教育現場のデータベース運用

質問

公立学校で，1000人近い生徒の情報管理の一部を任されています．
一部というのは，主に成績出欠管理です．これはaccdbファイルをデータベースとして，ExcelからADOを使って数十人の教員で共有しています．

管理職から，学籍（住所など）の管理はできないかと打診されました．

教育関係のDB構築をしたことのあるエンジニアの方ならばご存じだと思いますが，学校には指導要録という紙のカード形式データベースがあります．これをリレーショナルデータベース化することは難しくありません．しかし，これに定期考査成績処理を組み込むとなると複雑になってきます．何回も行われるテストの成績や欠課時数を記録管理するテーブルを追加し，これから評定・修得単位数を算出する機能を組み込まなくてはなりません．これがかなり大変です．

私は，学籍管理を含む指導要録データベースと何回もの成績・出欠を記録する成績データベースの設計・運用実績があります．最終的な成績処理後，成績データベースから評定・単位数データを指導要録データベースへデータを移行すれば，指導要録データベースから調査書入力・発行ができます．これが私のできる範囲です．しかし，情報管理関係の役割分担としては全学年複数年度の成績データベース管理だけをやっています（他の仕事も山ほどありますから）．管理職の要望に答えるとなると，私が個人的に持っている指導要録データベースを全学年の学籍データベースとして使うということになりますが，こうなると負担が大きいです．

現実としては，学年別に担当者を設けて，Excelなど簡単なデータベース（一つのテーブル）で住所録ファイルを作成するのがよさそうです．他の学校ではよくやられているようです．ただ，こうなると，まず，入力するのが大変という事情があります．最近は生徒連絡網も作らないので，住所一覧表が最初に必要になるのは最終学年で調査書を発行する場合です．だから，入学時の忙しいときに入力する動機がありません．仮に入力問題をクリアしても，後から統合しようというとき，学籍番号が振られていなかったり，項目が統一されていなかったり，人事異動で途中で担当者が変わって管理がうまくいかなかったりします．だから，必要なときに必要な業務だけのために作ればよいのではないかということで今の職場では学籍管理がデータ化されていないのだと思います．

根本的な問題は公立学校は今だに事務作業は紙ベースで，データベースエンジニアなど専門的人材が人事に組み込まれておらず，基幹業務のやり方も不統一で現場ごとにまちまちで，短期的かつ狭い範囲でやりくりしていることに原因があります．まあ，これはマネジメントの問題ですから，私などがどういってもしょうがないです．

そこで質問です．このような悪条件の中，複数年度の成績出欠と学籍を同一の簡単なデータベースで管理することに成功している方いらっしゃいますか（簡単なデータベースとはOracle，SQLServerなどではないという意味です．Officeソフトの範囲内ということです）．

回答No.2

原沢 信道（@nharasawa）

ACCESSは本来個人が占有して使うことを想定しているツールです、複数の人が同時に検索や更新をする場合はSQL　ServerやOracleのような複数人で同時に使用する事を想定したRDBMSを使わないとトラブルが頻繁に発生します。RDBMSを使った場合はACCESSのような簡単な方法でシステムを作るツールは無いので（ACCESSでも作れますが面倒です）、私事で恐縮ですが、RDBMSを使ってもACCESSより更に簡単にシステムを作る事の出来るツールを開発しました、無償ですのでよろしければ使ってみてください。尚、SQL Server 2012 Express Editionも無償で,ACCESSで出来るレベルの規模であれば十分使えます。

回答No.1

tamu1129

これのどこが複雑なのかよく分かりません

基本ベースとなる、生徒のテーブルにオートナンバーを１つ設定して主キーに設定
この基本ベースになるテーブルに学籍（住所など）を入力するレコードを持たせる

この生徒のオートナンバーにリレーションさせて、生徒の成績を入力する為のテーブルを作成する

これをクエリで必要な条件で抽出するだけで、希望の事ができませんか？

＞これはaccdbファイルをデータベースとして，ExcelからADOを使って数十人の教員で共有しています

こんな事しなくても、データを保存させるPCにデータベース本体を置き、クライアント側にはACCESSのフォームなどだけを配した物を使ってデータベースに接続させて運用した方が良いのではないかと思います

ただし、そのような使い方をする場合複数人で使用しているとデータベースファイルを定期的に最適化処理しないとファイルが肥大化するなどの現象が出ますし、数十人と共有するという事がネックになるでしょう

ACCESSにはサーバー＆クライアント環境で使用する為に　データベース本体をMSDE　クライアント側で拡張子がadpになるファイルを使用する事が出来ます
MSDEはSQLServerの容量制限版だと思えば良いので、ereserve67 さんの場合MSDE+adpの環境でデータベース構築した方が良いでしょう

MSDEは２GBの制限があるので、毎年生徒が入学して来る訳ですから卒業した人間を別なデータベースファイルに出して保存したりの運用は必要になるでしょう

どうもリレーションデータベース本来の使い方から逸れてしまっている為に、運用がうまく行っていないだけのような気がします