マンション管理組合の通帳、印鑑の保管と捺印

質問

マンション管理組合は多額の資金を収受し管理・修繕費用に支出します。
私どもは管理会社に一括して管理を委託し通帳、印鑑とも管理会社に預けています（昨年の法改正で禁止になったと聞いているが）。

この場合、支出に必要となる捺印、支払いは管理会社が自由に行なえるのですか。
少なくとも理事長に対して書面やメールによる事前了解の上で捺印すべきと思いますが。
口座からの振込みではパスワード等が必要ですがこれも理事長が管理会社に開示するのですか。
定時払いであっても理事長の捺印が必要な場合がありますがこのような場合はどうなりますか。

別の質問になりますが、印鑑を理事長、通帳を管理会社保管にすると管理規約や管理会社との契約書に明記されている場合、印鑑を管理会社に渡して代理捺印させることは許されますか。

回答No.2

kanrishi · ベストアンサー

Ｑ(1)：通帳、印鑑とも管理会社に預けている場合、支出に必要となる捺印、支払いは管理会社が自由に行なえるか？
Ａ：その気になればできます。

Ｑ(2)：パスワード等（？）が必要ですがこれも理事長が管理会社に開示するのですか？
Ａ：組合からの申告は不要です（出金は取引印だけで足ります。そもそも常識的に管理組合口座ではパスワードの設定はしません。）

Ｑ(3)：定時払いであっても理事長の捺印が必要な場合？
Ａ：基本的には口座振替を利用します。印鑑があれば毎回出金書類を作成することはできます。

Ｑ(4)：印鑑を理事長、通帳を管理会社保管にすると管理規約や管理会社との契約書に明記されている場合、印鑑を管理会社に渡して代理捺印させることは許されますか。
Ａ：規約にそこまで細かい規定は考えられませんが、常識的には保管義務者（理事長？）の業務怠慢が問われることになるでしょう。組合員が知ったら許すはずはありません。
契約上は管理会社は印鑑の保管義務（権利も）はありませんから担当者は拒否すべきです（会社は許すはずはありません）から、預っていて問題が起きたらその責任は問われるでしょう。したがって代理捺印（押印？）は論外ですが、これに代わるものとして対象は限られますが委任状（白紙）を預けるという方法もあります。

管理会社が組合の取引印を使わないで簡単に出金できる方法としては口座振替があるのですが、今回は説明を省略します。

個人的な横領は論外ですが、特に気をつけなければならないのは利益相反関係です。
たとえばその支払いが管理会社の売り上げにつながるようなもの（管理会社受注の工事代金など）です。

どのような対策を立てようともその気になればそこそこのことはできるということなのですが、事故によって傷つく会社の信用失墜を社員と経営者がどの程度深刻に考えるかが大きな歯止めになるのではないでしょうか。

お礼

詳しいご説明有難うございました。
こんなことを心配する私がおかしいのですが、財布を管理会社（N）に渡していてよいものかと心配しているものですから(女房（あるいは亭主）に財布を渡したらどうなるか？）。
また補足したような事故がありましたので。

補足

Q1：管理会社が自由に捺印できるとフロントマンの個人的支出も便乗できますね。私どもの理事会では誰も会計帳簿を見ていませんからね。
Q2、Q3：有難うございました。
Q4：印鑑保管については管理会社との契約に基づきます（規約には有りませんでした）。管理会社を変更した時前の管理会社（G)は通帳を会社、印鑑を理事長保管でしたが新管理会社（N）は双方とも会社保管で契約しました。業務引継ぎ後の約1月間にG社名で支払いが行われていました。N社はG社時代の理事長から印鑑を入手していなかったためと思われます。
このために会計帳簿がめちゃめちゃになり１００万円もの帳簿不一致が生じその原因、実態調査を組合は会計事務所に依頼しました。結果7千円の帳簿不一致が発見されたものの４５万円もの調査費を出費することになりました。この責任はどこになるのでしょうか。私は業務引継ぎ時点で印鑑を受領しなかったN社の責任と思うのですが。
質問の趣旨が変わってしまいましたがご参考に。

回答No.1

konohazuku521

＞この場合、支出に必要となる捺印、支払いは管理会社が自由に行なえるのですか。

事実上、できてしまうでしょうね。

＞少なくとも理事長に対して書面やメールによる事前了解の上で捺印すべきと思いますが。

そうお考えになるのであれば、印鑑を渡さず、理事長のもとで管理すべきです。