職場の席替え

質問

職場の席替えの担当を任せられました。
空きスペースに、今居る場所から私の課だけ移動します。
各自の机・袖机・ラック・キャビネット等々有ります。
予想配置図面のようなものを作りたいのですが、素人でも使えるソフト(それ自体にお金はかけられない)とかご存知の方いらっしゃいますか?
また、席替えの達人の方いらっしゃいましたらコツ・裏わざ等教えてください。

回答No.3

BILLY-J · ベストアンサー

＃２です。
ちと長くなりました。お覚悟を…

うーん、移動先との距離や人数によってやる事も違ってくるかと。
但し、イチバン大切なのは近隣部署とのネゴです。最後に書きますね。

１．同じフロア内での移動
２．同じ建物の別フロアへ移動
３．別の建物へ移動

３番なら専門業者に依頼ですね。
２番の場合も、あまりに人数が多いなら専門業者です。

この場合、業者が荷造り用の箱をくれますので、新しい座席表に
番号等を振り、金曜日に荷造りして行き先の番号を箱に貼ります。
（この辺りも業者がやり易いように指示してくれます）
土日の間に運んで貰い、月曜に荷開きというパターンが一般的です。

１番や２番少人数の場合、行き先に机が有るか、机ごと移動するか
で違ってきます。後者の場合、近隣部署への迷惑やエレベータ占有
等の理由から引っ越し作業を土日など休業日に行う必要が有るかも
知れませんね。少なくとも定時後になると思います。

行き先にも机が有り、机の規格も一緒なら、自分の物が入った引き
出しゴト持って行き、引き出しを交換して空の引き出しを元居た席
に返す方法が楽です。袖机も大抵はキャスター付きでしょうから、
そのまま転がして行き、空の物と交換する方法で。

机も移動する必要が有る場合は定時後や休日に若手を動員してやる
しかないかも知れません。
机の中の物を箱詰めして運ぶか、そのまま抜き出して運んでしまう
かはケースバイケースだと思います。

そして…
実際の力作業はやってみれば何とでもなります。
冒頭に書いた通り、自部署の課長部長など責任者を交えて相談し、
移動元と移動先の近隣や荷物の通過地点となる部署の責任者とネゴ
を取ることが大切です。
来客などの理由で日時にケチが付くかもしれませんし。

また、直通番号やダイヤルイン、内線番号等が変更になるかどうか
該当部署に確認すること。どの部門が管理しているかは会社により
違うと思いますが、ビル管理や施設管理、設備管理を担当している
部署が有る筈です。無ければ業務課とか総務課、庶務課辺りかな…。

内線番号については上記の管理部門が新しい番号表を作ってくれる
可能性も有ります。それも確認、やってくれなければ作って各部署
に配布する必要が有ります。
重要なのは外線番号の変更で、これが変わるなら早目に各人に周知
させ、それぞれの担当顧客に連絡させる必要が有ります。

また、座席表等は最初全て空席の物を作り、席割りやキャビネット
収納物の配置をエライ人達に決めさせましょう。
自分でやるとクレームに振り回されることになります（笑）
１人では何かと不便なので、手伝ってくれる副担当者を１～２人、
上司に決めて貰うと良いと思います。

お礼

お礼が遅くなり申し訳有りません。
色々教えて頂きとても参考になります。
誰も手伝わないかわりに、私1人で自由に座席を決めてよいとの事なので、これから大変です。ちなみに同じフロア内の移動です。距離にして最大２０Ｍ位です。

回答No.4

imogasi

エクセルのシートの上に、オートシェイプの四角形を机やロッカーやキャビネットと見たてて、貼りつける。
椅子はフローチャートのD形やその９０度回転形を使う。
その際下記の機能を活用する。
（１）コピーと貼りつけを使って、同形シェイプを多数を造る。
（２）グループ化を使い（連れ持って動かす）一括並べ替えに使う。
（３）シェイプの左上に出る十字矢印をドラッグして
自由に移動する（配置する）
（４）Shiftキーを押しながらで、移動の動きを規制する。
（５）テキスト編集で座席者や物品の名を入れる。
などいかがでしょうか。

お礼

回答いただき有難うございました。
オートシェイプの四角を作る時、
例えば実際の机の縦横の長さを入れるとそれに見合った比率の四角が簡単に作れる方法ってありますか?(この説明で意味わかりますか?)

回答No.2

BILLY-J

こんにちは。

私の職場ではエクセルをよく使ってます。
私も入社数年目の頃に何度かやらされました（笑）

例えば、
適当な白紙シートの上で全選択状態（CTRL+A などで）にして、
メニューから
書式→列→幅　ここに「２」を入力
書式→行→高さ　ここに「１５」を入力
これで、ほぼ正方形のセルが並んだ方眼紙みたいになります。

後は縦横に数マスずづ囲んだ長方形を座席（机）やキャビネットに
見立てて罫線で囲み、座席レイアウト図を書いていきます。
例えばこんな感じで…

┌─┐
│部│┌──┐┌──┐┌──┐
│長││山田││斉藤││鈴木│
└─┘└──┘└──┘└──┘
┌─┐┌──┐┌──┐┌──┐
│課││佐藤││田中││橋本│
│長│└──┘└──┘└──┘
└─┘

────┬────┬────┐
キャビＡ│キャビＢ│キャビＣ│
━━━━┷━━━━┷━━━━┷━

座席数にもよりますが、やってみると簡単ですよ。
各座席には人名の他に内線番号や外線番号等も載せておくとベター。

慣れてくると床コンセント位置も付けて、各席のパソコンは何処の
コンセントから電源を取れば良いか、なんて配線設計もできます。
席を移動してから電源を取り合ったり、コンビニにテーブルタップ
を買いに走らなくて済みます（笑）

お礼

ありがとうございます!
エクセルで作ればいいという回答頂いていたのですが
イマイチイメージがわかなくて・・・。
こういう仕事は初めてでして困っていたので助かります。
もし他にも(図面だけではなくて)移動の際の注意点とか、荷造り方法とかあれば色々教えてください。

回答No.1

mld_sakura

図面作成ならVISIOが適してます。
が、お金を掛けられないならExcelで十分では？？

お礼

早速の回答有難うございます。
Excelで作ってみます。