グループウェアについて

質問

勤務先でグループウェアの導入を検討しています。
ただ様々な制約があり悩んでいます。
Saasのグループウェアも良いかも、と思っていますが、なにかおすすめのものがありましたらばお教え下さい。
実際に導入した経験やご意見なども教えて頂けるとありがたいです。

条件としては
・小規模（10人未満）である
・ＩＴＣに詳しいものがいない
・予算があまり（ほとんど）ない
・サーバーはなるべく使わない
・事務所のほかにも事業拠点が3箇所ある
・パソコンは一人1台ある
・主な利用は、(1)個人及び全体のスケジュール表（事業は複数あります）、(2)個人間のメッセージ、(3)（できれば）タスク管理などです。

よろしくお願いします。

回答No.1

津田 正顕（@nextbaron） · ベストアンサー

失礼します。
いつでもどこでも使えるGoogle Appがお勧めです。 http://www.google.com/apps/intl/ja/business/index.html
ご自身で会社名のアドレスを自由に設定でき、年間10ドルで取得できます。Gmail等は無料で利用できます。

メールでのやり取りよりも、Google DocsかGoogle Sitesを掲示板として使うことがお勧めです。そこで、職員間のオープンなメッセージのやり取りとタスク管理をシンプルな方法でされることがお勧めです。Google Sitesでも非常にシンプルですが、ITが苦手な人にはつまづきやすく、記入される頻度が低くなりやすいです。

使用例としては、ひとつのDocを共有設定して、各自が以下のようにコメントを書きます。

--
テーマ　◯◯　日時
説明　◯◯

>コメント1◯◯ （記入者名、日）
>コメント2◯◯ （記入者名、日）

タスク
1. ◯◯（期限、担当者）
2. ◯◯（期限、担当者）
--

これ以上シンプルで簡単な情報共有はおそらくないでしょう。ただ、代筆、なりすましが可能です（笑。しかしGoogle Docsはバージョン管理を自動的に行いますので、どなたが何を書き込んだのかを確認できます。また誤って文章を消去した等の場合に前のバージョンに簡単に戻すことができます。

スケジュールはGoogle Calendarを使うことで、全員が自分専用のカレンダーを持つことができ、各カレンダーを共有することもできます。各事業のカレンダーを作るのも良いでしょうね。

タスク管理では、Nozbe等の専門ツールがありますが、ある程度詳しい人が数名いないと、頻繁には使われないようになりますね。
http://www.nozbe.com/jp/index
単純に、上記方法か、会社全体や各事業のカレンダーに期限を追加した方がいいでしょう。

もちろん上記内容は、Mac or PCでも、iPhone等のスマートフォンでも閲覧、編集できます。

Google Apps以外だと、facebookの非公開グループ機能を使うことがお勧めです。無料です。
http://nanapi.jp/22591
大きなタスクを招待制イベントで作成し、イベントの詳細説明欄に細かなタスクを書けば良いでしょう。
ただ、毎回招待する手間等を考えると、将来的に少し「イラッ」とされる可能性もあります（笑。

最後に大手企業でない限り、日本のベンダーのツールは選ばれない方がお勧めです。iPhoneアプリ等は別です。

ご検討下さい。

お礼

ご回答ありがとうございます。
なるほど、安くてシンプル、ＩＴ音痴でもいけそうですね。