理事会役員について

質問

親の分譲マンションの事なんですが宜しくお願い致します。

管理員がいません。5階建で住居人数も多くなく、築20年は経っているぐらいのマンションです。
規約も多くて、役員になると毎週かのように集会があったり（19時から開催）、日曜には朝8時からマンションのまわりの掃除や樹木の水遣りなど当番制でやる事が多いそうです。
そんな訳で仕事をされてる人など、自分が役員でも集会に出席しない人もいるそうで、それが問題になっているらしく、そのマンションでこんな回覧がまわってきたそうです。

・どのような方法であれば皆様が公平に理事会役員に参加されると思われますか？

どういう方法だと出席率が上がるのか何か良い考えがあれば意見宜しくお願い致します。

回答No.5

cactus48

現在の役員数は何人程度でしょうか。また役員の肩書きは何役員程度あるの
でしょうか。マンションの総入居者は何人程度でしょうか。

まず理事会ですから理事会長が居られますよね。この問題は理事会では何も
解決しません。理事会長の判断で臨時住民会議を開いて頂きます。
土曜の夕方か日曜日に開催して頂き、現在の役員は全て出席させます。
回覧でアンケート方式で意見を聞こうとしても、本音で語ろうとする住民は
誰一人としていないでしょうね。
本当に現在の状況を変えようと思うなら、みんなで集まって、本音を聞いた
方が解決への道は早く開けると思います。

僕に発言権があるなら、まず現在の役員数を改正させますね。
理事会長一人、会計役員一人、環境役員一人の計３人だけにします。
３人の任期は１年又は２年とし、指名はマンション住民の投票で決めるか、
又は現在の役務を継続したい意志がある人が居る場合は、自動的に継続して
貰います。ただ何年も続けて同じ役務を続けると、マンネリ化してしまって
解決の道さえ閉じられしまいます。長くても３年を期限とします。
どんなに多くても役員数は会長を含めた５人まででしょうね。

役員会議は月毎では多過ぎます。何を話し合うのでしょうか。会議を開くと
茶や茶菓子等が必要になり全て理事会費から出費されますので、かなり無駄
な出費を繰り返されたように思えます。経費削減から会議は４ヶ月に１回で
十分で、後は必要に応じて臨時会議を開けば済む事です。

各階に班長を一人設け、１ヶ月交代で役務を勤めて頂きます。
班長は回覧板を回したり、会費等の集金などを行います。苦情や要望は班長
を通じて会長に伝えるようにします。

年に何回かの一斉清掃は、役員だけで行わずに全ての住民を対象にして行う
ようにします。これは何処の自治会でも同じように行われています。
一斉清掃は年に２回。周辺に雑草が多くなったり汚れが目立つようになった
時に掃除をすれば良く、３ヶ月に１回で定例掃除をする程度で十分です。
参加は各家庭より一人を原則とし、どうしても参加が出来ない時は不参加費
として１０００円を支払って頂きます。一斉清掃時は３０００円にします。
集めた金は理事会費として入金し、理事会の活動資金として用います。
参加すると何らかの苦労はありますが、参加をしないと楽をした事になりま
すので、参加しない人には通常では１０００円、一斉清掃では３０００円を
支払って頂くようにします。参加者にはペットボトルの飲料を各人１本だけ
御礼として渡します。

マンションでは年間を通して何らかのイベントを開催していますか。
もしかして会費は徴収するし無理な会議は何回も開き、住民の意見は聞かな
いで理事会で勝手な時期に掃除日を決めたりしていませんか。
これでは役員を引き受けようとする人は居なくなりますよ。
夏には夏祭りを開催したり、年に何回かのイベントを開催した方が、今より
は考え方も良くなるのではありませんか。
今は住民の意見や希望は一切聞く耳を持っていません。これでは手伝おうと
する人なんか一人も出て来ませんよ。

回答No.4

ゆのじ（@u-jk49）

回覧可能なマンションであるだけで立派なこと。
で、この回覧が可能なら、文書開催理事会を月に一度行なえば善し。
全所帯ではなく、役員のみの回覧であれば、なおさら可能なこと。

理事会を毎週やること自体、全くナンセンス。
却って、時間経過による定着が損なわれている分、話がコロコロ変わって、議論として前に進まない。
直接会合は、必要に迫られた時のみとすれば善し。
そして、理事長決定の範囲を明確に定めておけば、たいていは、理事長による事後報告(回覧文書)で間に合うはず。

