常の修繕とは異なりますので、詳細が詰め切っていないのであれば、管理者の権限による単独実施は無理があると思います。
理事会一任の決議が有り、理事会が正常に機能するのであれば問題ないのですが・・・。
ムリなら、詳細を詰めて、実施に関する議案として臨時総会に諮る、ということになりますね。

理事会は、総会で決議された事柄を実行するという執行機関です。
従って、理事会が機能しないのであれば、執行できないことになります。
理事長は、理事会の長ですが、原則として理事会の決定を実行するに当たっての統括責任者に過ぎません。
つまり、理事長の判断で執行できる事柄は限られているということです。
ただし、理事長が管理者を兼ねるのであれば、管理者として実施できる事柄はあります。
修繕においては、通常の管理行為として単独で行う権限を有していますが、重大な事案については権限は及びません。

要するに「理事会で決められなければ総会で決めなさい」ということです。
総会が、そのマンションの最高意思決定機関だからです。

なお、ご存じだとは思いますが、役員には関係法規、管理規約、使用細則、総会決議、理事会決議を遵守しなければならない、という規約条項があるはずですので、逸脱してしまうと問題となります。
事案によっては「管理組合に損害を与えたとして、損害賠償請求」があるかもしれません。

管理行為と保存行為ですが、以下の通りです。

１．「管理行為」とは、共用部分の維持・管理のための行為の総称です。
２．「管理行為」は、「保存行為」と「利用行為」と「改良行為」に分けられます。
(1)　保存行為・・・物の滅失や損傷を防止・修繕することにより、その現状を維持するための行為です。
一般的な清掃、点検、交換、修繕がこれにあたります。
(2)　利用行為・・・共用部分である駐車場や駐輪場を貸し出し、管理組合として賃料を得る、という行為です。
(3)　改良行為・・・物の性質を変えないで、その価値を高めさせる行為です。
例えば、階段や廊下の照明の数を増やして明るくする、防犯カメラを設置する、などです。

なお、共用部分の変更については「軽微変更」と「重大変更」があり、「軽微変更」は通常の管理行為と同一の手順によるものとし、それ以外を「重大変更」としています。
以前は大規模修繕工事は重大変更として特別議決事項とされていましたが、法改定され、通常の管理行為と同一の手順によるもの、と解釈され、普通決議でもOKとなっています。
ただし、大規模修繕工事は修繕箇所が多岐に渡り、検討段階で重大変更になってしまう場合がありますので、特別決議事項にしておいた方が良い場合もあります。

元を正せば、書面出席さえしない理事が問題、ということになるのですが、「手続き論で正論を唱える組合員」が存在する以上、勝手に事を進めることはできません。
そのような理事をどのように出席させるかですが、総会に諮り、理事を選任し直す、という手もあります。
また、目の前の問題に対しては、遠回りでも総会で、ということしかないと思います。

最後にひとつ不思議なのは管理会社です。
管理者の権限として、管理行為なら何でもできると思っているのでしょうか。
予算化されていれば、理事会は機能せずとも、理事長（管理者）の権限で進めて良いと考えているんでしょうか。
そんなことはないと思うのですが。

心労お察ししますが、時間がかかっても、関係法規や管理規約を逸脱しないよう、一歩ずつ前進させるしかないと思います。
大変長文になり申し訳ありません。
お役に立てばと思います。

お礼

ご丁寧な説明ありがとうございました。

管理規約無視が蔓延しているので私自身なにが正しいのかわからなくなってしまったのでご質問しました。
修繕（保存行為）などは規約に反しない限り速やかに行うのが理事の責務とも考えるのでその限界の中で職務を執行したいと考えています。

監事、マンション管理士が本来の役割を果たしていないという問題もあります。

補足

理事会不成立の原因として輪番制該当者が役員就任を受託していないという問題もあります。
ある期では理事会が推薦した19名の理事中、事前に辞退していた者、総会議案で初めて理事になることを知った者が７名もいたため１年間理事会が定足数を満たせなかったという現実もあります。
総会議案作成に関して理事長、監事、管理会社（受託確認をするよう理事会が指示）の怠慢と思っていますが。