マンション管理での清掃用具の費用について

質問

マンション管理組合の役員をはじめてやることになって、今勉強中です。
決算報告書を一生懸命ながめているうちに、幾つかの疑問点が出てきました。
そのひとつですが、備品消耗品費の費目の明細を見ると、清掃用具というのがすごく多いのです。１年間で３０万円にもなっています（マンション規模は７６世帯、９階建て）。そこでいずれ理事会などで実態調査をするように提案してみようなどと、いろいろ考えているのですが、予備知識として教えていただきたいのは、

●この金額は妥当と思われる範囲なのでしょうか？

●管理会社（管理員）が清掃業務を行う契約となっているのだから、清掃用具代もその中に含まれるべきで（つまり管理委託費の中に入っている）、管理組合の費用から出しているのはおかしい・・・という考え方はできないでしょうか？（契約では、管理員業務の中に清掃業務があることになっておりその清掃内容（場所、作業内容、頻度）は明示されているが、清掃用具の費用をどちらが持つかは記載なし）

回答No.7

histrie22 · ベストアンサー

本当にその科目に含まれているのが「清掃用具」だけなのかが疑問なくらいの金額ですね。

まずは「清掃用具代」で毎年どのくらいの金額が発生しているのかを確認してみましょう。
「決算書」には今までの実績を元に作成された「予算案」もあるはずです。
今までの「決算書」も管理事務室とかにあるはずですから確認してはどうでしょうか。

そもそも「決算書」には資料として、元となる台帳や領収書があるはずです。
それらの資料が無く「組合のお金をこれだけ使いました」というのはありえないです。

ちなみにうちは清掃用品代は管理会社持ちです。
管理組合が清掃用品を貸し出し、管理人がそれを使って清掃するのが本来のあり方ですが、
厳密に言えば清掃用品は管理組合の持ち物であると、管理会社の判断で買い替えや処分が
出来ないという事になります。
そもそもホウキなどは「消耗品」ではありません。

「ホウキが壊れたので買い換えていいでしょうか？」
「雑巾が減ってきたので購入していいでしょうか？」

という確認がその度に必要となり、備品の管理台帳を付けなければいけません。
処分する時も、管理組合の役員が「確かに壊れている」事を確認して処分する、と・・・

これが現実的ではないので、管理会社負担になっていると聞いたことがあります。
その為、もし管理会社が変わる場合は、清掃用品の一切も引き上げる事になるとも。

マンションによって違いがあると思いますが、金額が大きいので、
きちんと確認する事が必要だと思います。

お礼

ご丁寧な説明ありがとうございます。

さっそく過去3年分の清掃用具代調べて見ましたら、おかしなことに気が付きました。3年前から、111千円、90千円、353千円、302千円（今年）となっており、昨年から一気に上がっていました。しかもその時から支払いが当初（株）ダス○ンのみであったものから、もう一社増えているのです（それぞれがほぼ毎月支払っています）。
次期予算は消耗品費の総額のみで明細が無いのでわかりませんが、消耗品費の総額では今年と一緒です。これはもう実態を明らかにするしかないのですが、まだはじめての理事会も開かれていないので動けない状況なんです。

おたくの場合のように清掃用具代を管理会社が持っているところもあるんですね。まずは、管理会社にぶつけてもいいような気がしました。組合が負担するのなら、徹底的にその使い方を管理しないといけないですよね。

回答No.8

kanrishi

管理員の行う清掃は日常清掃と位置づけられ、定期清掃とは区別されますが、いずれにしても管理会社は要員と専門用具を手配するだけで、日常的な資材は現場負担（組合負担）とします。
委託契約の「管理員業務」あるいは「清掃業務」の個所には業務仕様（勤務時間、作業個所、作業内容、頻度など）が規定されているだけで、費用一般については委託契約の別の個所に負担の基本ルールが設けられています。
費用を誰が負担するかの判断基準は購入したもの（支出の対象）が誰に所属するかに拠ります（極めて当然の理屈です）。
清掃用具に関しては特殊なものを除けば管理会社が変わってもそのまま使えます（使います）からマンションのものとされます。管理開始の時期ではモップや掃除機など一式をそろえなければなりませんから、相当の金額になります。その後は日常消耗品の追加補充となりますから、それなりの金額に収まるはずです。

金額の妥当性に疑問があったらその中身（元帳、領収書など）を点検してください。けっこうとんでもないものが紛れ込んでいるものです。

ついでに予算がどのように策定されたのかも点検（再確認）してください。

お礼

ご回答ありがとうございます。

契約書を読みなおして見ましたが、管理員の清掃に関わる清掃用具の費用については触れていないようです。前の回答者さんの所では管理会社がもっているようなので、まずそれをぶつけてもいいのではないかと思っています。
おっしゃるとおり初期費用は多少かかっても、あとは”日常消耗品の追加補充となりますから、それなりの金額に収まるはず”ですよね。それが年間30万円とはちょっと多すぎではないかと思った次第です。　まだはじめての理事会も開かれていないので動けないのですが、理事会ではその辺のところを明らかにするようにしたいとおもいます。

回答No.6

kei1966

再投稿です。家は床清掃は専門業者。造園も年１回の専門業者でした。
なので日々のはき掃除、モップ掃除、ガラスふき、緑地管理、ゴミ置き場清掃等をお願しています。
モップを洗って絞るバケツとモップ、脚立、チリトリほうきは管理会社がもってきました。
それ以外は購入です。緑地消毒、手袋、ゴミ袋などです。
隔週土曜と平日の午前のみの勤務で管理人用の金額は月１１万は暴利だと総会で何度も議題に出ますが下がりません。そこから買って契約を断れば引き下げるつもりだと思います。
雇用されている管理人が良い人なのでその人の給料が下がったらかわいそうだと言わないで我慢しようという人もいます。