それから、日曜日の清掃、植栽関係は、シルバーセンターへの依頼という手もあり。シルバーセンター支払い分を、不参加者に負担させるということ。

まずは、シルバーセンターに見積書(仕様書)を出してもらい、早急に、その金額(年額)分の管理費値上げを実施すること。つまり、次期総会にて、管理費の値上げ議案を上程し、賛成多数(普通決議で良い)を勝ち取ること。予算案には、値上げ後の金額を設定しておくこと。

で、日曜日くらい、自分の住むマンション周りの掃除をしようという人には、シルバーセンター派遣員と同額の日当を支払うのが妥当。

おそらく、管理会社も相手にしてくれない規模のマンションであって、今更、自主管理から抜け出そうというのは難しい。というのも、最低限でも、月額40万円はくだらない委託管理費になるものと思われ、こうなると年額約500万円の支出。これを賄うには、5階建てマンションということなら、一戸当り年額約10万円の支出ですからね、月額、一万円弱の管理費値上げなど、もう、明らかに、今のご時勢では不可能でしょう。ということで、今後とも、新たな管理会社委託は無理ということ。そして、近いうちに、理事会が機能しなくなのは目に見えているので、どっちみち、理事長の第三者委託ということになるのは必至。そういう時を迎えるに当っても、管理費(勿論、修繕積立金も)の値上げは必要。

管理費とともに、修繕積立金の備蓄が大規模修繕計画に間に合っていますか？
多分、修繕積立金とか、長期修繕計画案など全く念頭に無い、名ばかりの「自主」管理組合と思われ、目先の清掃、植栽なんぞより、むしろ、こちらの方が心配。このようなマンションは、今日、結構多くって、これから、様々な形で顕在化してくるのでしょうね。

誰か、志のある人が先頭に立って、もう、悪者になるのを覚悟して、管理費、修繕積立金値上げを実施しなければなりませんよね。しかしね、今のご時勢、そういうことの出来る人物は誠に少ないのですよね。

回答No.3

kyo-mogu

団地だけど、当番制で、その理事が行わないと困ることになります。

　会議の出席は１回目は仕方が無いのですが、次回からは出席できる時間と曜日の確認です。
　それと会議などに参加しないのであれば、決定内容に異議を申し立てできない事を宣言することです。

　それと、参加が難しいのであれば、回数を減らすなども考える必要性があります。負担があることが参加しないことの理由です。

　毎週だと、子供を持つ方だと保護者会などの会議もあり、出席が困難な事も多いです。

　まず、負担を減らす方向で考える必要性があります。

　後は管理会社を入れるなど。もちろん金銭的な負担、不満なども出てきますが。

　公平にというのは実際問題難しいです。私も当番制で理事となり、大規模改修工事とも重なり、負担が多かったです。高齢者も理事にいるので、管理会社を入れる形になりましたけどね。

　負担という部分は保護者会でも実は問題となり、なかなか解決策が見つからないままでしたけどね。

回答No.2

suzuki0013

>どのような方法であれば皆様が公平に理事会役員に参加されると思われますか？

これは不可能。
居住者それぞれに都合や事情があるので、どのようなかたちにしても「公平」にはならないため。

このように感情的なトラブルになることも多いので、管理会社へ委託する方が多い。
その分費用がかかるが、ある意味では、金銭的な費用は『公平』に負担できる。

あまり一般的な方法ではないが、清掃や水やりなどの労務をやった人は、一定額の管理費減額することで、管理費出費を少なくしたい人が率先して清掃などをやる。
理事も、役員手当代わりに管理費の減額などをつけることで、自分からやりたいという人もいる。
「手当」として金銭を授受すると、金額によっては確定申告をするようになったり、税金が高くなるような人もいるかもしれない（稀に
だから「管理費の減額」にする。

管理会社へ委託する気がなければ、こういったやり方も検討してみては。
規約にしなければならないので、専門知識のある人をアドバイザーに呼ぶとよいだろう。
あるいは、自治体で実施している無料法律相談をうまく使う。
弁護士が個別ケースに応じてアドバイスをしてくれる。

回答No.1

yana1945

管理規約に、所有者もしくは、所有者から賃貸している入居者
が、管理業務、清掃等を行う義務が明示されていますか。

理事に任命された人が、理事業務を行わない時は、
管理費に上乗せ費用を徴収する。（裁判で、遠隔地にいて
管理業務をしない所有者に、追加費用を払わせた判例が有ります。）

マンションの管理を委託した場合の、参考見積もりを取り、
自主管理、管理委託のどちらかを、再度、臨時総会で議決し、
全所有者に同意書に署名させる。

私のマンション（分譲型）では、参加しない人には、
出ていけと言います。（＝売却しろ）
管理規約に、責任範囲を明示してあるため。