これは管理会社の運営の方法にもかかわるんじゃないでしょうか。

明細は総会では見れませんので理事会での確認を行っています。
しどろもどろなんてことはうちは許しません。
私以外にも数人厳しい方がいるからです。

基本的には消耗するものかどうかということになるので掃除用具は消耗品であると思います。
ただ、バケツも脚立も確かにそう消耗しないのでもってきてるんだと判断してます。
ちなみに管理会社からもってきているバケツは新しかったですが脚立は古いものでした。
たぶん壊れたらすぐに補充できるためには管理会社で経費とし、理事長決済の少額修繕金を使わないというやり方だと思います。マンションに合った方法をお選びください。

お礼

再度の回答ありがとうございます。
なるほど使って減るものが文字どおり消耗品費としてあげられているのですね。

そちらでは支給されているものも大した用具でもなさそうですから、こちらではそれも支払ったとしても、消耗品を合わせて年３０万円はいかにも多そうですね。
植栽維持管理がそちらでは年1回というのも参考となりました（こちらは本格的なものが年2回と簡単なものが1回となっています）

回答No.5

2009ken

金額の妥当性という以前に、その内容、明細でしょう。

仮に、館内で保全、清掃につかっているものであれば、管理組合の備品として、支出自体は問題ないでしょうが、購入量な品目を管理組合として了承するか（管理委託業者が代行で買ってるわけですよね？）どうかの問題です。

その額から言うと、洗剤とかワックスまで入ってるのかな？
通常だとそういう大規模な清掃は、別途清掃業者に委託となると思うのですが。

お礼

回答ありがとうございます。
専門業者による２ヶ月に１回の大規模？清掃は別途行なっております。一人の管理員が日常行う清掃での清掃用具の費用として少し高すぎるのではないかと思った次第です。実態（品目、数量、単価、使用状況など）の調査はまだこれからの段階での質問で申し訳ありません。

回答No.4

yana1945

９階建て、７６世帯との事ですが、エントランス、屋内ゴミ置き場、
エレベータの台数、非常階段（屋内、屋外）の数、敷地（屋外）、
マンション敷地の前面道路をどこまで委託するかですが、

清掃用具の中で、ゴミ置き場のガラス、ボンベ等危険物用袋を購入
してもらうと少し上がりますが、

ゴミ置き場を住民が極端に汚さず、ダンボールは縛って出す等を
守っていれば、

年間１３万円（週１回清掃）～２０万円（週３回清掃）位です。

お礼

回答ありがとうございます。
一人の管理員が日常行う清掃での清掃用具の費用として少し高すぎるのではないかと思った次第です。実態（品目、数量、単価、使用状況など）の調査はまだこれからの段階での質問で申し訳ありません。

”年間１３万円（週１回清掃）～２０万円（週３回清掃）位”　というのは、モップとかウエス、洗剤などの消耗品の費用と見ていいのでしょうか？

回答No.3

inon

<清掃用具代もその中に含まれるべきで（つまり管理委託費の中に入っている）、管理組合の費用から出しているのはおかしい>・・・・実費は管理委託費に含まれないのが普通です。

ともかく、掃除用具の明細を管理会社に出してもらいましょう、昨今管理会社が不正をはたらくのが難しい時代です。明細を要求すれば直ぐに出てくるはずです。出ない場合は要注意です。

お礼

回答ありがとうございます。清掃にかかる実費（消耗品費用）は、普通は委託費には含まれない、すなわち管理組合が消耗品費として別途支払うことが普通ということですね。実態の詳細の調査はこれから行う予定です。

回答No.2

kei1966

ずいぶん多いと思います。
明細を理事や監査は見ていないのでしょうか。
うちは２０戸ですが、管理会社から支給されるものとマンションの費用で買うものとあるようです。
それは、日々の清掃はこれを使ってこういうことをしてください、と決めているからのようです。
購入は小規模なので日ごろの緑化管理の消毒や洗剤程度で、すっかりほうきもモップも使いきれないくらいあります。購入の内容は総会時に説明があり不審であれば質疑がでて説明させてます。
管理の内容にもよるかもしれません、
管理会社に一度聞いてみるといいですね。必ず明細を提出させて。

お礼

回答ありがとうございます。
やはりずいぶん多いと思われますか。
管理会社から支給されるものにはどんなものがあるのでしょうか？

今回の件は、実は総会の時に質問したのですが、役員は答えられず管理会社の担当者がしどろもどろに答えただけでした。それも納得できるものではなかったのですが、限られた時間でもあり、どうせあとで実態を調査しないといけないと思ってそれで済ませてしまったのです。
実態の調査では明細も当然出させます。

回答No.1

atelier21

コンサルをして見て、管理会社は杜撰な処が屡見られます
反面、管理組合役員も1年の義務として前例に倣う方も多い
貴殿の様に問題意識持たれる方が少ないので見過ごされる
色々な点に疑問が涌くでしょう、他役員と積めた上で管理会社と対峙して下さい

お礼

回答ありがとうございます。おっしゃるとおり今までの役員はその他も含め関心が薄く、管理会社の言うままになっているような気がしますので、その辺を検討して無駄な費用をなくすようにしていきたいと思っております